اطلاعات چیست ؟

 اطلاعات اصطلاحی است که مردم به دلایل مختلف و در موارد گوناگون به کار می برند – و هر کس به قصد و هدفی که دارد معنی خاصی از آن مراد می کند. در برخی نوشت های فارسی نیز آن را برابر خبر و گاه دانش به کاربرده اند.

ممکن است این گونه جمله ها را بارها اززبان افراد مختلف شنیده باشیم :«اطلاعات مفیدی در اختیارم گذاشت» ، « ازسلامتی او  مطلع شدم» ، یک سال است که از حال و روز او اطلاعی ندارم » ، « از میز اطلاعات آن مؤسسه شماره اتاق او را پرسیدم» ،« این بانک اطلاعات به تازگی ایجاد شده است» ، و مانند آن .

گرچه هم مردم کوچه و بازار و هم متخصصان برجسته آن را به کار می برند ، ولی مراد همه آنها از کاربرد این اصطلاح یکی نیست. به طور مثال ، میدانیم که در هر فرایند ارتباطی ، یک سلسله وقایعی روی می دهد که سبب می شود چیزی به نام اطلاعات ازجایی (به نام مبدأ) به جای دیگر (به نام مقصد) انتقال یابد در این جریان ممکن است ندانیم که خود اطلاعات چیست ، ولی می توانیم جلوه و ویژگی های آن را مطالعه کنیم . شبیه همین امررا می توان در علوم دیگر نیز یافت. مثلاً ممکن است به درستی ندانیم که برق و جاذبه چیست ، ولی ویژگی ها و جلوه های آنها برای ما آشنا است.

در اینجا نیز ما می کوشیم اطلاعات را براساس کار کرد آن مورد مطالعه قرار دهیم ، واین کار را به دو دلیل انجام میدهیم : یکی این که خود را گرفتار جدلهای منطقی تعریف ماهیت اطلاعات نکنیم ، دیگر آن که ماهیت آن هر چه باشد برآثار و جلوه های مورد بحث دراین نوشته تأثیری تعیین کننده نخواهد داشت.

 اطلاعات وآنتروپی

بنا براصل ذخیره آنتروپی درمکانیک ، مقدارمعینی حرارت ازلحاظ انرژی ای که دربردارد برابر مقدارمعینی کاراست. اما در موتورهایی که در آنها حرارت به کار مفید تبدیل می شود، این عمل تنها در صورتی انجام می گیرد که حرارت بتواند از منبعی با دمای بالاتر به مخزنی با دمای پایین تر جریان یابد. بنابراین ، برای تبدیل حرارت به کار، اختلاف دما اجتناب ناپذیر است. هرچه اختلاف این دو منبع کمتر باشد، مقدار حرارتی که میتواند به کارتبدیل شود کمترخواهد بود. هرگاه دمای دومنبع یکسان باشد حرارتی جا به جا نخواهد شد وطبعاً کاری نیز انجام نخواهد گرفت.در چنین حالتی گفته می شود آنتروپی در بالاترین حد است. زیرا آنتروپی ، در واقع، در دسترس نبودن انرژی حرارتی برای تبدیل به کار مفید است.

به همین ترتیب، اطلاعات زمانی از منبعی به منبع دبگر جریان می یابد که منبع ارسال کننده در قیاس یا منبع دریافت کننده در سطح بالا تری قرار داشته باشد،تا به تواند در ساخت سیستم دریافت کننده دگرگونی ایجاد کند.این دگرگونی ممکن است خود قابل تشخیص نباشد، ولی رفتاری که از این دگرگونی ناشی می شود دارای جلوه هایی است که می توان آثارش را در آنها باز شناخت. این رفتار ناشی از دریافت اطلاعات به زبان ترمودینامک« کار مفید» و به زبان اطلاع رسانی«تصمیم گیری » است. بنابراین ، آنتروپی درواقع نبود اطلاعات در تصمیم گیری است .

آنتروپی با این تعبیردراطلاعات دارای اهمیت بسیار است ودر اندازه گیری مقدار اطلاعات ازآن استفاده های فراوان کرده اند. رابطه آنتروپی و اطلاعات از دو دیدگاه قابل مطالعه است:

الف. هر چه آنتروپی بیشتر باشد، برای رفع آن ، نیاز به اطلاعات بیشتری است. اگر اطلاعات از منبعی به منبع دیگر جریان پیدا نکند ،آنتروپی در حد بالا است ، و در نتیجه کاری نیز صورت نخواهد گرفت، در موتور های حرارتی با سرد کردن منبع دریافت کننده ، اختلاف دما را حفظ می کنند  تا کار مفید صورت گیرد، یعنی موتور « کار» کند. اما در جریان اطلاع رسانی منبع ارسال کننده را در سطح بالا نگه میدارند تا پیوسته اختلاف سطح وجود داشته باشد و درنتیجه ،  اطلاعات جریان پیدا کند و به کار مفید (تصمیم گیری) بینجامد.

ب. هر چه آنتروپی بیشتر باشد ، حضور اطلاعات در سیستم کمتر است ، یعنی سطح دو منبع ارسال کننده و دریافت کننده به هم نزدیکتر است . نتیجه این وضع نیز مانند نتیجه بخش «الف» است، یعنی نبودن اطلاعات سبب جریان نیافتن آن از منبعی به منبع دیگر می شود و در نتیجه« کاری» صورت نمی گیرد. به همین دلیل،گاه به جای اطلاعات کلمه«نگانتروپی»(آنتروپی منفی)را به کارمی برند. برهمین قیاس، می توان «اطلاعات منفی» را نیز به جای آنتروپی به کار برد.   

اطلاعات و احتمال

با پیدایش نظریه جنبشی ماده ، دیدگاه های تازه ای باب شد و به جای مفاهیم دما و حرارت ، سخن از انرژی جنبشی مولکولهای تشکیل دهندۀ سیستم به میان آمد، و بدین ترتیب ، آنتروپی نیز با مفهوم احتمال آرایش مولکولها در وضعیتی خاص، تبیین گردید: دلیل آنکه وقتی دمای سراسر یک سیستم یکسان باشد آنتروپی در بالاترین حد خواهد بود این است که این گونه توزیع دما دارای بیشترین احتمال است. بنابراین، آنتروپی و احتمال دو تعبیر مختلف برای جریانی واحد است ، یعنی هر چه احتمال بیشتر باشد  آنتروپی بیشتر است:

الف. هر چه درجه احتمال  بیشتر باشد حضور اطلاعات کمتراست. اگر به ما بگویند خورشید فردا مغرب غروب خواهد کرد کمترین اطلاعات را به ما داده اند، چون وقوع چنین رویدادی ازبالاترین حد احتمال برخوردار است، رابطه این دو به گونه ای است که وقتی احتمال یک خبر مساوی یک(صد در صد) باشد، مضمون اطلاعاتی آن صفر است.

ب. هر چه درجه احتمال بالاتر باشد برای تبیین آن نیاز به اطلاعات بیشتری است. فرض کنیم در مسابقه بیست سؤالی شرکت جسته ایم. اگر در نخستین پرسش سؤال کنیم« منقول است؟»، پاسخ «بلی» یا « نه» مجری برنامه، ما را به دو مجموعه احتمال وسیع روبه رو خواهد کرد که برای رسیدن به پاسخ نهایی – یعنی رساندن درجه احتمال به صفر یا نزدیک به صفر – به اطلاعات فراوانی نیاز است که از طریق پرسش و پاسخ می کوشیم به آن دست یابیم. اگر شرکت کنندۀ زیرکی باشیم سعی می کنیم از ابتدا، با به «نظم» در اوردن پرسشها، میزان احتمال را سریع کاهش دهیم. از همین جا مسأله «نظم» و «بی نظمی» در نظریۀ اطلاعات مطرح می شود.

اطلاعات و بی نظمی

مفهوم«بی نظمی» در سیستم نیز با آنتروپی پیوند دارد. در واقع «بی نظمی»،«احتمال» و «آنتروپی» سه تبیین متفاوت از جریانی واحد است. رابطۀ دو مفهوم«بی نظمی» و «اطلاعات»را نیز می توان به دو گونه تعبیر کرد:

الف.هرچه بی نظمی کمتر باشد برای توصیف آن نیاز به اطلاعات کمتری است. به طور مثال، چراغ راهنمای چهارراه ها در حالت عادی دارای کمترین بی نظمی است، بنابراین، پیوسته می دانیم که پس از چراغ سبز، چراغ زرد، و سپس چراغ قرمز روشن می شود. اگر زمانی که چراغ سبز روشن است به فردی که دراتومبیل کنارما نشسته بگویم که بعدازآن چراغ زرد روشن خواهد شد کمترین اطلاعات را به اوداده ایم، زیرا جز آن انتظار ندارد و این مطلب را پیشاپیش می داند.

ب. هر چه بی نظمی بیشتر باشد حضور اطلاعات در سیستم کمتر است. در مثال بالا، هرگاه نظم چراغ راهنمایی مختل شود، هیچ اطلاعی نداریم که پس ار هر رنگ چه رنگ دیگری روشن خواهد شد. بدین ترتیب نخواهیم دانست که حرکت بعدی ما چه خواهد بود.

اطلاعات و دانش

هر فرد در هر لحظه از زمان دارای ساختی ذهنی است که دانش او را تشکیل می دهد. این دانش به طور طبیعی و تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعاتی پدید آمده است، و چون افراد به طور پیوسته از محیط پیرامون خود­- آگاهانه یا ناآگاهانه – اطلاعات کسب می کنند این دانش پیوسته در حال اافزایش و گسترش است و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده تغییر می کند. در واقع می توان گفت که دانش ترکیبی سازمان یافته از اطلاعات است و اطلاعات عناصر تشکیل دهندۀ این ترکیب پیچیده است. اما این پاره های اطلاعاتی نو یافته که به سیستم دریافت کننده راه می یابند چیزهایی نیستند که کنار دستاوردهای پسشین ذهن چیده شوند، بلکه چنان با آنها در می آمیزند که تبدیل به مجموعه ای واحد با هویتی مشخص میگردند، و این مجموعه خود در مقابل پارۀ جدید دیگری همچون تنی واحد عمل می کند.

حال اگردستاوردهای پیشین یک فرد رادرلحظه ی برخوردبا دستاوردهای جدید«پیشداشته» بنامیم وان دستاورد جدید را «یافته» بخوانیم،«دانسته»های ان فرد پس از رویارویی با ان دستاورد جدید تابع چنین فرمولی خواهد بود:

                         پیشداشته + یافته = دانسته

این دانسته یا دانش در بر خورد بعدی خود تبدیل به پیشداشته میشود،این فرایند پیوسته ادامه می یابد وساخت ذهنی فرد رااز ساده به پیچیده تبدیل می کند.

اما برای آنکه این جریان روی دهد باید شرایطی موجود باشد.همانطور که اشاره شد،فرد در لحظه ای که در معرض اطلاعات قرار میگیرد دارای ساخت ذهنی مشخصی است که خاص خود اوست.هرگاه انچه اطلاعات می نامیم بتواند دراین ساخت دگرگونی ایجاد کند دارای ارزش اطلاعاتی است.به طور مثال،اگر کسی به من بگوید یا در جایی بخوانم که«تهران پایتخت ایران است» هیچ گونه دگرگونی در ذهن من پدید نمی اید،بنابراین ارزش اطلاعاتی ان صفر است.حال اگر این مطلب را به فردی بی اطلاع از جغرافیای جهان وملیتی دیگربگوییم،ممکن است دارای صددرصد ارزش اطلاعاتی باشد،چون تاآن لحظه از آن مطلب بی خبر بوده است. حتی در مورد شخصی واحد نیز ممکن است یک مطلب در زمانی دارای بیشترین و در زمانی دیگر دارای کمترین ارزش اطلاعاتی باشد.

بی تغییر ماندن ساخت ذهنی در مقابل پاره ی اطلاعاتی همیشه به این دلیل نیست که ان اطلاعات در گذشته وارد سیستم فرد شده وجزو مجموعه ی دانش او گردیده است،که ممکن است دلیل ان عدم امادگی ساخت ذهنی نیز باشد. به عنوان مثال، برای  جوانی که چهار عمل اصلی را تجربه میکند و هنوز مقدمات لازم را برای فراگیری ریاضیات کسب نکرده است،طرح یک مسئله ی مثلثاتی هیچ گونه باراطلاعاتی ندارد.

دانشمندی که زبان ژاپنی نمی داند، ارائه خبر علمی به زبان ژاپنی هیچ گونه تغییری را در دانش وی پدید نمی آورد. اما همین دو مورد برای دانشجوی رشته ی ریاضیات، یا کسی که به زبان ژاپنی آشناست چه بسا سرشار از اطلاعات است.

بدین ترتیب،وضعیت دریافت کننده است که ارزش اطلاعاتی یک مطلب راتعیین می کند.به عبارت روشنتراطلاعات تنها درمرحله ی استفاده است که معنی می یابد. اطلاعات به طورمجرد مفهومی ندارد.رگه ای از یک صخره برای رهگذری عامی هیچ معنای خاصی ندارد، اما برای زمین شناسان سرشار از اطلاعات است. بنابراین،دررفتار اولیه هیچ گونه تغییری ایجاد نمی کند، اما دومی را به واکنش برمی انگیزد.این واکنش ممکن است ارائه سخنی نو، تصمیم برای استخراج، یا تجدید نظر در یافته های پیشین باشد.

جامعه نیز در کلیتش دارای دانشی است که در مقابل دستاوردهای نو واکنش نشان می دهد. ان رفتار در مقابل ان دستاورد، ارزش اطلاعاتی ان را برای جامعه تعیین میکند، جامعه نیز، همچون فرد، ممکن است به یکی ازدو دلیل زیر در مقابل دستاورد جدید بی اعتنا بماند:

الف.انچه ارائه شده قبلاً در پیشداشته ی جامعه وجود داشته است.دراین صورت فاقد ارزش اطلاعاتی است و واکنشی را نیز بر نمی انگیزد.

ب.جامعه هنوز برای ان امادگی ندارد، یعنی در سیستم جامعه جایی نیافته وبه همین دلیل ان را پس زده است.

چیزی می تواند جزو ساخت ذهنی درآید که از طریق حداقل یکی ازنقطه های موجود شبکه به کل شبکه پیوند یابد نقطه ی منفرد ورها درسیستم ذهن وجود ندارد.پاره ی اطلاعاتی که ذهن آن را نمی پذیرد-نمی فهمد- هنوز جایگاه خود را در آن ساختار نیافته، یعنی به هیچ یک از نقاط شبکه متصل نمی شود. بنابراین برای آن شبکه ی خاص فاقد ارزش اطلاعاتی است، که البته ممکن است در آینده این ارزش را بیابد.

