يك RFP چيست ؟

RFP لغت اختصاري عبارت Request For Proposal است . يك فرايندي است كه به كمك آن بين شركتها براي اجراي پروژه ، محيطي رقابتي به وجود مي آيد .

اطلاعات سازماني و پروژه اي RFP بايد بصورت سوالاتي بيان شوند كه بتوان بين شركتهاي رقيب ، بهترين شركت را انتخاب كرد. سوالات درون RFP بايد به دو شكل بلي– خير و تشريحي بيان شوند .

يك RFP بايدشامل بخش هزينه اي باشد بطوريكه هزينه هاي اوليه و هزينه هاي پيشرفت كار پروژه به خوبي بيان شده باشند قبل از ايجاد و خلق يك RFP بايد در مورد نحوه ارزيابي پاسخ ها تصميم گيري كرد . تحليل و ارزيابي Proposal هايي كه فرصت يكساني ندارند بسيار مشكل است . به همين دليل تعدادي سازمانها از يك نرم افزاري RFP خودكار مانند on-Line Consultant استفاده مي كنند كه يك شيوه پاسخ يكتا طراحي كرده اند و تحليل Proposal ها به صورت خودكار صورت مي گيرد .

فرمت مورد نياز براي RFP

Proposal بايد شامل دو بخش باشد :

1-    بخش تكنيكي و فني

در اين بخش ، شركتها بايد خطوط زماني ، نياز پرسنلي پروژه و برنامه هاي خودشان را براي تكميل پروژه بيان كنند

2-    بخش مخارج بر حسب زمان

در اين بخش، شركتها بايد جزئيات زمان و هزينه هاي كه براي تكميل پروژه لازم هستند را مشخص كنند .

×      دريافت اسناد و مدارك تكميلي

شركتها با ارايه اسناد و مدارك البته نه بصورت كامل بايد نحوه اجراي پروژه و قاقليت ها و توانمندي هاي خودشان را نشان دهند .

×      درخواست مراجع و منابع

×      تعيين آخرين مهلت ارسال Proposal

×      ارسال Proposal به آدرس : (آدرس پستي)

×      تماس براي اطلاعات اضافي يا توضيحات بيشتر (آدرس پستي – تلفن و ...)

×      انتخاب شركت براي انعقاد قرارداد بر مبناي

×      كمترين پيشنهاد مناقصه است

×      تاريخ انتخاب شركت (تاريخ برگزاري مناقصه) (روز ، ماه ، سال)

هدف از ارايه RFP

1-    ارجاع پروژه به منابع بيرون سازمان

2-    جمع آوري پيشنهادات پيمانكاران و شركتهاي مختلف

3-    شناسايي بهترين پيمانكار با شركت جهت اجراي پروژه

بيان اهداف ، نيازهاي عمده و محدوديتهاي احتمالي محدوده عملكرد پروژه بيان نيازهايي كه بايد با اجراي پروژه برآورده شوند . اين مرحله از انتخاب RFP مشخص مي كند كه آيا اجراي اين پروژه با نيازها سازگار هست يا نه . آنچه كه از اجراي پروژه انتظار برآورد آن را داريم بايد تشخيص داده شود در اين مرحله از روش تحليل نياز مي توان استفاده كرد . در حقيقت برخي از سازمانها با كپي برداري از سازمانهاي ديگر كه ممكن است RFP آنها بر مبناي نيازها و محدوديت هاي ديگري نوشته شده باشد قصد كوتاه كردن مسير را دارند .

شناخت و معرفي نيازها بايد با يك بررسي دقيق نيازهاي سازماني صورت پذيرد براي مثال با يك فرايند شبيه به جلسات طوفان ..... مي توان به اين نيازها دست پيدا كرد .