 رمز تدریس تدریجی مفاهیم همین است که یاد گیرنده بتواند گام به گام پاره ی اطلاعاتی را با دانش پیشین خود پیوند دهد ومقدمات دریافت اطلاعات نوین رافراهم سازد. نظام اموزشی جامعه، در واقع، می کوشد که به تناسب وضع ذهنی عناصرتشکیل دهنده ی خود وبا توجه به مراتب مختلف افراد ، توان دریافت اطلاعات جدید را بالا ببرد واز ایجاد فاصله میان پیشداشته های جامعه ویافته های جدید جلوگیری کند. اگر جز این باشد، جامعه یک باره در خواهد یافت که به دلیل حضور حلقه های  مفقوده ی فراوان قادر نیست اطلاعات جدید را در نظام ذهنی خود وارد سازد. از سوی دیگر، همین بیگانگی با اطلاعات جدید، توان هرگونه تصمیم گیری برای پیشرفت را از جامعه سلب خواهد کرد.

 اطلاعات وتصمیم گیری

تصمیم گیری درواقع برنامه ریزی برای انجام کار است. زمانی که از رهگذری نشانی محلی رامی پرسیم، پاسخی که دریافت می کنیم حرکت بعدی ما را تعیین میکند. زمانی که به فرهنگ لغت رجوع میکنیم ، معنی یا املای  لغت مورد جستجوحرکت بعدی ما - یعنی چگونگی به کار بردن آن - را مشخص می سازد. زمانی که قصد ایجاد کاری را داریم ، انچه درباره ی وضع زمین ،محیط فرهنگی وجغرافیایی وزیستی کسب می کنیم در تصمیم ما برای چگونگی انجام کار اثر میگذارد. اگربگوییم اطلاعات وتصمیم گیری دو روی یک سکه اند گزاف نگفته ایم، زیرابدون اطلاعات امکان هیچ گونه تصمیم گیری نیست؛ بالعکس، بی اطلاعی به بی تصمیمی می انجامد. هر گاه در جاده ای به سوی شهر«الف» در حرکت باشیم وبه سه راهی برسیم که هیچ گونه نشانه راهنمایی نداشته باشدچه خواهیم کرد؟ واز کدام راه خواهیم شد؟بی تصمیمی امکان  هرگونه حرکت وپیشروی را از ما خواهد گرفت.  اگر در این میان تصادفاً اتو مبیلی از راه برسد و سرنشینان آن راه درست به ما نشان دهند ومقدمات تصمیم گیری مارا فراهم کرده اند.اگربپذیریم که اطلاعات را براساس تغییری  که درسیستم دریافت کننده پدید می آورد می سنجیم واین تغییرچیزی جزتصمیم گیری نیست، می توان استنباط کرد که این تصمیم گیری است که تعیین می کند چه چیز اطلاعا ت است وچه چیز اطلاعات نیست. هرچه تصمیم پیچیده تروحیاتی تر باشد برای تحقق آن نیاز به اطلاعات گسترده ودقیق تری است.

اطلاعات اطلاع رسانی

نظام اطلاع رسانی هر جامعه شامل مجموع فعالیتهای واحدهای اطلاع رسانی آن جامعه است که طبق سیاستی مشخص و به گونه ای همگن در جهتی واحد صورت می گیرد. هر یک از این واحدهای اطلاع رسانی خود نوعی سیستم شمرده می شود که از یک سو دریافت کننده و از سوی دیگر ارسال کننده است. هرگاه فرآیند تولید اطلاعات جامعه نتواند نظام اطلاع رسانی آن جامعه را تغذیه کند، آن نظام دچار ناتوانی خواهد شد و حاصل «کار»  آن نیز پیش نیاز اساسی تصمیم گیری را فراهم نخواهد کرد.

از طرف دیگر، اطلاعاتی که تولید می شود به شکل پراکنده خود قابل استفاده نیست، بلکه باید آنهارا به گونه ای مطلوب سامان داد. هر تصمیم خود به منزلۀ مسأله پژوهشی مستقلی است که مجموعه ای از اطلاعات خاص را می طلبد، و چه بسا آن مجموعه برای تصمیم گیری دیگری مناسب نباشد. این رسالت نظام اطلاع رسانی جامعه است که این یافته های پراکنده را به گونه ای گردآوری کند و سامان بخشد که بتوان آنها را به منزلۀ مجموعه هایی انعطاف پذیر به تناسب مقاصد و اهداف گوناگون بازیابی کرد.از مجموع اطلاعات ارائه شده می توان چنین دریافت که :

الف. اطلاعات چیزی است که در سیستم دریافت کننده تغییر ایجاد کند؛

ب. «کار»ی که از اثر اطلاعات برسیستم دریافت کننده حاصل می شود جز تصمیم گیری نیست ؛

ج. برای آنکه اطلاعات به طور مداوم جریان یابد باید منبع ارسال کننده را پیوسته در سطحیبالاتر از منبع دریافت کننده نگه داشت؛

د. دراندازه گیری مقدار اطلاعات، میزان تغییری که درسیستم دریافت کننده حاصل می شود از اهمیت برخوردار است؛

ه. هر چه سیستم دریافت کننده پیچیده تر باشد برای ایجاد دگرگونی در آن نیاز به اطلاعات دقیق تری است؛

و. اطلاعات در حالت پراکنده قابل استفاده نیست و سامان بخشیدن به آن به قصد بهره وری بیشتر رسالت نظام اطلاع رسانی جامعه است.[1]

سند و مدرك

تعاريف سند و مدرك از نظر لغوي

سند: دليل، رسيد، قبض، نوشته، مدرك، نوشته‌اي كه قابل استفاده يا استناد است، چيزي كه به آن اعتماد كنند، جمع آن اسناد است. سند رسمي سندي است كه در مرجعي ذي‌صلاحيت تنظيم شده و سند عادي سندي است كه در مرجعي ذي‌صلاحيت تنظيم نشده باشد.

اسناد : نسبت كردن چيزي به كسي، نسبت دادن كامل دو كلمه به يكديگر مثل نسبت دادن خبر به مبتدا مانند زيد قائم.

استناد : پشت باز نهادن به سوي چيزي، پناه به كسي دادن، پناه به كسي بردن، تكيه بر چيزي كردن، آيه يا حديث يا سخني و مانند آن را سند قرار دادن و بدان تمسك ساختن، سندي را دستاويز كردن، تكيه بر مدركي كردن.

مدرك : محل ادراك، حس، زمان ادراك، مآخذ و دليل چيزي و جمع آن مدارك است.

تعاريف سند و مدرك از نظر اصطلاحي

اسناد تاريخي بخشي از محتويات بايگاني‌هاست كه امروزه از مهمترين متابع پژوهشي است و كليه مكاتبات سلطنتي، فرمان‌ها، اسناد، معاهدات سياسي، انواع نوشته‌هاي اداري و ديواني، گزارش‌هاي اقتصادي، فرهنگي و نظامي، اسناد قضايي، مالي و بخشي از مكاتبات خصوصي و خانوادگي است كه به طور طبيعي در اثر فعاليتها و عمليات اشخاص و سازمانها به وجود آمده است، در حالي كه مدارك عبارت است از كليه مطالبي كه سنديت داشته و فرد يا سازمان آن را به وجود آورده است. مي‌گويند مدارك عامتر از اسناد است كه هر فرد عامتر از اسناد است كه هر فرد يا مؤسسه‌اي براي نگهداري آن اقدام مي‌كند. بعضي‌ها سند را ترجمه آرشيو و مدرك را ترجمه ركورد و بعضي ديگر سند و مدرك را مترادف دانسته‌اند. عده‌اي نيز كليه اسناد غيرمكتوب از قبيل عكس‌ها، فيلم‌ها، نوارها، صفحات، صدا، تصوير و رايانه و امثال آن را صرف‌نظر از ويژگي خاص آنها مدرك گفته‌اند.

برخي آنچه را هنوز ارزشش مشخص نشده مدرك، ولي وقتي ارزش ماندگاري آن محرز شد به عنوان سند آرشيوي به حساب مي‌آورند.

آنچه مسلم است هنوز تفكيك قابل ملاحظه‌اي بين سند و مدرك وجود ندارد و گاه به جاي يكديگر به كار مي‌روند.

سند در گذشته و حال

بحث سند و استناد مربوط به زمان حاضر نيست. انسان طالب علم و آگاهي هميشه به دنبال سند است. او همچنان كه در زمان حال براي دستيابي به اطمينان و يقين به دنبال منشائ و مدرك مطلب، گفته يا نوشته‌اي مي‌گردد و مي‌خواهد بداند چيزي را كه شنيده است درست است يا خير، براي اخباري كه از گذشته به او رسيده و اطلاعي كه دريافت كرده نيز مي‌خواهد سند آن را بداند تا بر صحت آن يقين كند. منتها از آنجا كه ارتباط مستقيم انسان يا گذشته و گذشتگان كم است، تحقيق در اين رابطه نيز مشكل‌تر است و كمتر كسي به دنبال آن مي‌رود. تنها مورخان و علاقه‌مندان به بحث‌هاي تاريخي به تحقيق درباره اسناد و پژوهش‌هاي اسنادي توجه دارند و براي آن دقت مي‌گذارند.

علم به گذشته همان اندازه مهم است كه علم به زمان حال. درواقع، گذشته چراغ آينده است و حال و آينده بدون توجه به گذشته معنا و مفهومي ندارد. بسياري از اطلاعات و دانسته‌هاي ما مربوط به گذشته است و چنانچه اطلاعات گذشته را حذف كنيم زندگي براي ما شكل ديگري خواهد داشت. تجارب ارزشمند گذشته اساس و پايه زندگي را تشكيل مي‌دهد و پيشرفت و توسعه مرهون تجارب علمي و فني نسل‌هاي گذشته است.

سند و رابطه آن با تاريخ و فلسفه

هويت هر چيز به تاريخ و فلسفه آن بستگي دارد. انسان هميشه و بويژه در مسائل اساسي و زندگي مي‌خواهد فلسفه آن را بداند. يعني علت وجودي و خاصيت و فايده آن را درك كند، زيرا با دانستن فلسفه هر چيز و علم و يقين به آن، آن را بهتر مي‌پذيرد. از آن استفاده مي‌كند و در زندگي از آن دفاع و به نسل‌هاي بعد منتقل مي‌كند، آنچه فلسفه نداشته باشد و يا فلسفه آن بر پايه‌اي سست بنا شده باشد بسرعت از بين مي‌رود و جاي خود را به افكار و ايده‌هاي نو يا فلسفه‌هاي قوي‌تر مي‌دهد.

همين‌طور هر فرد و يا جماعتي بايد شناسنامه داشته باشد. شناسنامه او هويت اوست و ريشه‌هاي تاريخي او بخش اعظم هويت او را تشكيل مي‌دهد. قدمت تاريخي نشان از عظمت و تناوري درختي دارد كه داراي ريشه‌هاي قوي است و در گزند حوادث و تندبادهاي زمان از پا نمي‌افتد و سقوط نمي‌كند.

زندگي انسان همچون رودخانه‌اي جاري است كه هر لحظه آن به سرچشمه‌هاي جوشان قبل پيوسته و وابسته است و هرلحظه آن بسرعت به گذشته مي‌پيوندد. استمرار بي‌وقفه زندگي بشر بر روي كره خاك، حاكي از آن است كه هرلحظه آن، يادآور جريان پيوسته زندگي است كه گذشته و آينده دو طرف آن است. انسان اگر بخواهد در اين گذرگاه مفيد و در آن نقشي داشته باشد بايد با علم و شناسايي گذشته براي ايفاي نقش خود در حال اقدام كند.

آشنايي با تاريخ و فلسفه هر واقعيتي براي درك آن واقعيت اجتناب‌ناپذير است، اما اينكه كدام بر ديگري متكي است و كدام از بررسي و مطالعه ديگري بدست مي‌آيد سئوالي جدي است. آيا مي‌توان فلسفه وجودي واقعيتي را كه هرگز تاريخ مشخص و مدوني ندارد تعيين كرد؟ اينجاست كه بايد اذعان كرد: چه بسا از درون تاريخ مي‌جوشد و منتزع مي‌شود، زيرا چنانچه تاريخ چيري دانسته نشود چگونه‌ مي‌توان فلسفه آن را دانست؛ براي مثال براي درك فلسفه آفرينش انسان يكي از راه‌هاي آن آشنا بودن به زندگي تاريخي او و شرح فعاليت‌ها، اقدامات، جنگها، صلحها، پيشرفت‌ها و توسعه و سهم او در بنا و يا تخريب تمدن بشري است؛ بنابراين در اين مفهوم فلسفه زندگي بشر از آشنايي با تاريخ زندگي او در كره خاك به دست مي‌آيد. دانستن فلسفه تاريخ، بدون آشنايي با تاريخ امكان‌پذير نيست. شرح زندگي، بررسي نحوه اقدامات و تصميم‌گيري و آشنايي با نقطه‌نظرات افراد، سازمانها و مقامات تصميم‌گيرنده يك قوم و ملتي در گذشته بيانگر اهداف و نيات تاريخي واقعي و روشنگر فلسفه وجودي آنهاست.

همچنان كه در زندگي فردي شجره و نسب مبين هويت فردي و خانوادگي اوست، در زندگي اجتماعي، قومي و ملي هم تاريخ و سرگذشت ملت و امتي نشان‌دهنده استواري و پايداري آنها در جريانات زندگي است. ملتي كه هوشيار است و افراد آن آگاه و آشنا به مسائل علمي هستند، همواره در جمع‌آوري و نگهداري اسناد، مي‌كوشند و آنان كه بهره‌اي از علم و دانش ندارند هرگز به فكر جمع‌آوري و نقد و تجزيه و تحليل آن نيستند.

سردمداران و جباران روزگار بعضاً در پي حذف اسناد و نابودي آنها بوده‌اند.  هميشه مراكز اسناد و كتابخانه‌ها را مورد هجوم و حمله قرار داده‌اند و از خود تا توانسته‌اند اسنادي را باقي نگذاشته‌اند به خيال آنكه آثار جرمشان پاك مي‌شود و در تاريخ نمي‌ماند، حتي تا توانسته‌اند آثار ديگران را هم از بين برده‌اند.

در تاريخ كشور ما همچون ساير كشورها، اسناد در عين حال كه نقش تعيين‌كننده در تبيين مسائل داشته، ولي دستيابي به آنها آسان نبوده است. بيشترين اسناد تاريخ ما مربوط به دوران قاجاريه است. اسناد دوران پهلوي هم هنوز كاملاً شناسايي نشده است. از دورانهاي گذشته‌تر چون زنديه، افشاريه و صفويه اطلاع كمي داريم و آنچه هم موجود است براساس اسنادي است كه از لابه‌لاي تاريخ و ادبيات به دست آمده است. گويي در تاريخ ما به اسناد دسترسي نبوده و يا اصلاً آن را به عنوان خميرمايه پژوهش تلقي نمي‌كرده‌اند و شايد هم توجه به سنت و فرهنگ شفاهي رونق آن را از بين برده و يا كمرنگ كرده است. به گونه‌اي كه بيهقي مي‌گويد: «اخبار گذشته را دو قسم گويند كه آن را سه ديگر نشناسند يا از كسي ببايد شنيد و يا در كتابي ببايد خواند» (مقدماتي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 7)

سند خواستگاه اصلي قضاوت

همچنان كه در زمان حال سند اساس تصميم‌گيري در كارهاست، براي مورخ هم سند اساس قضاوت درباره گذشته است. او بدون سند نمي‌تواند اظهارنظر كند. همه كتابهايي كه در رابطه با گذشتگان است صرفاً براساس اسناد، نوشته شده‌اند و نمي‌توان حكم كلي داد. امروزه بيش از هر زمان ديگر سنديت مورد توجه قرار گرفته و اساس كار پژوهش واقع شده است. قبلاً تنها باستانشناسان و آن هم در بررسي متون كلاسيك و قرون وسطايي به اين مساله توجه داشتند. «بيشتر خوانندگان نسبت به مساله سنديت متن بي‌اعتنا بودند و توجه زيادي نداشتند كه آيا داستان، شعر و يا مقاله‌اي كه مي‌خوانند دقيقاً با آنچه نويسنده به رشته تحرير درآورده و مي‌خواسته منتشر كند مطابقت داشته است يا نه. تقريباً متن منتشر شده نه تنها هيچگاه خواسته نويسنده را نشان نمي‌دهد بلكه آن را تغيير مي‌داد و گاه حتي به آن خواسته خيانت هم مي‌شده. در گذشته به آساني امكان داشته نسخه‌بردار يا حروفچين پريشان‌خيال و يا دستكاريهاي مربوط به سانسور را محكوم نمايد ... تعيين اعتبار قطعي متن و يا اعتباري كه احتمال مي‌رود قطعي باشد از اهميت اساسي برخوردار است. تمدن ما كه بر پايه كتاب بنا شده يعني بر پايه كلمات نوشته شده، مكتوبي را طلب مي‌كند كه بدون تغيير شكل و يا تحريف زياد، كليه رسوم و تعهدات اجتماعي، ايدئولوژيها، سنتهاي فرهنگي و سازمان واقعي جامعه را منعكس سازد» (در جستجوي سنديت؛ ص 14)

آنچه بدون سند باشد اگر افسانه نباشد خيلي هم قابل اتكا نيست. مورخ بيش از هركس ديگر بايد براساس اسناد سخن بگويد. او پس از آنكه سئوال پژوهشي خود را مشخص كرد به دنبال سند مي‌رود. گاه در حين كاوش به اسنادي برمي‌خورد كه آن اسناد به نوبه خود ايجاد سئوال جديدي مي‌كند.

«پس از طرح سئوال، هر مورخ بايد راهي براي پاسخ به آن بيابد. وي برخلاف داستان‌سرا به شرح رويدادهاي ساخته و پرداخته ذهن خويش نمي‌پردازد، بلكه هدف او اين است كه رويدادهاي دوران گذشته را به همان صورتي كه درواقع در آن زمان اتفاق افتاده است بازسازي كند. براي اين كار بايد مواد و مصالحي در اختيار داشته باشد. اين مواد و مصالح اسنادي هستند كه از طريق آن مي‌توان در زمان حال به جنبه‌ها و گوشه‌هايي از گذشته دست يافت. به اين ترتيب مرحله دوم كار تحقيق مورخ از نظر عملي طرح سئوال زير است: اسناد و مداركي كه بتواند پاسخگوي سئوال طرح شده به وسيله مورخ باشد كدام است؟ چگونه و كجا مي‌توان به اينگونه اسناد دست يافت؟» (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 4، ص 342)

همان طوري كه گفته شد سند براي همه جا و همه چيز قابل توجه و احترام است. اما سندهاي تاريخي، عمدتاً ابزار كار و اساس پژوهشهاي مورخان است (در اينجا منظور از مورخ فقط كساني نيست كه در علم تاريخ به معناي خاص صاحبنظرند، بلكه هركس كه در تاريخ هر رشته و بعدي از ابعاد زندگي انساني كار كند مورخ تلقي مي‌شود) و بنابراين پيشرفت و تحول هر علمي بسته به آشنايي با قدمت و تاريخ آن علم است. در اين زمينه غريبان همچون ساير علوم پيشرفتهايي داشته‌اند. وجود اسناد، بويژه اسناد كتبي در گذشته، تاريخ را مي‌سازد و همگان بر اين امر معترفند كه بناي تاريخ انسان از اسناد شناخته مي‌شود. (همان؛ ج 4، ص 55)

مي‌توان منحني شيوه كار مورخ و جريان آن را كه سرانجام به اطلاعات و شناخت تاريخي مي‌انجامد، به طور نمادين يا مسيري منحني شبيه به خط سير يك گلوله و با تكيه بر واقعيت عيني ترسيم كرد؛ وجود اسناد و مدارك نمايانگر واقعيت عيني است كه با بالاترين قسمت منحني مطابقت دارد و خود به دو شاخه تقسيم مي‌شود كه تا نهايت ادامه مي‌يابند. (همان؛ ج 4، ص 332)

(در نگارش تاريخ به شيوه يعني نقل رويدادها تنها به يك بخش از اين منحني (بخش AB) توجه مي‌شد، بدين معني كه درواقع تنها يك قسمت كوچك از كار اصلي انجام مي‌گرفت. )

اشكال سند

آيا سند، فقط به اسناد مكتوب گفته مي‌شود؟ با بحثي كه درباره نظام‌هاي نمادين به عمل آمد معلوم شد كه در ادوار مختلف زندگي بشر غلبه بعضي از نمادها بر ديگري بيشتر بوده است و طبعاً قضاوت تاريخي در هر دوره‌اي متكي بر مدارك و اسنادي است كه از آن دوره به جاي مانده است. طبعاً اسناد مكتوب اهميت و ويژگي خاصي دارد، ولي گاه مورخ مجبور است به هر رمز، اشاره، علامت، نماد و وسيله‌اي متوسل شود تا بتواند به سئوالهاي خويش پاسخ گويد:

« تاريخ با اسناد كتبي تدوين مي‌شود و اين در صورتي است كه اسنادي وجود داشته باشد، اما اگر هيچ سند كتبي در دست نباشد باز هم مي‌توان آن را نوشت و بايد نوشت. يعني با آنچه از نبوغ مورخ مي‌تراود و مي‌تواند در صورت نبود سند وي را به هدفش برساند، با كلمات، نشانه‌ها، مناظر و چشم‌اندازها، سفالها، اشكال مزارع، علفهاي هرزه، خسوف خورشيد (خورشيد گرفتگي)، جوقهاي گردن حيوانات، نظريات زمين‌شناسان درباره سنگها، نظريات شيميدانها درمورد تجزيه و تشخيص فلز شمشيرها و خلاصه با آنچه به انسان تعلق دارد و به كار انسان مي‌رود و وجود انسان را توجيه مي‌كند، يا حضور، فعاليت، ذوق و شيوه‌هاي زندگي انسان را مشخص مي‌نمايد» (همان؛ ج 3، ص 97)

بعضي اشكال مختلف عرضه اطلاعات اسنادي را محلي براي سند مي‌دانند و نه خود سند و معتقدند كه سند، محتوايي است كه از روي يكي از اشكال عرضه مي‌شود. در گذشته، لوحهايي به خط ميخي، پاپيروس، برگ، نخل و پوست حامل اطلاعات بودند و در عصر حاضر، غالب اسناد، مدارك كاغذي در اشكال مختلف هستند كه شمل تكامل يافته دستخطهاي پوستي مي‌باشند (آرشيو، اهداف، وظايف و تشكيلات؛ ص 4)

«از ميان گروه‌هاي پنجگانه منابع تاريخ، بي‌گمان بخش مدارك آرشيوي داراي اصالت و اعتبار بيشتري است؛ زيرا هر سند اداري و ديواني و هر فرمان و نامه رسمي كه امروز به دست ما مي‌رسد با زمان و رويدادي خاص و حقيقتي بستگي داشته و در نتيجه، رابطه مستقيم و طبيعي بين اثر و موثر موجود است.

بعلاوه قضاوتها و داوري‌هايي كه درباره آنها مي‌شود و آنچه از محتواي آنها استنباط مي‌گردد ... بر پايه اعتبار و يقين و اصالت استوار مي‌باشد.

درباره ارزش وجودي اسناد مكتوب و در مقام مقايسه آنها با اقسام ديگر منابع، بايد گفت كه اين اسناد نه تنها وسيله مناسبي براي درك تاريخ و شناخت تحولات اجتماعي، اقتصادي، سياسي، اداري، فرهنگي و نظامي يك جامعه هستند بلكه چون حاصل فعاليت‌هاي اداري و درباره اعمال روزمره زندگي افراد اجتماع بوده و براي حفظ روابط جامعه با دستگاه‌هاي اداري و حاكمه تهيه و تنظيم شده و مي‌شوند، خالي از شايعه دروغ، تظاهر، اغراض خصوصي و ملاحظه‌كاريهاست و به سبب همين نقش اساسي و قابل اعتماد كه اين منبع در اصالت ضبط وقايع ايفا مي‌نمايد از قديمي‌ترين ايام در جوامع باستاني شناخته و اهميت آن آشكار بوده است. بنابراين با استفاده از اين نوع مدارك به اشتباهات، پرده‌پوشي‌ها، مجعولات، گزافه‌گوييها و بالاخره ملاحظه‌كاريهاي برخي از تاريخ‌نويسان گذشته مي‌توان پي برد و حقايق امور را درك و كشف كرد» (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي، ص 6 – 7)

امروزه توقع و خواسته محققان عصر جديد اين است كه بر روي اسناد پژوهش شده باشد، از تاريخ‌گذاري دقيق و تحليل برخوردار باشد و حاوي حواشي و تعليقاتي باشد كه وضع اصلي و اوليه سند را به صورت نسخه خطي منعكس كند. با احتياط و وسواس حاشيه‌نويسي گرديده و احتمالاً نقدي نيز بر آن نوشته شده باشد (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 2، ص 249)

با اين حال، مسأله عدم انحصار سند به سند كپي نه تنها مربوط به گذشته‌هاي دور كه بشر كتابت را نمي‌شناخته است بلكه از چند قرن گذشته – و بويژه در زمان حاضر – توجه به اسناد غيرمكتوب اهميت و رونق بسيار زيادي پيدا كرده است. باتوجه به گسترش تكنولوژي توجه به اسناد غيرمكتوب هم بسيار فراتر از حد  تصور رفته است و وضعيت نشر و انتشار و سند را بكلي دگرگون كرده است.

«شايد بهتر است گفته شود كه پس از نيم قرن آثار چاپي در برابر تصوير و صدا عقب‌نشيني مي‌كند. البته اين موضوع به معني پيشرفت فرهنگ نيست؛ زيرا دليلي در دست نيست كه معناي فرهنگ را تنها به رواج كارهاي چاپي منحصر بدانيم. افزون بر آن فرهنگ شفاهي نيز تازگي ندارد. اما فرهنگ شفاهي قبل از گوتنبرگ زودگذر و فناپذير بود و در اكثر مواقع به هنگام انتقال روايات ضايع مي‌شد و از ميان مي‌رفت. تازگي اصالتهاي فرهنگ از اين پس در اين است كه گفته شد به صورت اثري مادي شبيه به كلمه چاپ شده باقي مي‌ماند و حقايق را روشن‌تر از آن بازگو مي‌كند.» (همان؛ ج 3، ص 553)

جعل سند

شناخت مدارك و اسناد معتبر كار ساده‌اي نيست و نيازمند علم، اطلاع و تجربه فراوان است و مشكل اساسي مسأله شناخت اسناد و تشخيص اصالت و اعتبار آنهاست كه تنها با جستجوي محض مشكل آسان نمي‌شود. شناخت اسناد تاريخي في‌حدذاته آورد و اين مستلزم زماني دراز است.

مساله جعل سند و جعلي بودن اسناد خود يك مقوله بسيار مهم و قابل توجه است. سخن در اين است كه از بين منابع پژوهش، اسناد مهمترين آن است ولي در بين اسناد هم، اسناد جعلي فراوان است. حب و بغض‌ها و غرض‌ورزي‌ها و ديگر انگيزه‌هاي قومي، قبيله‌اي، خانوادگي و بيماري‌هاي نفساني سبب مي‌شده است كه اسناد جعلي تهيه شود. در طول تاريخ افسانه‌هايي كه جنبه واقعيت پيدا كرده و يا واقعيت‌هايي كه معدوم شده و به جايش افسانه نشسته است همه متكي بر ساخت اسناد جعلي است. تشخيص صحيح از سقيم، هم از طريق بررسي‌هاي مادي و فيزيكي اسناد و هم از طريق بررسيهاي محتوايي، كار پژوهشگران نسخ خطي و تاريخي است.