براي اجرا بايد افراد آگاه و مطلع در زمينه كاري پروژه به چند تيم تقسيم شوند بطوريكه هر تيم شامل مديران و كارمندان است و با برگزاري يك دنباله جلسات كوچك برنامه ريزي شده هر تيم نيازها خود را از اجراي پروژه مشخص مي كند .

همچنين با بررسي پروژه هاي مشابه نظارت اجراكنندگان طرحهاي مشابه ، RFPهاي سازمانهاي ديگر مقالات و برگزاري سمينارهاي تخصصي مي توان نسبت به نيازهايي كه ....... طرح مي تواند برآورد ساخت آگاهي پيدا كرد .

همچنين يك ليست كامل از نيازهاي جزيي و كلي زمينه را براي بروز ايده هاي جديد ايجاد              مي كند و بهتر است در زمان نوشتن نيازها آينده نگر باشيم . اولويت بندي نيازها پس از مشخص شدن ليست كاملي از نيازها صورت مي گيرد . تعدادي از اين نيازها الزامي و تعدادي ديگر با حساسيت كمتر مطلوب هستند . بنابراين هر نياز بايد با اولويتي همراه شود . در مرحله ارزيابي طرحها ، طرحهايي كه اين نيازها را بهتر پوشش مي دهند مورد توجه خواهند بود .

نيازهاي مشخص شده بايد به طور واضح و مختصر نوشته شوند بطوريكه تيم پاسخگو به RFP ، مجبور به حدس و گمان نباشد از الفاظ كوچك و شروط ساده استفاده شود و هدف از بيان نياز بايد واضح و روشن باشد .

هر مورد از نيازها را بطور مجزا در عبارات جدا از هم بيان شود . اگر چندين نياز را درون يك سوال بيان شود ، پاسخگو ممكن است تنها بتواند به يك مورد از آنها پاسخ مثبت دهد ولي ايشان به علت منفك نبودن سوالات پاسخ كل سوال را مثبت مي دهند .

بايدها و نبايدها در زمان انتخاب و كار با پيمانكاران و شركتهاي خارج از سازمان

×      جمع آوري اطلاعات در مورد شركتها

-        مشخص كردن شركتهاي بالقوه

-        تماس با اين شركتهاي بالقوه و درخواست اطلاعات در مورد شركت و توانايي ها

-        تماس با اين شركتهاي بالقوه و درخواست نمونه كارهاي آنها

-        تماس با اين شركتهاي بالقوه و درخواست منابع و مراجع

×      تعيين صلاحيت شركتهاي بالقوه

در اين مرحله به كمك اطلاعات دريافتي از شركتها ، آنهايي كه توانايي اجراي پروژه را دارند انتخاب مي شوند . متغيرهايي كه در انتخاب شركتها مي توانند مورد توجه واقع شوند عبارتند از : موقعيت جغرافيايي ، تجربيات صنعتي ، شهرت و اعتبار ، تعداد پرسنل و سطح كيفي فعاليت هاي شركت

×      بسط RFP

مطمئن شويد كه اطلاعات كافي از شركت در جهت شناسايي مناسب بودن آن براي اجراي طرح دراختيار داريد اين اطلاعات مي توانند در قالب ، راهنماي كار ، تصاوير ويدئويي ، راهنماي آموزشي . Overhand و.... ارايه شده باشند از رفتار و صحبت تهديد آميز مانند تعيين شروط ، جريمه و تهديد دوري كنيد . براي مواردي كه اجراي پروژه به تاخير مي افتد يا متوقف مي شود حق قانوني در جهت پيگيري آن وجود دارد اين حق در قسمت موافقت نامه Proposal تعيين مي شود تجربه نيز نشان مي دهد ، اجراي پروژه ها توسط شركت ها معمولاً با تاخير همراه است اين تاخير مي تواند به دلايل كمبود پرسنل تغيير تفكر يا نرسيدن مواد پشتيباني رخ دهد .

×      انتشار RFP

RFP تهيه شده را هشت تا ده هفته قبل از تاريخي كه براي ارسال پاسخ ها مشخص كرده ايد براي شركتها بفرستيد . زيرا نوشتن Proposal به همراه جزئيات آن زمان بر است بنابراين زمان مناسبي در اختيار شركتهاي بالقوه قرار دهيد تا فرصت فكر كردن و پاسخگويي داشته باشد .

-        RFP را بين شركتهايي پخش كنيد كه آنها را در اجراي پروژ توانمند تشخيص داده ايد .

-        RFP را براي شركتهايي كه تمايل به انجام كار ندارند ارسال نكنيد .

-        RFP را براي افراد جديد نفرستيد . RFP را براي بدست آوردن ايده هاي جديد يا دانستن بهتر در مورد پروژه ارسال نكنيد .

-        RFP را براي برنامه ريزي بودجه ارسال نكنيد .

×      پاسخ به سوالات

پاسخ دادن به سوالاتي در مورد آنچه از اجراي پروژه انتظار مي رود و آماده شدن در مورد سوالاتي كه ممكن است پرسيده شوند بسيار مفيد است شما نبايد به سوالاتي در رابطه با پول فراسوي آنچه در RFP آمده است پاسخ دهيد .

×      تحويل پروژه در يك تاريخ مشخص

اغلب شركتها بايد كليه منابع و كارمندان خودشان را در جهت اجراي پروژه برنامه ريزي كنند وجود عدم حقيقت در مورد زمان تكميل يا شروع به كار پروژه يك عمل غير حرفه اي است .

×      واگذاري پروژه به پايين ترين قيمت پيشنهادي

بدتر از اين نيست كه شركتي كه پايين ترين قيمت را پيشنهاد كرده است قراداد را از دست دهد زيرا زمينه بدگماني ها در مورد كنار گذاشتن اين شركتمانند پارتي بازي ، سياسي كاري و غيره در بين شركتها گسترش پيدا مي كند . اگر پروژه بر مبناي هزينه واگذار نمي شود بهتر است به شركتهاي بالقوه چرايي و چگونه اي واگذاري پروژه را بيان كنيد .

×      از شركتهايي كه كمترين قيمت را ارايه داده اند در مورد دلايل ارايه اين قيمت سوال كنيد .

گفتن اين جمله كه Proposal يك شخص را نمي گيرد خوشايند نيست . براي هر كدام از شركتهايي كه Proposal ارسال كرده اند وقت ملاقات تعيين كنيد و با ارايه يك مقاله در مورد Proposal ارسالي آن شركت زمينه را براي بهتر عمل كردن آن شركت در موارد ديگر ارسال Proposal فراهم كنيد باشد كه اين شركت در موارد ديگر با قابليت رقابت پذيري بيشتري شركت پيدا كند .

×      اگر شما به درستي نمي دانيد كه چه مي خواهيد انجام دهيد

از چندين شركت براي برگزاري يك نشست دعوت كنيد و در آن جلسه در مورد تفكرات و روياهاي خود صحبت كنيد . همچنين تشريح كنيد كه مطمئن نيستيد كه واقعاً چه مي خواهيد . بنابراين عقايد ايده ها ، پيشنهادات و راه حلهاي ممكن براي مسئله را از شركت ها طلب كنيد . اكثر شركتها مايل به صرف ساعتها براي كمك به حل مسئله هستند . اين جلسات بصورت غير رسمي برگزار شود و هيچ گونه وعده و قولي داده نشود زماني را جهت مطالعه مجلدها و شركت در كنفرانسها براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد جنبه هاي مختلف مرتبط با پروژه اختصاص دهيد .

ضرورت تهيه RFP

يكي از راه كارهاي عملي براي شناسايي گروه مورد نظر از بين عرضه كنندگان يك كالا يا خدمات خاص و نيز براي حصول اطمينان از اينكه اهداف تجاري يك سازمان در جريان يك معامله و خريد كالا يا خدمات مورد نظر برآورده مي شوند ، تهيه و توزيع درخواست پيشنهاد (RFP) است .