انگيزه‌هايي كه الهام‌بخش جاعلان درگذشته بود و امروزه نيز به «آنان الهام مي‌بخشد با سوداهاي بشري درهم مي‌آميزد و اغلب اين سوداها به سودجويي و تفاخر و خودخواهي منتهي مي‌شود و موجب جعل اسناد و مدارك بيشماري مي‌گردد كه براي فراهم آوردن تسهيلات در مطالبه فلان حق، پيروزي در فلان مرافعه، تضعيف رقيب و هماورد، به كار مي‌رود» (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 2)

از مجموع دويست ديپلمي كه توسط دبيرخانه پادشاهان مروونژين به عنوان سند صادر شده بيش از نيمي از آنها جعلي هستند. از دويست و شصت و دو ديپلم مربوط به عهد شارلماني، حداقل 98 مورد آن جعلي يا مشكوك تشخيص داده شده است. درمورد اسناد كليسايي نيز اين چنين است. از بين بعضي از نامه‌هايي كه در قرون وسطي به مجلس مشاوره كاهنان كليسايي ميلان فرستاده شده معلوم مي‌شود كه صنعت جعل سند تا چه اندازه فعال بوده است. اين مطلب نه تنها مربوط به آن دوران است بلكه انگيزه‌هايي كه الهام‌بخش جاعلان در گذشته بوده، امروزه محركهاي قوي به حساب مي‌آيند. اين مسأله، كار سند و قضاوت در اسناد را بسيار دشوار و حساس مي‌كند. (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 2، ص 273 – 275)

تقلب در منابع غيرمكتوب، شدت و حدت كمتري ندارد و جعل و مونتاژ و تحريف عكس و فيلم و امثال آن بويژه در قرون اخير فراوان ديده مي‌شود. اين خبر كه در يكي از روزنامه‌هاي كثيرالانتشار كشور درباره تحريف اسناد تاريخي با استفاده از جعل و تحريف اسناد و مدارك تاريخي و بازسازي وقايع و رويدادها به وجود آورده است. پيشرفت‌هاي تازه‌اي كه در زمينه عكاسي ديجيتالي پديد آمده، نقطه ضعف شيوه‌هاي جعل اسناد تاريخي را تا حدود زيادي كمتر كرده و به اين ترتيب كار كارشناسان و مورخان دشوار شده است. نرم‌افزارهاي متعددي كه هم‌اكنون در بازار در دسترس همگان قرار دارد به اشخاص اين امكان را مي‌دهد تا هر نوع جرح و تعديلي را كه مايلند در تصاوير مختلف به وجود آورند. از آنجا كه رنگ تصوير و زمينه از قبل در حافظه كامپيوتر تنظيم مي‌گردد، آنچه بر روي صفحه كاغذ منعكس مي‌شود نقش يكدست و منسجمي است كه در آن بسته به ميزان ابتكار و هوشمندي مونتاژكننده، آثار و نشانه‌ها و سرنخهايي كه ممكن است شخص را به تقلبي بودن تصوير رهنمون كند حذف شده است. به اعتقاد صاحبنظران هرچند ديجيتالي شدن عكاسي، انقلابي ارزشمند در اين زمينه از فن‌سالاري به شمار مي‌آيد و مي‌تواند خدمات قابل توجهي در حوزه‌هاي گوناگون و بخصوص حوزه مسائل آموزشي و نيز كاوش‌هاي علمي ارائه دهد، اما ممكن است تبليغات‌چي‌ها، اشخاص و يا آژانس‌هايي بنا به نيات فردي يا گروهي درصدد تحريف تاريخ در مقياس‌هاي كوچك و بزرگ برآيند و آبرو و حيثيت افراد را در معرض تهديد قرار دهند.»  (روزنامه جمهوري اسلامي ايران؛ 15/2/74)

آرشيو، تعريف، تنوع و كاربرد

بايگاني و آرشيو : تعريف، اهميت و كاربرد

براي بايگاني و آرشيو تعاريف گوناگوني شده است كه گاه با هم تداخل دارد و تفكيك آنها، بويژه در عرف قدري دشوار است؛ ولي اخيراً هريك كاربرد مشخص‌تري يافته‌اند. در اينجا به پاره‌اي از تعاريف اين دو واژه اشاره مي‌شود:

در اصطلاحنامه كتابداري، واژه آرشيو به بايگاني ارجاع داده شده و بايگاني معادل فايلينگ و آرشيو به كار رفته است. تعريف اين دو واژه در اين كتاب چنين است:

1)      كليه سوابق و اسناد و مدارك عمومي يا تاريخي كه توسط دولت يا يك سازمان دولتي يا اداره يا موسسه و يا تاسيساتي از اين قبيل نگهداري مي‌شود و نيز اسناد و مداركي كه خانواده يا فرد در ارتباط با كار خود تهيه و يا دريافت مي‌كند و آنها را تحت‌نظر خود محافظت يا نگهداري مي‌نمايد.

2)      موسسه‌اي كه مسئول حفظ و نگهداري سوابق و مدارك راكد كشور است و به آن آرشيو ملي يا مركز اسناد ملي مي‌گويند. در معني تخصصي و علمي آن كه در رابطه با علم كتابداري و دكومانتاسيون است واژه «آرشيو» به كار برده مي‌شود.

3)      تنظيم اسناد و مدارك برحسب الفبا و يا نظامهاي ديگر را نيز بايگاني مي‌گويند.

اما در همين كتاب از آرشيو فيلم چنين ياد شده است:

«محلي است براي واسپاري فيلم كه در بعضي كشورها وابسته به كتابخانه ملي است و اين كتابخانه طبق معمول بايد در تهيه، نگهداري، سازماندهي و اشاعه آنها كوشا باشد.»

در فرهنگ آكسفورد در تعريف آرشيو آمده است:

1)      مكاني كه در آن اسناد عمومي يا ساير مدارك مهم تاريخي نگهداري مي‌شود (اين كلمه به صورت جمع به كار برده مي‌شود)

2)      مكان اسناد و مدارك تاريخي حفظ شده.

در واژه‌نامه وبستر تعريف آرشيو چنين است:

1.       الف) مكاني كه در آن اسناد عمومي يا اسناد موسسه‌اي خاص (يادداشتها، مكاتبات، گزارشها و محاسبات عمومي) به صورت منظم نگهداري مي‌شود. ب) مخزني براي هر نوع اسناد يا موادي كه داراي ارزش تاريخي هستند (خاطره‌ها، عكسها و مكاتبات خصوصي) ج) هر مجموعه‌اي كه حاوي اطلاعات باشد.

2.       اسناد عمومي يا موسسه‌اي، مدارك تاريخي و ساير موادي كه ارزش نگهداري دارند.

كاربرد كلمه آرشيو و بايگاني در فرهنگ اداري ما جديد است. به گونه‌اي كه مثلاً در فرهنگ آنندراج هيچ‌كدام از كلمات آرشيو و بايگاني يافت نمي‌شود. حتي در فرهنگ انديشه نو كه ع. پاشايي آن را ويرايش نموده و مدعي است مفاهيم نو و جديد را ضبط كرده است نيز واژه آرشيو نيامده است. در حالي كه در غرب كلمه آرشيو ريشه‌اي قديمي دارد و در همه فرهنگها از آن ياد شده است.

در لغتنامه فارسي (جلد 4) در تعريف آرشيو آمده است:

1)      آنجا كه اسناد تاريخي و اوراق با ارزش تاريخي و نامه‌ها و گزارشهاي تاريخي و نيز نسخه‌هاي خطي و عكسها و پرونده‌ها و نوارهاي موسيقي و صفحات موسيقي و نظاير آنها با طبقه‌بندي و ترتيب منظم نگهداري مي‌شود، مراكز اسناد، بايگاني.

2)      مجموعه اوراق و اسناد تاريخي مربوط به امر يا امور معين كه در محل آرشيو و يا مركز اسناد نگهداري مي‌شود.

3)      مجموعه‌اي از اوراق و اسناد (يادداشتها، عكسها و ...) مربوط به شخص تاريخي معين (بخصوص فردي از نويسندگان) كه در محلي معين و به نام او نگهداري مي‌شود.

در فرهنگ الفبايي فارسي قياسي (ص 69) در مقابل كلمه آرشيو چنين نوشته شده است: «محل نگهداري اسناد و اوراق، تصاوير، پرونده‌ها، نوارها، فيلمها و غيره؛ بايگاني.»

در فرهنگ صبا (ص 23) تعريف آرشيو چنين است: «بايگاني؛ جايي كه اسناد همچنين آرشيويست «بايگان، ضباط، كسي كه مامور نگهداري آرشيو است» معنا شده است.

در فرهنگ فارسي معين درباره آرشيو چنين آمده است: «جايي كه اسناد، اوراق، تصاوير، پرونده‌ها، صفحات موسيقي و مانند آن حفظ مي‌شود؛ بايگاني»

در كتاب آرشيوداري، آرشيو به سه معنا به كار رفته است:

1)      اسنادي كه ديگر استفاده جاري ندارند و به خاطر ارزش حقوقي يا اطلاعاتي نگهداري مي‌شوند.

2)      محلي كه مواد آرشيوي در آن نگهداري مي‌شود.

3)      سازمان يا بخشي از سازمان اداري كه وظيفه اصلي آن انتخاب و قابل دسترس كردن اسناد آرشيوي است. (Keep in Archives; P.3)

دائره‌المعارف امريكانا (ص 39) آرشيو را چنين تعريف كرده است: مجموعه سازمان يافته‌اي از اسناد شامل نامه‌ها، كتابها، نقشه‌ها، نوارهاي صوتي و ساير مواد ارزشمندي كه در جريان مسائل حقوقي و يا معاملات تجاري توليد و يا دريافت شده‌اند و به سبب ارزش دائمي‌شان حفظ شده‌اند. اين كلمه از واژه يوناني Archeion (به معناي دفتر با ساختمان اداري) اخذ شده است و براي اسناد سازمان‌هاي اداري (آرشيو عمومي)، موسسات (آرشيو موسسات)، كارخانجات (آرشيو تجاري) و افراد و خانواده‌ها (آرشيو شخصي يا خانوادگي) به كار مي‌رفته است.

براي مواد سمعي و بصري و بويژه تلويزيون نيز آرشيو به كار مي‌رود، با آنكه مواد توليد شده بلافاصله پس از توليد مواد آرشيوي تلقي مي‌شوند. همين امر موجب شده است بعضي كاربرد واژه آرشيو را در اين مورد نامناسب بدانند؛ اما در هرحال به كار بردن واژه آرشيو براي مواد سمعي و بصري نسبت به واژه كتابخانه ترجيح دارد.

در كتاب مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي آرشيو چنين تعريف شده است: «مجموعه نوشته‌ها و اسنادي است كه خود، حاصل فعاليتهاي روزمره و مستمر ديوانهاي سابق و ادارات كنوني است و معمولاً در آرشيوها نوشته‌ها و اسنادي شامل شرح وظايف، دستورات، خظ‌مشي‌ها، تشكيلات، فعاليتهاي اجرايي و مسائل حقوقي، فرهنگي، اجتماعي، نظامي و هر نوع اوراق مهم ديگر مثل قباله‌ها، فروش، رقبات، پيش‌نويس غيرجاري يك نهاد يا موسسه (يعني اسنادي كه براي اجراي وظايف جاري موردنياز نيستند) كه به دليل ارزش دائمي آنها نگهداري مي‌شوند يا بايد نگهداري شوند» (آرشيو، اهداف، وظايف و تشكيلات؛  ص 6)

امروزه آرشيو را محل نگاهداري مواد چاپي و غيرچاپي مي‌دانند كهه به صورت سيستماتيك و نيمه سيستماتيك مرتب و منظم شده است. مواد چاپي و غيرچاپي شامل كتاب، نشريات ادواري، روزنامه‌ها، عكس، نقشه، پوستر، اسلايد، فيلم، ويدئو، نوار صدا، صفحه و امثال آنهاست. (مديريت آرشيوهاي ديداري – شنيداري؛ ص 11)

در فرهنگ غرب، كاربرد واژه آرشيو وسيع و عمومي بوده گاه با مراكز اسناد و مدارك و بايگاني مترادف گرفته شده و به انواع مكاتبات اداري، سازماني و شخصي كه داراي ارزش ماندگار بوده و اطلاق گرديده است. در فرهنگ ما نيز كاربرد واژه‌ آرشيو و بايگاني ثبت و مشخص نيست و بايگاني، آرشيو، مركز اسناد، مركز مدارك، مركز مدارك و اسناد به جاي هم يا در كنار هم به كار رفته است. گاه حتي واژه كتابخانه نيز در معاني مذكور به كار رفته و گاه مركز اسناد و مدارك خود داراي كتابخانه است (همان؛ ص 175) عباراتي چون بايگاني و مركز اسناد،  مركز اسناد و كتابخانه، آرشيو و مركز اسناد، آرشيو و كتابخانه، آرشيو و مركز مدارك، آرشيو و مركز اطلاعات از طرف سازمانها و موسسات مورد استفاده قرار گرفته است. همچنين در ترجمه آرشيويست معادلهايي چون بايگان، آرشيوگر و آرشيودار انتخاب شده است. گاهي نيز واژه آرشيو با خود اين كلمه تعريف شده است: واژه آرشيو به اسنادي گفته مي‌شود كه داراي كيفيت با ارزش آرشيوي هستند. (آرشيو، اهداف، وظايف و تشكيلات، ص 4)

اين اختلاط در كاربرد و روشن نكردن دقيق مفاهيم و مرزبندي آنها، در برداشتها و تلقيها و طبعاً انتظارات، آثار نامطلوبي دارد. بنابراين اولين گام در اين زمينه روشن كردن مفاهيم مذكور است. البته بايد اذعان كرد كه واژه‌هاي آرشيو و بايگاني، واژه‌هايي جديد و وارداتي است و طبعاً در معادل‌سازي آن مشكلاتي وجود خواهد داشت.

بايگاني

كليه اسناد، مكاتبات و شواهد كتبي و غيركتبي مربوط به روند اداري و جاري يك سازمان است و هر سازماني براي انجام امور خويش، هر لحظه ممكن است به اسناد بايگاني نياز داشته باشد. به عبارت ديگر، بايگاني، حافظه سازمان به شمار مي‌آيد و هر موسسه‌اي بدون بايگاني، همچون انساني بدون حافظه است كه هرچند ممكن است داراي خلاقيت و ابتكار باشد چون حافظه ندارد و از سوابق چيزي در اختيار او نيست نمي‌تواند تصميم بگيرد يا اگر تصميم بگيرد آنچنان با تاخير خواهد بود كه ارزش خود را از دست مي‌دهد.

بايگاني حافظه سازمان

بايگاني از آن جهت حائز اهميت است كه مدير قبل از اتكا به خلاقيت به حافظه خود و بايگاني سازمان متكي است و مديراني كه حافظه قوي‌تري دارند عملكردشان بهتر است. امروزه استفاده از كامپيوترها به منظور دستيابي به اطلاعات موردنياز در كمترين زمان ممكن ضرورتي اجتناب‌ناپذير است و سرعت و دقت دو ركن اساسي در مديريت به شمار مي‌آيد.