يك (RFP-Request For Proposal) يا درخواست پيشنهاد ، مستنداتي است كه توسط سازمان متقاضي كالا يا خدمات تهيه مي شود و بين مجموعه عرضه كنندگان آن كالا يا خدمات توزيع مي گردد تا ايشان براساس ضوابط و مشخصاتي كه در RFP آمده است . پيشناديه هاي خود را براي تامين كالا يا خدمات مورد نظر براي سازمان متقاضي ارسال  نمايند .

يك RFP كه خوب تهيه شده باشد معمولاً شامل اطلاعات ويژه در زمينه معرفي سازمان متقاضي ، مشخصات كالا يا خدمات مورد نظر ونيز الزامات و توانمندي هايي است كه تامين كنندگان بايستي از آنها برخوردار باشند .

اقدام براي تهيه يك RFP خوب از يك سو سازمان متقاضي را وادار مي سازد تا ويژگي هاي فني و تجاري كالا يا خدمات مورد نظر خود را بخوبي شناخته و تبيين كند و از سوي ديگر تامين كنندگان آن كالا يا خدمات را وادار مي سازد به روشني مشخص كنند كه تا چه حد توانايي تامين هر يك از آن ويژگي ها را دارند .

يك RFP مكتوب ارتباطي رسمي بين سازمان متقاضي وتامين كنندگان برقرار مي كند و آگاهي لازم در مورد كالا يا خدمات مورد نياز را به مجموعه ايشان مي دهد و از اين طريق امكان رقابت سالم بين تامين كنندگان را فراهم مي سازد .

به طور خلاصه ، يك RFP سازمان متقاضي يا خريدار را در موقعيت كنترل سطح خدمات و ساير ويژگي هاي مورد نظر قرار مي دهد و همچنين تامين كنندگان بالقوة آن كالا يا خدمات را پيشاپيش از نقطه نظرات و حساسيت هاي خريدار آگاه مي كند .

دلايل تهيه و انتشار RFP رسمي توسط سازمانها را مي توان به صورت زير برشمرد :

-        افزايش رقابت براي عقد قرارداد از طريق افزايش تعداد عرضه كنندگان بالقوه كه اين خود مي تواند باعث كاهش قيمت شود .

-        شناسايي و انتخاب عرضه كنندگان معتبر و با كيفيت كه توانايي ارايه خدمات تخصصي سطح بالا با قيمت مناسب و پشتيباني مطلوب را دارند .

-        انتخاب عرضه كنندگان قابل اعتماد و سازمان يافته كه علاقمند به برقراري ارتباط تجاري بلند مدت مي باشند .

-        دادن فرصت تجاري يكسان به شايسته ترين و با كيفيت ترين سازمانهاي تامين كننده كالاها و خدمات مورد نياز موجود در بازار كه توانمنديها و تجربيات ايشان مي تواند پشتيبان نيازهاي سازمان متقاضي باشد .

-        تعيين و شفاف سازي شرايط و ضوابط رسمي كاري مورد توافق خريدار و فروشنده كه            مي تواند به عنوان مرجع مورد استفاده طرفين واقع شود .

هر چند تهيه يك RFP مناسب به يك تلاش فكري سنگين نيازمند است ولي قطعاً ارزش اين كار را دارد . البته مي توان راه هاي ساده و ميان بر را انتخاب كرد و براي اتخاذ تصميم در مورد خريد يك كالا يا خدمات تنها به ديدگاه و قضاوتهاي برخي افراد اتكا نمود . ولي يقيناً انتخاب يك كالا يا خدمات گرانقيمت كه قرار است براي مدت چندين سال مورد استفاده قرار گيرد ، فرايندي است كه نياز به تعميق و بررسي دارد و براي انجام آن نمي توان تنها بر شنيده ها و حدس و گمان متكي  بود .