براي روشن شدن بيشتر موضوع به مقايسه نقش حافظه در انسان و بايگاني در سازمانهاي اداري مي‌پردازيم:

1. حافظه بيانگر خاطرات و سوابق گذشته است. ارزشمندي تجارب در حضور و يا احضار آنهاست. آنجا كه شخصي با حافظه قوي‌تر به ميدان مي‌آيد گوي سبقت را از ديگران مي‌ربايد و همگان را مقهور خويش مي‌كند. در سازمانهاي اداري نيز چنين است و هرچه بايگاني‌ها قوي‌تر، منظم‌تر و استفاده‌پذيرتر باشد رتق و فتق امور آسانتر است.
2. حافظه موجب آشنايي بيشتر و برقراري ارتباط سريعتر با ديگران مي‌شود و بهره‌گيري بيشتر از فرصتها را در زندگي امكانپذير مي‌سازد. بايگاني‌هاي قوي‌تر در سازمانها نيز چنين نقشي دارند.
3. همان‌طور كه اشاره شد بايگاني همچون حافظه باعث صرفه‌جويي در وقت و نيرو مي‌شود كه يكي از مهمترين مسائل مديريتي در جهان امروز است. به بيان ديگر، بايگاني عقل منفصل مدير محسوب شده از دوباره‌كاريها و اسراف در وقت و نيرو ديگر داشتن حافظه قوي احترام فردي و اجتماعي را به دنبال دارد و در بحث‌هاي اجتماعي، سياسي و اداري آن كس كه داراي پشتوانه قوي‌تر اطلاعاتي و اسنادي است بهتر مي‌تواند حرف بزند. درخصوص بايگاني نيز بايد گفت يكي از تفاوتهاي بارز كشورهاي پيشرفته صنعتي با كشورهاي عقب‌مانده و يا عقب نگه داشته شده، استفاده صحيح، دقيق و سريع از حافظه و اطلاعات موجود در بايگاني‌هاست.

چنانچه به نكات مذكور توجه شود طبعا بايگانيها در ادارات، در زيرزمين‌ها و در مناطق مرطوب و تاريك قرار نمي‌گيرد و نه تنها ناكارآمدترين افراد به لحاظ سن و سواد به شغل بايگاني گمارده نمي‌شود بلكه افرادي مسئول بايگاني مي‌گردند كه از حافظه قوي و كارآيي بالايي برخوردارند.

تفاوت بايگاني و آرشيو

با آنكه در بعضي از موارد بايگاني و آرشيو مترادف گرفته شده‌اند و پاره‌اي از فرهنگها و دائره‌المعارفها به آن تصريح كرده‌اند اما در عرف مي‌توان تفاوتهايي براي آن دو قائل شد. اين تفاوتها مي‌تواند چنين باشد:

-          بايگاني به تعداد سازمانها وجود دارد و اسناد وجود دارد و اسناد آن معمولاً در معرض نقل و انتقال و تحويل است.

-          اسناد بايگاني ارزشهاي متفاوتي دارند و گاه ارزش خود را از دست مي‌دهند.

-          اسناد بايگاني براي انجام امور سازماني و جاري است (لغتنامه فارسي، ص 44)

-          بايگاني بستر و خاستگاه اسناد آرشيوي است در حالي كه عكس آن صحيح نيست.

-          بايگاني خاص امور دفتري و سازماني است.

در حالي كه اسناد آرشيوي اين مشخصات را داراست:

-          عصاره و چكيده بايگاني‌ها و مكاتبات اداري است.

-          ارزش نگهداري دارد.

-          معمولاً مربوط به امور جاري نيست و مشمول گذشت زمان مي‌گردد.

ارزش اسناد آرشيوي

شلنبرگ، محقق و مدرس آرشيو در آمريكا در دهه 1960، دو ارزش را براي اسناد آرشيوي برمي‌شمرد: ارزش اوليه و ارزش ثانويه. در نظر او ارزش اوليه، شامل ارزش اداري، حقوقي و مالي اسناد است كه در كوران كار و فعاليتهاي جاري مورد توجه قرار مي‌گيرد. ارزش ثانويه كه عمدتاً براي مورخان و شجره‌نويسان حائز اهميت است ارزش دائمي سند است و شلنبرگ آن را به دو قسمت تقسيم مي‌كند: ارزش مدركي و ارزش اطلاعاتي. ارزش مدركي ارزشي است كه به هنگام بررسي تاريخي تشكيلات، وظيفه، خط‌مشي، تصميم‌گيري و نظاير آن در رابطه با يك شخص يا يك مجموعه موردتوجه است. ارزش اطلاعاتي ارزشي است كه وسعت بيشتري دارد و شامل اطلاعاتي است درباره اهداف تشكيلات اداري، اشخاص، مكانها و فعاليتهايي كه موسسه به آن مي‌پردازد. البته ارزش مدركي و اطلاعاتي با هم جمع مي‌شوند (انتخاب و ارزشيابي اسناد؛ شماره 20)

همچنين ارزش اسناد آرشيوي از سه بعد قابل توجه است: اداري، تاريخي و فرهنگي.

1.      ارزش اداري

ارزش اداري از اين جهت مطرح است كه پرونده‌هاي آرشيوي تا مدتها پس از انتقال به مكان دائمي خود مورد مراجعه متقاضيان است و در بسياري از پرونده‌هاي حقوقي و قضايي با آنكه مدتها از زمان تشكيل آنها گذشته و از حالت جاري خارج شده است مورد مراجعه قرار مي‌گيرد. ابتدا در مسائل قضايي به سبب احقاق حق عده‌اي ستمديده از اسناد آرشيو استفاده شده است.

از عهد باستان در تمدنهاي مختلف، اسناد و مدارك را در آرشيوها بايگاني مي‌كردند. زيرا اين اسناد نمايانگر موجوديت نظام آن تمدن بودند: اين مدارك شامل اسناد مالكيت، شواهد و مداركي براي اثبات حقوق يا ادعاها و سوابق مرافعه‌هاي مطرح شده بودند. به طوري كه صاحبان آن اسناد مي‌توانستند براي دفاع از خود يا شروع مرافعه از آنها استفاده كنند. اين اسناد و مدارك اصولاً جزء منابع ادبي و روايتي به شمار نمي‌آيند بلكه ذاتاً جزء اسناد و مدارك قضايي و حقوقي هستند ...

بنابراين اسناد آرشيوها در آغاز الزاماً اسنادي نيستند كه از نظر تاريخي ارزش و اهميت داشته باشند بلكه پس از گذشت زمان چنين ارزشي پيدا مي‌كنند. (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 381)

باتوجه به تنوع اسناد و كثرت روزافزون آنها، اولين ماموريت و وظيفه متخصصان امور آرشيوها، برآوردن نياز علاقه‌مندان در كمترين زمان است. اينان به عنوان دستياران سازمانهاي اداري محسوب مي‌شوند كه اگر نه صددرصد، ولي به نوعي به مسئولان اداري كمك مي‌كنند. در اين زمينه كشور ايالات متحده اداره‌اي به نام اداره مرجع به وجود آورده است تا كليه اطلاعات مورد تقاضاي ادارات دولتي و افراد خصوصي را پس از جمع‌آوري و سازماندهي در اختيار آنان قرار دهد. اين اداره بزودي به صورت «حافظه سازمان امور اداري» درآمد. گفته مي‌شود كه اين اداره در پيروزي آمريكا، در جنگ جهاني دوم با استفاده از اسناد جنگ جهاني اول و ارائه آن به مسئولان كمك فراواني كرده و توانسته است سازمان اداري جنگ را كه از سال 1918 به حالت ركود درآمده بوده بازسازي كند. (همان؛ ج 3، ص 420)

2.      ارزش تاريخي

ارزش تاريخي اسناد آرشيوي بمراتب مهمتر از ارزش اداري آن است. آرشيو آيينه تمام نماي عملكرد فرد، قوم و يا يك ملت است، چراكه تصميمات هر قوم و ملتي كيفيت عملكرد آنها و قوت و ضعفشان را در امور مختلف نشان مي‌دهد.

مطالعه رفتار گذشتگان تجربيات انسان را افزايش مي‌دهد و از تكرار خطاها و اشتباهات جلوگيري مي‌كند و راه را براي رسيدن به مقصود كوتاهتر مي‌نمايد. بنابراين ارزش عبرت‌آموزي تاريخ، در بررسي‌هاي اسناد آرشيوي نهفته است. دكتر سيد جعفر شهيدي يكي از تاريخدانان اديب كشورمان در بيان اهميت اسناد اظهار مي‌دارد كه هر وزيري قبل از تصدي وزارت، شايسته است اسناد وزارتخانه خويش را بداند. در اسناد آرشيوي، عملكرد گذشتگان بخوبي بيان شده است. تصميمات متخذه در برابر حوادثي كه چه بسا مشابه آن در زمان حال رخ مي‌دهد بخوبي نمايان است. دانستن و بررسي كردن آن اقدامات به انسان شناخت مي‌دهد و او را در تصميم‌گيري صحيح ياري مي‌كند. در بعضي از كشورها در برخورد با حوادث بلافاصله متخصصان موضوعي در آرشيو را حاضر مي‌كنند براي او مصاحبه ترتيب مي‌دهند تا با استناد به شواهد تاريخي بتوانند بدرستي تصميم بگيرند. اين اقدام علاوه بر آنكه براي مسئولان در تصميم‌گيري مفيد است براي مردم نيز اطمينا‌ن‌خاطر ايجاد مي‌كند و آنان را متوجه مي‌كند كه مثلاً فلان حادثه قبلاً هم سابقه داشته است. با اين اقدام علتها زودتر مشخص مي‌شود و مشاركت ملي براي اقدام مشترك را تسهيل مي‌كند. براي مثال اگر در كشوري از نظر بهداشتي مشكلي پيش آيد كمبود و يا قحطي به وجود آيد و يا اعتصابي در زمينه‌اي رخ دهد چنانچه سوابق امر در گذشته وضعيت مشابهي را نشان دهد كشف و اظهار آن هم براي دولت و هم براي مردم مفيد خواهد بود.

آرشيو در طبيعت و كاربرد خويش دوگانه است. خاطره حقوق و فعاليت  پديد‌آورندگان را زنده مي‌كند و به آنها در احقاق حقوق و برنامه‌ريزي فعاليتهايشان كمك مي‌كند. همچنين آرشيو، اطلاعات لازم در زمينه‌هاي سياسي، اقتصادي و فرهنگي گذشته را فراهم مي‌كند كه دانشجويان جز با دسترسي به منابع غني آرشيوي نمي‌توانند آن را دريابند.

3.      ارزش فرهنگي

امروزه صاحبنظران در امور آرشيوها، بلندپروازيهاي تازه‌اي در سر دارند و معتقدند استفاده از منابع موجود در آرشيوها نبايد فقط به پژوهش‌هاي مورخان و محققان اختصاص يابد بلكه اين منابع بايد وسيله‌اي براي گسترش ذوق دانش‌آموزان به تاريخ و نيز بالا بردن سطح فرهنگ عمومي باشد به همين دليل براي پاسخگويي به چنين مقتضياتي، نمايشگاههايي در آرشيوها با همكاري متخصصان امور آرشيوها تشكيل داده‌اند. در فرانسه در آرشيوهاي ملي و نيز بسياري از آرشيوهاي دپارتمانها، دايره‌اي به نام «اداره خدمات آموزشي» تاسيس شده است هدف از تاسيس اين موسسه‌ها كه زيرنظر و مديريت متخصصان امور آرشيوها و با همكاري آموزگاران و دبيران اداره مي‌شود، ارائه شيوه تازه‌اي در تدريس تاريخ است. در اين شيوه، تاريخ به كمك اسناد موجود در آرشيوها به صورت زنده تدريس مي‌شود و در حقيقت اين موسسه براي درس تاريخ در حكم آزمايشگاهي است كه نظير آن را مي‌توان در علوم تجربي مشاهده كرد.

تنوع اطلاعات در اسناد آرشيوي

همان‌طور كه گفته شد از بررسي اسناد آرشيوي، حقايق بسياري درباره مظاهر زندگي گذشتگان به دست مي‌آيد كه بدون شك دانستن آنها براي نسلهاي كنوني و آينده در تصميم‌گيريهاي بهينه و اجتناب از دوباره‌كاري‌ها و اشتباهات بسيار سودمند است.

آرشيوهاي محرمانه واتيكان به خاطر ماهيت جهاني خود منابع مستندي از علايق و اشيايي هستند كه نه فقط به تاريخ مذهبي و سياسي، بلكه همچنين به پيشرفتهاي اجتماعي و فرهنگي بسيار از ملتها مربوط مي‌شود. در سال 1880 ميلادي پاپ لويي سيزدهم در آرشيوها را بدون درنظر گرفتن مليت يا تمايلات مذهبي به روي عموم گشود و از همان زمان پژوهشگران از اطراف و اكناف عالم از آن استفاده مي‌كنند.

روزانه حدود هشتاد محقق در اين آرشيوها به تحقيق مي‌پردازند و صدوبيست نفر ديگر از كتابخانه واتيكان استفاده مي‌كنند. اسناد موجود در آرشيوهاي واتيكان توسط اسقفها، كشيشها، راهبها و مردم غيرروحاني، زنان، كليساهاي محلي و فرستادگان پاپ در حوزه‌هاي اسقفي گردآوري شد. اين اسناد حاوي اطلاعاتي كليسايي، تاريخي، اجتماعي، فرهنگي، اقتصادي و سياسي است.

اسناد آرشيوي حقايق بسياري را براي ما روشن مي‌كند كه ذيلاً به اهم آن اشاره مي‌شود:

1. طرز مكاتبات اداري و ترتيب مثبت و ضبط نامه‌ها و احكام و دستورات. دانستن طرز مكاتبات اداري و ساير ويژگي‌هاي مربوط به آن، پرده از روي بسياري از ابهامات برمي‌دارد. با دانستن اينكه مثلاً در دوره اشكانيان و يا افشاريه طرز مكاتبات اداري چگونه بوده است در بازخواني و بازشناسي اسناد كمك موثري است. شيوه نگارش نامه‌ها و نحوه نگهداري آنها نيز اهميت مشابهي داشته است.
2. اصطلاحات اداري، ديواني، سياسي، اجتماعي، مالي و تحول آنها. هر دوره تاريخي براي خود اصطلاحات خاصي دارد. بازشناسي اين اصطلاحات در ابعاد گوناگون راه را براي پژوهشهاي بعدي هموار مي‌سازد.
3. ترتيب قباله‌نويسي و نحوه تهيه اسناد قضايي و مالي در دوره‌هاي گذشته. سنتها و آداب و رسوم اجتماعي مانند ازدواج و طلاق، نحوه تهيه اسناد حقوقي و قضايي و نحوه برخورد با مسائل قضايي از طريق بررسي اسناد تاريخي روشن مي‌شود.
4. وضع اقتصادي و مالي كشور و مردم. از طريق بازشناسي اسناد، وضعيت اقتصادي دولتها، كيفيت معيشتي مردم، ميزان رفاه و يا عدم آن، انواع ماليات‌هايي كه مردم مي‌پرداخته‌اند و يا نحوه وصول آن، وضعيت داد و ستد و امور تجاري، پول رايج، صادرات و واردات، بازرگاني داخلي و خارجي، وضعيت صنعت و كشاورزي، نحوه پرداخت مواجب و واگذاري اقطاعات و امثال آن معلوم مي‌شود.
5. طرز رفتار كاركنان و ماموران دولتي با مردم. اسناد گواه صادقي بر چگونگي برخورد و ارتباط كارگزاران دولتي با مردم است. از اين طريق ميزان تمكين، علاقه‌مندي و يا تنفر مردم از كارگزاران دولتي و يا حكام محلي روشن مي‌شود.
6. مسائل گوناگون اجتماعي. از طريق بررسي اسناد مي‌توان مسائل مختلف اجتماعي از جمله ميزان مشاركت مردم در امور خيريه و عام‌المنفعه مثل وقف، نذورات، احداث اماكن عمومي در دوره‌هاي مختلف تاريخي را معلوم نمود.
7. روشن شدن نكات جغرافيايي مسائل جغرافيايي و دلبستگي‌هاي سرزميني براي دولتها و كشورهاست و گاه اختلافات داخلي، قبيلگي، طايفه‌اي بر سر مالكيت زمين يا اب و امثال آن است. علاوه بر آن، تحول و يا تغيير نام‌هاي جغرافيايي در سطح بين‌المللي و داخلي كاربرد وسيع دارد. بسياري از اماكن جغرافيايي در گذشته بوده كه اينك فقط نامي از آنها باقي مانده است و دانستن دقيق سابقه تاريخي اين قبيل واژه‌ها در پژوهش‌هاي جغرافياي تاريخي بسيار موثر است. جنگ‌هاي جهاني اول و دوم و تكه تكه شدن بسياري از سرزمينها و تحت قيوميت درآمدن برخي از آنها به وسيله استعمارگران اروپايي و غير آن و كسب استقلال عده‌اي از آنها و ادامه مبارزات پاره‌اي ديگر نمونه‌هاي خوبي است در اين مورد كه اسناد تاريخي بزرگترين دليل حقانيت آنها در اثبات ادعاهاست.
8. كشف خلقيات، آداب و رسوم و چگونگي تحولات فكري مردم. با مطالعه اسناد و مدارك تاريخي، مي‌توان به نحوه تحولات فكري مردم، ميزان حق‌طلبي، عدالتخواهي، و يا برعكس ضعف، سستي و زبوني آنان پي برد. ملتهايي كه داراي اجدادي مقاوم، سختكوش، استوار در برابر حوادث باشند طبعاً با ملتهايي با خصوصيات مغاير آن متفاوت است. دانستن و كشف اين مسائل تأثيرات زيادي برخلق، منش و روش نسلهاي بعدي دارد.
9. تطور و تكامل خط فارسي. هر ملتي از طريق بررسي اسناد مي‌تواند به تاريخ زبان خود اطلاع حاصل كند. علاقه‌مندي به زبان، همچون علاقه‌مندي به سرزمين مورد علاقه همه ملتهاي جهان بوده و هست. با بررسي اسناد تاريخي، تحول و تطور زبان بخوبي روشن مي‌شود به عنوان مثال تاريخ زبان فارسي، اشتراك و يا رويارويي آن با ديگر زبان‌ها همواره مورد علاقه ملت ايران بوده است.
10. تحول، تطور فن نويسندگي و انشا. بحث ادبيات و توجه به ارزشهاي ادبي غير از بحث خط و زبان است. سرنوشت و تاريخ ملتي بستگي تام به وجود و ظهور، ادبا، شعرا و نويسندگان دارد. آشنايي با سبكهاي مختلف ادبي در طول تاريخ حيات يك ملت پرده از روي بسياري از مشكلات تاريخي مي‌گشايد.
11. بررسي مهرها، طغراها، توقعيها، دستخطها، امضاها و توشيحهاي پادشاهان و امرا و اولياي امور. نقش مهر و مهرشناسي و موارد وابسته به آن از اهميت ويژه‌اي
12.                                                          هنر نيز حاوي ارزشهاي فراواني است. رنگ، تذهيب خط، كاغذ و امور وابسته به آن در اعصار و دوران‌هاي مختلف بيانگر ذوق و ميزان علاقه‌مندي مردم به هنر و جلوه‌هاي خاص آن است.
13. بررسي موارد فوق‌الذكر از طريق بررسي آرشيوهاي فيلم، عكس، نقاشي، پوستر، سينما، صفحه و مانند آن. مواد ديداري – شنيداري با پيشرفت و گسترش تكنولوژي به عنوان يكي از مهمترين اسناد محسوب مي‌شود. توجه به ويژگي‌هاي خاص آن از نظر نگهداري و حفاظت موجب حف اطلاعات بسيار ارزشمند تاريخي است.

ارزش كاربردي اسناد آرشيوي

از نظر علمي. اسناد در پژوهشهاي علمي مي‌تواند بيانگر بسياري از واقعيات تاريخي باشد. در مذاكرات علمي در بيان امتيازات و افتخارات علمي و تقدم و تاخر وقايع، اسناد تاريخي روشن‌كننده و رافع ابهام خواهند بود.

براي مثال اسناد پزشكي مي‌تواند در شناخت بيماريها و روش معالجه كمك موثري باشد. تحقيقات پزشكي بدون استفاده از اسناد پزشكي امكان‌پذير نيست. همچنين اسناد كشاورزي، در شناخت نوع آفات گياهي و روشهاي مبارزه با آفتها نقش بسيار حساسي دارد.

در سال 1900 فرانسه و بريتانياي كبير، ايالات متحده، عملاً تنها كشورهاي تهيه‌كننده فيلم بودند. در فاصله سالهاي 1920 – 1930 كه دوره خاص سينماي صامت است آمريكا با توليد 700 – 800 فيلم با متراژ بالا در حدود سال 1925 آلمان با 200 فيلم، شوروي با 100 تا فيلم، ژاپن با 800 فيلم و هند با 200 فيلم از ديگر كشورها جلو بودند.

از نظر سياسي و حقوقي حل اختلافات در مناقشات سياسي از مسائل بسيار مهم است. در كتاب اسناد خليج فارس به 25 سند در مورد كاربرد واژه فارس براي خليج فارس اشاره شده است. (اسناد خليج فارس؛ مقدمه). مجموعه‌ اسناد و روابط ايران و عثماني كه به وسيله وزارت امور خارجه ايران چاپ و منتشر شده حاوي اطلاعات حقوقي و سياسي بين دو كشور ايران و عثماني است.

از نظر اجتماعي و فرهنگي. اسناد نشان‌دهنده نحوه ارتباطات فرهنگي، تقابل مردم و دولت و يا برعكس وحدت دولت و ملت است. اسناد خاطرات ناصرالدين شاه و سفرهاي سه‌گانه او به اروپا. (ر.ك:سفرنامه ناصرالدين شاه؛ سفرهاي اول تا سوم) مملو از شواهد و حكايتهايي درباره شيوه زندگي و بعضاً خلق و خوي مردم آن زمان كاربرد لغات عاميانه و ادبي و آداب و رسوم سلطاني است.

علاوه بر آنچه گفته شد اسناد از نظر هنري، مذهبي و آموزشي قابل توجه‌اند.

نمونه‌هايي از اسناد آرشيوي

در اينجا به درج نمونه‌هايي از اسناد آرشيوي مي‌پردازيم كه از نظر تاريخي و يا از نظر ادبي و نگارشي داراي ارزش و اهميت است:

نمونه اول: سندي آموزشي است درخصوص استخدام استاد از آلمان براي تدريس داروسازي.

نمونه دوم: سندي آموزشي است مربوط به درخواست تاسيس مدرسه‌اي براي كليميان در محمره (خرمشهر)

نمونه سوم: سندي آموزشي است درخصوص گزارش حضور و غياب اساتيد دارالفنون.

نمونه چهارم: سندي اقتصادي- سياسي است مربوط به غارت اسناد و آثار باستاني ايران.

نمونه پنجم: سندي سياسي است مربوط به وضعيت انتخابات.

نمونه ششم: سندي فرهنگي و مطبوعاتي است درخصوص جلوگيري از انتشار روزنامه‌هاي پرخاش و خرد در اصفهان.

نمونه هفتم: سندي اقتصادي است مربوط به احتكار غله در زنجان.

درباره دكتر شريعتي.

نمونه نهم: سندي نظامي است درباره تعيين دستجات قشون و روانه كردن آنها (ناخوانا بودن سند و استفاده از خط سياق قابل توجه است)

نمونه دهم: سندي سياسي – آموزشي مربوط به درخواست خانمي براي حضور در ايران (حواشي شلوغ آن قابل توجه است)

تاريخچه آرشيو

آرشيو در فيلم

در بسياري از ادوار تاريخ الفاظي چون خزانه و خزينه براي مركز اسناد و آرشيو به كار رفته است. بنابراين آرشيو پديده‌اي جديد نيست و اگرچه امروزه گستره و كاربردي وسيعتر از گذشته پيدا كرده است اما از زماني كه حكومتها و دولتها در تاريخ نام و نشاني يافتند آرشيو هم وجود داشته است. بدون شك حكومتهاي بزرگي چون حكومتهاي ايران و يونان قديم باتوجه به سيطره و نفوذشان و مناسبات سياسي، تجاري و نظامي با ديگر حكومتها نمي‌توانستند فاقد آرشيو و مركز اسناد باشند. بسياري از اسناد و مدارك همانهايي هستند كه بر روي لوحهاي گلي يا پاپيروس نوشته شده‌اند. باستانشناسان در زمينه دستيابي به اين اسناد نقش عمده‌اي داشته‌اند، اگرچه با تقسيم و توزيع آنها در موزه‌ها موجب پراكندگي اسناد شده‌اند.

تاريخچه آرشيوها به زمان پيدايش خط برمي‌گردد. در نتيجه حفاريهايي كه در نقاط مختلف انجام شده هزاران لوح كشف شده كه مدارك مربوط سه نوع آرشيو را در اختيار ما گذاشته است: آرشيوهاي سلطنتي، آرشيوهاي معابد و آرشيوهاي خصوصي. نمونه آرشيوهاي سلطنتي، آرشيوهاي پادشاهان آشور و سومريان است و مويد اين است كه در 3500 سال قبل از ميلاد مسيح (يعني قبل از نوح پيغمبر) در جهان آرشيو وجود داشته است (روشهاي پژوهش در تاريخ، ج 3، ص 381 – 429)

در بين آرشيوهاي سه‌گانه در گذشته دونوع آرشيو مهم وجود داشته است:‌ آرشيو شاهان و سلاطين كه شامل مكاتبات، عهدنامه‌ها، گزارش‌هاي اداري ماموران شاه در ايالتهاي مختلف، نامه‌هاي دريافت شده از پادشاه و خانواده او، متن قراردادها، فهرست ديون، فهرست درآمدها و هزينه‌ها بود. آرشيو ديگر كه به موازات آرشيو اول و مربوط به معابد است در بيشتر موارد حاوي اسناد و مدارك مالي اقتصادي است.

امروز ديگر مسلم است كه دولتهاي باستاني داراي آرشيوهاي منظم و معتبري بوده‌اند و اسناد و نوشته‌هاي مربوط به تاريخ خود را در مخازني مطمئن نگهداري مي‌كرده‌اند. چنانكه بايگاني‌هاي مصريان در معابد و اسناد قوم بني‌اسرائيل در معبد اورشليم نگهداري مي‌شد. آرشيو پادشاهان آشور كه به وسيله لايارد در كاخ آشور بني‌بعل در شهر نينوا كشف شد، شامل مقدار بسياري لوحهاي گلين بود كه به خط ميخي آشوري مربوط به ميانه سده هفتم پيش از ميلاد روي آن نوشته بودند. مطالب اين لوحها عبارت از دستورات و فرمانهاي دولتي، احكام قضايي، قراردادها و اسناد خصوصي بود.

اطلاعاتي كه از عهد باستان در دست است مربوط به كتيبه‌هاست. متون اصلي و مهم قانون اساسي، فرامين، شرح كارهاي مهم صاحب‌منصبان با اعضاي بلديه‌ها در واقع همان حكم آرشيوهاي امروزي را دارند. فرمان بزرگ حمورابي از آن جمله است.

حوادث مختلف موجب از بين رفتن اسناد شده است. هنگامي كه گل‌ها در 39 سال پيش از ميلاد روم را آتش زدند، بسياري از اسناد تاريخي را نابود كردند و از آن پس نيروي تخيل ميهن‌پرستانه مناط شرح پيدايي روم شد (تاريخ تمدن؛ ج 7، ص 20)

در كاخ شاهان ماري واقع در تل حريري نيز بيست هزار لوح به خط ميخي به دست آمده كه قسمت اعظم آن در موزه لوور پاريس نگهداري مي‌شود. اين آرشيوها، آرشيوهاي سياسي و اقتصادي است كه مربوط به سالهاي 1949 تا 1994 پيش از ميلاد است. امپراتوري «هيت» چندين هزار لوحه از خشت پخته دارد (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 16 – 18)

دولتشهرهاي يونان نيز براي نگهداري اسناد خود مراكزي به نام آرشيگون يا آركئون داشته‌اند. در يونان قديم معبد دلف وجود داشته است. در آتن، هر دادگاه و معبد براي خود آرشيوي داشته است. آرشيو انجمن قضات در معبد مي‌نرو نگهداري مي‌شد. سده سوم پيش از ميلاد يك آرشيو بزرگ دولتي و مركزي در يونان بوده است كه در آن زمان كليه مردم حق استفاده و رونوشت‌برداري از آرشيو و اسناد را داشته‌اند. (همان؛ ص 19)

روميها آرشيوهاي دولتي و خصوصي به نام تبولاريوم داشتند كه متاسفانه از آنها چيزي به دست ما نرسيده است. هزاران پاپيروي يوناني، رومي و بيزانيسي در شنزارهاي مصر به دست آمده كه به آرشيوهاي شهرداري، معابد و يا به افراد تعلق دارند (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 385 – 386)

جمهوري روم نيز آرشيوي در سده چهارم قبل از ميلاد در زيرزمين معبد ساتورن داشته است. در بعضي از شهرهاي ديگر مخازن اسناد وجود داشته است. خانواده‌هاي اشراف و اعيان، آرشيوهاي سلطنتي داشته‌اند. مصر هم آرشيوهاي غني داشته است. آنها روي پاپيروس مي‌نوشتند و مسائل حقوقي، اداري، قضايي و اقتصادي آنها در معابد آفروديت و ادفو موجود است (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 19 – 20)

اسنادي كه از دوره قرون وسطاي عليا به طور مستقيم و نه از طريق يافته‌هاي باستانشناسي به دست ما رسيده عبارتند از: پاپيروسهاي بسيار ارزشمند كليساي راونا، آثار و بقاياي اسكرينيوم (واژه‌اي لاتيني كه در عهد باستان در دوره امپراتوري روم بويژه در دوران انحطاط اين امپراتوري به معني بايگاني و ادارات رسمي بوده است) اسناد داراي پاپ در قصر لاتران (قصري متعلق به دوران روم قديم كه مدت ده قرن محل سكونت پاپ بوده است) و احكام سلاطين سلسله مروونژين كه بر پاپيروس نوشته شده‌اند (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 387)

آرشيو در قرون جديد (اروپا)

در قرن دوازدهم ميلادي، بايگاني مفهوم تازه‌اي پيدا كرد و آرشيوها به وجود آمدند و تا قرن شانزدهم در سراسر اروپا توسعه يافتند. در اين آرشيوها (مخازن احكام) تنها اسنادي كه ارزش دائمي داشتند و لازم بود در آينده باقي بمانند به شيوه‌اي اصولي تنظيم، طبقه‌بندي و نگهداري مي‌شدند و اسناد كم‌ارزش و موقتي خيلي زود معدوم مي‌شدند (همانجا).