محتواي RFP

در درخواست پيشنهادي كه تهيه خواهد شد بخشهاي زير وجود خواهد داشت :

-        بخش معرفي الزامات فني و نحوه تهيه پيشنهاد مورد قبول كارفرما

-        بخش معرفي الزامات مديريتي و نحوه تهيه پيشنهاد مورد قبول كارفرما

-        بخش معرفي الزامات هزينه اي و قراردادي و نحوه تهيه پيشنهاد مورد قبول كارفرما

-        بخش تشريح نحوه ارزيابي پيشنهادات

-        بخش تشريح موارد كلي و پيوستها

تركيب بخشهاي فوق RFP مورد نظر را تشكيل خواهد داد .

×      بخش فني

در اين بخش موارد زير مطرح مي گردد :

-        تعريف نياز موجود

-        تعيين محدوده عملكرد پروژه

-        تعيين محصولات و گزارشات كلي در مورد انتظار از پروژه

-        تعيين فازبندي و زمانبندي كلي پروژه

-        تعيين نحوه تاييد تغييرات

-        .....

×      بخش مديريتي

در اين بخش اطلاعات مديريتي مورد نياز براي ارزيابي پيمانكار مشخص مي گردد . اطلاعاتي از قبيل :

-        طرح كلي مديريت و سازماندهي پروژه

-        نام و سوابق پرسنل اجرايي

-        تجربيات مرتبط پيمانكار با موضوع پروژه

-        تضمين هاي احتمالي براي موفقيت پيشنهاد ارايه شده

-        ....

×      بخش هزينه اي و قراردادي

در اين بخش نحوه ارايه هزينه ها و جزييات مربوطه و نيز نحوه انعقاد قرارداد مشخص مي گردد .

×      بخش ارزيابي

در اين بخش موارد زير مطرح مي گردد :

-        شاخص هاي اصلي ارزيابي

-        شاخص هاي عمومي ارزيابي

-        شرياط رد پيشنهاد

×      بخش موارد كلي

در اين بخش موارد زير مطرح مي گردد

-        نحوه و زمان ارسال پيشنهادات (فني و مالي)

-        نحوه پرداخت

-        نوع و شرايط قرارداد

-        تجديد نظر مستندات و تغييرات احتمالي

-        پيوستهايي نظير مقررات و قوانين

-        ....

با توجه به اهميت و گستردگي پروژه تدوين برنامه راهبردي فناوري اطلاعات در وزارت نفت استفاده از مشاوران بين المللي پيشبيني مي گردد . لذا RFP به دو زبان فارسي و انگليسي تهيه            خواهد شد .

فازبندي پروژه

×      فاز اول : انجام مطالعات در محل كارفرما

در اين فاز از طريق برگزاري جلسات و مصاحبه هاي انفرادي با افراد درگير و تصميم گير و همچنين مطالعه سوابق و اطلاعات موجود نياز شناسايي مي گردد . محصول اين فاز گزارش شناخت خواهد بود كه جهت تاييد به كارفرما ارايه خواهد شد .

×      فاز دوم : تهيه گزارش " درخواست پيشنهاد "

با توجه به رئوس محتواي RFP و با در نظر گرفتن نتايج مطالعات فاز اول ، در اين فاز RFP تهيه ميگردد . محصول اين فاز RFP خواهد بود .

×      فاز سوم : تصحيح و تحويل RFP

در اين فاز نقطه نظرات كارفرما در خصوص RFP تهيه شده دريافت و تغييرات مورد نياز براي تهيه نسخه نهايي RFP در آن لحاظ مي گردد . محصول اين فاز نسخه يك RFP مي باشد كه آماده براي انتشار و فراخوان خواهد بود . مجري متعهد به همكاري براي تصحيح اشكالات احتمالي در RFP نسخه يك عدد بعد از انتشار خواهد داشت .