در فرانسه، اسناد و مداركي از قرون وسطي در ديرها و كليساها وجود داشت. پادشاهان در سفرها اسناد را با خود حمل مي‌كردند. داستان زير در تاريخ و اهميت آرشيو جالب توجه است:

در سال 1194 فيليپ اگوست شاه، اسناد خزانه خود را در جنگ «فرتوال» در منطقه واندوم گم كرد. تاريخ‌نويسان ماجرا را چنين نقل كرده‌اند كه شاه در اوج لحظات كارزار و در شور و غوغاي درگيري ناكهان متوجه شد تمام ظروف گرانبها و صندوق حامل مدارك مالي و اداري و همچنين مهر پادشاهي يكجا ناپديد شده است. از اين تاريخ به بعد شاه همراه خود بجز صفحات پوست نوشته چيزي حمل نمي‌كرد. از اين تاريخ به بعد درس گرفتتند كه اسناد و مدارك را در جايي امن و مطمئن گذارده و به همراه خود به ميدان جنگ نبرند. در ابتدا آنها را در موزه «لوور» و سپس در برج «سن شاپل» نگهداري كردند.

فيليپ پل به اين حقيقت پي برد كه بدون سازمان آرشيوي نمي‌توان حكومت را اداره كرد. او در سال 1307 ميلادي يكي از كارداران ارشد خود به نام «پيراتامپ» را مامور كرد تا تمامي نقشه‌هاي مهم و قانون‌هاي مدون گرانقيمت را طبقه‌كندي كند. (ارشيو ملي فرانسه؛ ص 3 – 5)

درواقع مي‌توان گفت كه آغاز حركت تشكيل سازمان اسناد سلطنتي به اين زمان برمي‌گردد و همان‌طور كه اشاره شد قسمتي از برج «لوور» به گنجينه اسناد اختصاص يافت. پادشاهان سيسيل به جمع‌آوري اسناد پرداختند. تا سده چهاردهم، آرشيوها فقط اسناد اقتصادي، سياسي، مالي و خصوصي را نگهداري مي‌كردند ولي از سده چهاردهم به بعد اسناد و مدارك محاضر قانوني هم به آن اضافه شد (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 20 – 22)

شهرهاي بزرگ، بويژه دولتشهرهاي منطقه مديترانه و شهرهاي تجاري شمال غربي اروپا، به تشكيل آرشيو و ثبت مجموعه اسناد و مدارك همت گماشتند. در قرن چهاردهم و با توسعه و افزايش و قدرت مقامات مركزي و تمايز ميان سازمانهاي اداري، مخازن فراواني به وجود آمد و فهرستهايي براي آنها تهيه شد.

«قرن شانزدهم بويژه اواسط و نيمه دوم اين قرن در تاريخ آرشيوها داراي اهميت خاصي است. دراين زمان آرشيوهاي دولتي شكل گرفت. البته اين فكر از همان آغاز قرن شانزدهم در اروپا وجود داشت اما اولين تجربه در اين زمينه در اتريش انجام گرفت» (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 391)

برخي در گسترش فرهنگ آرشيوي دو عامل زير را مطرح كرده‌اند:

1. وجود واحدهايي مخصوص اين كار در سازمانهاي اداري و دولتي
2. توجه دانشمندان و محققان به پژوهش

گفتني است با اقدام صدراعظم لويي چهاردهم در تشكيل «مجمع تحقيقات تاريخي» كه كليه دستورها و فرمانهاي پادشاهان فرانسه را انتشار مي‌داد، آرشيو مفهوم تاريخي» كه كليه دستورها و فرمانهاي پادشاهان فرانسه را انتشار مي‌داد، آرشيو مفهوم واقعي خود را در اذهان عمومي بازيافت.

اولين آرشيو ملي ويژه قراردادها «آرشيويو پابليكو دي كونتراتي» در سال 1568 در شهر فلورانس به وجود آمد. همچنين به منظور بايگاني اسناد وزارتخانه‌ها در سال 1587 در كشور انگلستان اداره اسناد دولتي تاسيس شد (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 393)

«هدف از تاسيس آرشيوهاي دولتي كه همچنان تا اواخر قرن هجدهم گسترش مي‌يافت اين بود كه وسيله‌اي موثر براي حمل و فصل امور در اختيار حاكم قرار دهد؛ بدين جهت آرشيوها جنبه محرمانه داشتند و تاكيد شده بود كه اسناد بدون اجازه پادشاه به هيچ وجه نبايد در اختيار كسي قرار گيرد (و اين قانون شامل حال وزرا هم مي‌شد) به طوري كه در قرن هفدهم يكي از سرپرستان آرشيوهاي پاپ از وظيفه خود تخطي كرد و به حبس با اعمال شاقه محكوم شد. (همان؛ ج 3، ص 392)

اصلاح و تجديدنظر در شيوه كار اداري در برلن، مونيخ و اشتوتگارت موجب پيدايش دگرگوني‌هاي عميقي در مفهوم كار اداري و تنظيم و سازماندهي آرشيوها در سراسر اروپا گرديد كه تا به امروز دوام يافته است. درواقع اجراي سيستم ثبت نامه‌ها در سراسر اروپا گرديد كه تا به امروز دوام يافته است. درواقع اجراي سيستم ثبت نامه‌ها در سراسر اروپاي مركزي و شرقي اجباري شد. در اين سيستم براي هر موضوع پرونده‌اي تشكيل مي‌شد: در اين پرونده كليه نامه‌هاي دريافتي و پيش‌نويس نامه‌هاي ارسالي مربوط به آن موضوع به ترتيب تاريخ تنظيم و معمولاً پشت سر هم در پوشه‌اي بهم يكديگر الصاق مي‌شد.

در اواسط قران هجدهم كار بايگاني اسناد و مدارك در مخازن بزرگ آرشيوهاي دولتي وارد مرحله جديدي شد. در سراسر اين مدت يعني از دوران رنسانس تا انقلاب فرانسه روزبه‌روز بر اهميت آرشيوها از نظر سياسي افزوده مي‌شد.

در قرن هفدهم به هزينه حكمرانان و سلاطين، جنگي واقعي با حربه احكام و اسناد ميان محققان به وجود آمد. سياست لويي چهاردهم معروف به اتاق شوراها براساس بهر‌ه‌برداري وسيع و تا حدي مبالغه‌آميز از آرشيوها شكل گرفته بود. بدين معني كه آرشيوها به عنوان وسيله‌اي دفاعي در خدمت سياست قرار گرفت.

حتي مقرراتي وضع شده بود كه به موجب آن دولت مي‌توانست نسبت به اسناد عمومي، حق تملك و يا در خريد حق تقدم داشته باشد. همچنين قانوني وضع شد كه سياستمداران و ساير خدمتگزاران مهم شاه را ملزم مي‌كرد كه پس از كناره‌گيري از شغل خود كليه اسناد و مداركي را كه در اختيار داشتند به آرشيوها تحويل دهند. ضمناً در اين قانون پيش‌بيني شده بود كه درصورت فوت اين اشخاص اسناد نبايد نزد وارثان آنها باقي بماند.

درواقع در اين هنگام خط‌مشي اصلي بايگانيها روشن شده بود. اولين رساله كوتاه درباره بايگاني اسناد را ژاكوب فن رامينگتن در سال 1571 نوشت. پيدايش علم ديپلماتيك و نيز بررسي اسناد به شيوه علمي را به روحانيون فرقه بنديكتن نسبت مي‌دهند. (همان؛ ج 3، ص 394 – 396)

بروز انقلاب در كشور فرانسه با از ميان برداشتن نهادهاي قديمي امكان تمركز آرشيوها را به شيوه‌اي مدرن فراهم آورد. مجموع بايگاني‌هاي سياسي، اداري، فئودال و مذهبي در يك محل گردآوري مي‌شد به طوري كه از مقياس آرشيوهاي دولتي تجاوز كرد و آرشيو ملي شكل گرفت. اين اقدام فرانسه از نكات مثبت در تاريخ آرشيو است اگرچه بسياري از اسناد به عناوين مختلف نابود شدند. در اين راستا تنها مي‌توان به قوانين روسيه شوروي درباره آرشيوها اشاره كرد كه در سال 1918 آرشيوهاي خود را به شيوه‌اي علمي منتظم كردند. انقلاب فرانسه باعث شد كه علاوه بر تاسيس آرشيوهاي ملي در پاريس در هر دپارتمان و هر بخش از كشور فرانسه اولين شبكه آرشيوهاي

تاسيس اكل دشارت در سال 1821 در پاريس و تجديد سازمان قطعي آن به سال 1829 و انتخاب سرپرست مركز اسناد از فارغ‌التحصيلان اين مدرسه كه از سال 1846 در قانون پيش‌بيني شده و از سال 1850 اجباري اعلام شده بود آنگاه تاسيس «انستيتوي تحقيقات تاريخي اتريش» در وين به همت فن سيكل به سال 1854 ايجاد «مدرسه علوم پالئوگرافي و ديپلماتيك» به سال 1856 در مادريد با ياري و مساعدت «آكادمي تاريخ» و بالاخره تاسيس «مدرسه علوم پالئوگرافي و ديپلماتيك» در فلورانس به همت بونائيني به سال 1857، خط‌مشي قطعي آرشيوها را تعيين و مشخص كرد. از اين پس اداره امور آرشيوها زيرنظر مورخاني قرار گرفت كه در عين حال متخصص در امور آرشيوها و عموماً قرون وسطي‌شناس بودند و موسسه‌هاي فوق به صورت آزمايشگاه علم تاريخ درآمدند.

پژوهشگران اين نسل آثار قابل تحسيني را به انجام رسانيدند كه اساساً بر تهيه فهرستانهاي مخازن اسناد تاريخي و نيز انتشار مهمترين اسناد درباره تاريخ كشور مورد نظر تكيه داشت ... بتدريج در زمينه آرشيوها، اصولي قاطع و قوانيني دقيق شكل گرفت كه حاصل تجربيات گذشته و متكي بر اصل «احترام به مخازن» بود. اين اصل كه در سال 1841 طي بخشنامه‌اي وزارتي به متصديان امور آرشيوها ابلاغ شد اساس دانش بايگاني اسناد را در دوران معاصر تشكيل مي‌دهد. بنابراين اصل هر مخزن اسناد يعني مجموعه آرشيوهاي يك مؤسسه بايد واحدي مستقل باشد و به هيچ بهانه با مخازن ديگر مؤسسه‌ها مشتبه نشود؛ زيرا اين آرشيوها تنها وسيله‌اي است كه مي‌توان با آن به طرز كار مؤسسه موردنظر پي برد و از اسناد آن سود جست ... از آن به بعد دانش بايگاني اسناد تحول بسيار يافت و در حال حاضر مفهومي كه از آرشيو در ذهن داريم با استنباطي كه نسلهاي پيش از آن داشتند بسيار متفاوت است. (همان؛ ج 3، ص 399 – 401)

در گذشته تنها كشورهاي قديمي داراي آرشيوهاي مركزي يا حكومتي بودند. اما در حال حاضر نمي‌توان هيچ حكومت جديد را بدون شبكه‌اي از آرشيوهايي سازمان يافته در ذهن مجسم كرد، انبوه نامه‌هاي اداري در اين آرشيوها گردآوري، طبقه‌بندي و بايگاني مي‌شود تا در موقع مناسب در اختيار مقامات دولتي قرار گيرد. استفاده از آرشيوها براي مردم نيز تابع شرايطي بوده و هست. مساله حفظ حرمت اشخاص و رعايت اصل ايمني در اسناد ايجاب مي‌كند كه شرايط خاصي در نحوه ارائه اسناد به عموم اعمال شود.

در فرانسه پس از گذشت 30 سال از عمر اسناد مي‌توان آن را در اختيار عموم گذاشت. موارد استثنا عبارتند از: اسنادي كه با زندگي خصوصي افراد يا امنيت ملي مربوط مي‌شود كه پس از 60 سال اجازه عرضه به عموم مي‌يابند و اسناد قضايي، ثبت اسناد، امور شهري دولت و مانند آن كه مربوط به زندگي شخصي افراد باشد پس از 100 سال و اسناد پرونده شخصيت‌ها پس از 120 سال و اسنادي كه حاوي اطلاعات پزشكي در مورد اشخاص است پس از گذشت 150 سال در معرض استفاده عمومي قرار مي‌گيرند. (آرشيو ملي فرانسه، ص 17 – 18)

تاريخ و منابع موجود درباره آرشيو و تشكيلات اداري در پاره‌اي از كشورهاي اسلامي

قبل از بحث درباره آرشيو در ايران لازم است به آرشيو و تشكيلات اداري در تركيه كه درواقع آرشيو در امپراتوري عثماني است و نيز بعضي مناطق ديگر اسلامي اشاره شود.

تاريخ آرشيو تركيه به دوران تركهاي آسياي ميانه باز‌مي‌گردد. به اعتقاد ملت تركيه، تركهاي ايغور در قرون وسطي از متمدنترين مردم زمان خود بوده‌اند. كتابخانه‌هاي معتبر، مؤسسات اداري و رسمي، دفاتر ثبت اسناد، دادگاه‌هاي طرح دعاوي و نظام بايگاني براي نگهداري مراسلات رسمي وجود داشته و سنت حفظ اسناد از زمان سلجوقيان آناتولي تا حكومت عثمانيها رواج داشته است. اسناد حكومت عثماني حاوي اسناد اداري است كه با ترتيب خاصي حفظ شده است. اجداد ترك آرشيو را «خزانه اسناد» مي‌گفتند و هم‌اكنون در تركيه به آن خزانه اوراق مي‌گويند. امپراتوران عثماني به مدت شش قرن بر حوزه جغرافيايي وسيع و مردمان مختلف حكومت داشته است. اسناد تاريخي بيشماري مربوط به شبه جزيزه بالكان، كشورهاي حوزه مديترانه و شمال آفريقا و كشورهاي عربي در آرشيو تركيه وجود دارد. مركز اسناد تركيه حاوي اطلاعات بسيار ذي‌قيمتي براي پژوهشهاي تاريخي، بويژه تاريخ خلافت عثماني و ملل مسلمان است (آرشيو تركيه، شماره 37)

درباره تشكيلات اداري حكومت عثماني مي‌توان به سلسله كتبي با عنوان قانون‌نامه مراجعه كرد. (سازمان اداري حكومت صفوي؛ مقدمه)

درباره تشكيلات اداري كشور مصر چندين رساله ممتاز موجود است كه از آن جمله مي‌توان به كتاب تعريف بالمصطلح‌الشريف تاليف عماري (پس از سال 740 هجري) و دائره‌المعارف بسيار غني و جامع صبح‌الاعشي في صناعه‌الانشاء قلقشندي (متوفاي 830 هجري) اشاره كرد. قلقشندي كه خود يكي از مسئولان حكومتي و به تعبير رايج امروز رئيس دفتر تشكيلات حكومتي وقت بوده در كتاب بزرگ خويش علاوه بر توجه به بسياري از نكات علمي، ادبي، تاريخي و جغرافيايي – كه يك مسئول ارشد حكومتي در مقام دبيري حكومت بايد بداند – به تشكيلات موجود آن زمان روش نگارش براي مقامات در سطوح گوناگون و به مناسبت‌هاي گوناگون و ذكر القاب و مناصب پرداخته است.

درخصوص تشكيلات حكومت گوركانيان هند، كتاب آيين اكبري تاليف ابوالفضل علامي كه به دقت و تفضيل تدوين گشته و خود قسمت سوم كتاب اكبرنامه است وجود دارد.

درباره ايران سياست‌نامه منسوب به خواجه نظام‌الملك گوياي سياست و آداب ملك‌داري است ولي مبين تشكيلات واقعي اداري دولت سلجوقي نيست و يا رساله مختصر خواجه نصرالدين طوسي در باب ماليات بسيار ارزنده و ممتاز است؛ اما دامنه بحث و موضوع آن محدود است و حاوي هيچگونه آمار و ارقام نيست. جامع‌التواريخ رشيدالدين فضل‌الله دورنمايي از اصلاحات غازان‌خاني است ولي از دواير و عوايد و حقوقات و امثال آن بحثي نمي‌كند. نزهه‌القلوب حمدالله مستوفي (تاليف 740 هـ.ق) در مقام مقايسه با جامع‌التواريخ مختصات و امتيازاتي دارد زيرا در آن به تقسيمات جغرافيايي و مالياتها و عوايد دولتي و وضع اقتصادي كشور توجه مي‌كند. منابعي چون التوسل الي الترسل و بويژه دستورالكاتب في تعين‌المراتب از محمدبن هندوشاه بيشتر به سبكهاي منشيانه مي‌پردازند بنابراين كمتر به بيان وقايع و تشكيلات و سازمان اداري

در اين بين از معدود كتابهايي كه به طور اختصاصي درباره سازمان و تشكيلات حكومتي بحث دارد كتاب گرانبهاي تذكره‌الملوك ابوالفضل بيهقي است كه در سال 1943 در كمبريج انگلستان چاپ و منتشر شده است. متن كتاب تذكره‌الملوك از تشكيلات اداري و دربار و طبقات و مشاغل و مناصب و عوايد دوران صفويه سخن مي‌گويد و حاوي اطلاعاتي درباره حكام و ولاه و سرحدداران آن زمان و ميزان درآمد و نيروي لشكري آنان است و ظاهراً به دستور اشراف افغان و به دست كسي كه خود از مباني تشكيلات اداري دولت صفوي آگاهي داشته نوشته شده است. علاوه بر آن تعليقات فاضلانه خاورشناس مينورسكي و انتشار آن با عنوان سازمان اداري حكومت صفوي اين اثر را كاملتر كرده است. تحقيقات و تعليقات مينورسكي و شرح و بسط اصطلاحات، القاب و مناصب و مشاغل، آن را به عنوان كتابي مستقل در تشكيلات اداري حكومت صفوي مطرح ساخته است. (همانجا)

آرشيو در ايران

آرشيو در ايران از ديرباز مورد توجه بوده و اداره حكومتهاي بزرگي چون حكومت هخامنشيان، اشكانيان و ساسانيان مطمئناً نيازمند مكاتبات و اسناد اداري بوده است. چنانكه تورات از وجود خزانه پادشاه ايران كه در آن اسناد نگهداري مي‌شد خبر مي‌دهد. در كتاب عزرا از زبان يهوديان به داريوش چنين مي‌گويد:

«پس اگر پادشاه مصلحت بداند، در خزانه پادشاه كه در بابل است تفحص كنند كه آيا چنين است يا نه كه فرماني از كوروش پادشاه صادر شده بود ....»

و نيز در همان كتاب آمده است:

«آنگاه داريوش پادشاه فرمان داد تا در كتابخانه بابل كه خزانه‌ها در آن موضوع بود تفحص كردند. در قصر احمتا كه در ولايت ماديان است طوماري يافت شد و تذكره در آن بدين مضمون مكتوب بود ...»

درهرحال، هم در دوره هخامنشيان و هم در دوره اشكانيان، آرشيو كه آن را خزانه مي‌ناميدند وجود داشته است. احكام براي ولايات فرستاده مي‌شد و ولايات نيز گزارش كتبي به مركز مي‌فرستادند. گزارشها در يك جا متمركز و مكتوب مي‌شد تا در هنگام ضرورت از آن استفاده كنند. تحقيقات ام.اي ماسن باستانشناس روسي نشان مي‌دهد كه وي در شهر نسا واقع در 18 كيلومتري شمال غربي عشق‌آباد، دو هزار و پانصد سند مربوط به دوره اشكاني كشف كرده است (مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي؛ ص 28 – 30)

ساسانيان نيز همانند پيشينيان خود آرشيو داشته‌اند. آرشيو اسناد سغدي كوه مغ به دست آمده در شهر پنج‌كند شامل مكاتبات سياسي، گزارشها، اسناد قضايي، صورتحسابهاي مالي و مالياتي و مانند آن است و مربوط به قرون پنجم و ششم مقارن سلطنت ساسانيان است. ساسانيان مسائل و گزارشهاي كشوري خود را در مجموعه‌هايي به نام سالنامه تدوين مي‌كرده‌اند و نگاهباناني براي نگهداري اين سالنامه‌ها داشته‌اند. (همان؛ ص 30)

بعد از ساسانيان نگهداري سلطانيات و ديوانيات به راهنمايي وزرا و دبيران ايراني در دستگاه خلافت مرسوم شد و در اين دوره اسناد را در محلهايي به نام خزانه نگهداري مي‌كردند. خزانه اسناد جزء ديوان رسائل بود. در دوره غزنويان به خزانه اسناد «خزانه حجت» و رئيس آن را ديوانبان گفتند (همان؛ ص 31) غزنويان ظاهراً در سفرها مدارك و اسناد را با خود همراه مي‌بردند، زيرا آنان پايتخت ثابتي نداشتند و همواره در سفر بودند. در دوره‌هاي سلجوقيان و خوارزمشاهيان نيز وضع چنين بوده است.

«شيوه ايرانيان در نگهداري اسناد ديواني، بعدها چنان گسترش يافت كه پس از سلطه اعراب و مغولان و تركها بر ايران، روش متداول و معمول حكومتها گرديد. اين اقوام، شيوه ايرانيان را در حفظ و نگهداري اسناد در سرزمين‌هاي خود نيز به كار بردند.

در دوره صفويه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالي و احكام و نشانه‌ها و نامه‌ها و اسناد در دفاتر خصوصي ثبت مي‌شد. محل نگهداري اين دفترها كه اسناد دفترخانه ديوان اعلام نام داشت ظاهراً عمارت چهلستون بود. در دوره قاجار از زمان فتحعلي‌ شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمانها در دربار نگهداري مي‌شد و آرشيو جزء اداره بيوتات به شمار مي‌رفت. از زمان ناصرالدين شاه علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در  وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزايوسف خان بايگاني كشورهاي اروپايي بايگاني خود را مرتب كرد.

از آن پس عليرغم مختصر حركتي در روش نگهداري اسناد باز هم اوضاع كاملاً بهبود نيافت. در طول سالهاي 1280 تا 1309 شمسي هياتي فرانسوي و بلژيكي طرحي براي اصلاح نظام بايگاني كشور ارائه كردند و آن را به اجرا گذاشتند.

بر طبق آن ادارات موظف شدند دفاتر ثبت، اندكس و انديكاتور داشته باشند. اين روش هنوز هم ادامه دارد. پس از آن فكر ايجاد يك مراكز اسناد دولتي در تصويبنامه هيات وزيران در سال 1309 شكل گرفت كه به موجب آن مقرر شد «كليه قراردادها، امتيازات و اسناد ايجاد هرگونه موسسه دولتي يا سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات و غير از آن به استثناي عهدنامه‌هاي سياسي در اتاقي كه وزارت ماليه در قصر گلستان مركز اسناد دولتي قرار داده به ترتيب مقرر ضبط و حفظ شود. اما متاسفانه پس از اين تاريخ تا سال 1329 هيچگونه اقدامي در جهت ايجاد مركز اسناد ملي به وجود نيامد. در اين سال با آنكه پيش‌نويس لايحه قانوني براي امحاي اوراق زايد تهيه شد ولي به علت نارسا بودن به مجلس تقديم نشد. در سال 1332 دولت بررسي مقدماتي مشكلات تراكم روزافزون اوراق زايد را آغاز كرد و نتيجه آن در سال بعد (1333) در مجلس سنا مطرح شد. نخستين لايحه دولت براي اخذ مجوز قانوني امحاي اوراق زايد در سال 1335 به مجلس سنا تقديم شد ولي باز هم به خاطر مشكلاتي نتيجه‌اي دربرنداشت. در سال 1341 شوراي عالي اداري كشور تشكيل شد و موضوع حجم پرونده‌هاي زايد در دستور كار آن شورا قرار گرفت. در سال 1343 تحقيقي انجام شد كه نتيجه آن چنين گزارش گرديد:

« در 36 وزارتخانه و موسسه دولتي مورد بررسي، قريب به ده ميليون پرونده راكد وجود دارد كه در 270 اتاق و انبار است و فضايي بيش از 12 هزار مترمربع را اشغال كرده و هزينه نگهداري آن سالانه بالغ بر 38 ميليون ريال است« (گزارش غيرمنتشره سازمان اسناد ملي ايران)

پس از استقرار مشروطه و تقسيم امور كشور به وزارتخانه‌هاي مختلفي هر وزارتخانه اسناد و مدارك خود را خود نگه مي‌داشت كه هنوز همچنان ادامه دارد البته از آغاز بوجود آمدن حرفه آرشيو دو مساله مهم مورد توجه آرشيويستها بوده است: يكي حجم زياد اسناد و ديگري كمبود منابع و وسايل و نيروي انساني لازم. پس از جنگ جهاني اول رشد سريع مكاتبات اداري حجم اسناد را به قدري زياد كرد كه خود مانعي در راه پژوهش به شمار مي‌آمد. امحاي اسناد زايد خود خدمتي بزرگ تلقي شد. تا قبل از جنگ جهاني انگليسيها بر امحاي اسناد فاقد ارزش تاكيد داشتند. در سال 1875 مسئول اداره دولتي به سبب حجم زياد اسناد بي‌ارزش از دولت اجازه امحاي آنها را درخواست كرد. در سال 1877 اين اختيار به او داده شد و تاكيد شد: اسنادي كه حاوي مسائل حقوقي، تاريخي و يا شجره‌نامه و يا جزو ميراث ملي است بايد حفظ شود. پس از پايان جنگ جهاني اول در سال 1922 هيلاري جنكينسون (حافظ اداره اسناد دولتي در لندن) جزوه‌اي به نام مديريت آرشيو همراه با چند جزوه و مقاله در يك سري كتاب به نام تاريخ اقتصادي و اجتماعي جنگ جهاني منتشر كرد و در آن امحاي اسناد زايد را مطرح كرد. او معتقد بود كه آرشيويست و حتي تاريخ‌شناس نبايد در امحاي اسناد دخالتي داشته باشد به نظر او ادارات توليدكننده سند در اين باره بيشترين سهم را مي‌توانند داشته باشند.

در دهه 1930 تا 1940 فيليپ بروكز آرشيويست آمريكايي سه معيار براي ارزشيابي و يا امحاي اسناد ارائه داد. اين سه معيار عبارتند از: ارزش سند از نظر سازمان ايجادكننده، ارزش سند از نظر تاريخ اداري و ارزش سند از نظر پژوهش تاريخي (ارزشيابي اسناد آرشيوي؛ شماره 16)

تي‌.آر.شلنبرگ، آرشيويست صاحب نام آمريكايي دو ويژگي عمده در ارزشمند بودن اسناد ارائه مي‌كند: ارزش اوليه و يا ارزش استنادي و اداري اسناد و ديگري ارزش ثانوي و يا ارزش محتوايي اسناد براي محققان و پژوهشگران.

فرانسه در سال 1936 براي اولين بار كليه سازمانهاي اداري، دولتي و دپارتماني را ملزم به اخذ اجازه از مسئول آرشيو مركزي و يا سرپرست كل آرشيو هر دپارتمان براي حذف و نابودي اسناد خود كرد. ضمناً اين افراد حق بازرسي كليه آرشيوهاي اداري را داشتند. (روشهاي پژوهش در تاريخ؛ ج 3، ص 404)

همين امر موجب شد كه وظيفه مسئولان آرشيوها بكلي تغيير كند و آرشيوها به روشي جديد تنظيم و طبقه‌بندي شوند. مطرح شدن ارزش تاريخي و ثانوي سند، باعث محدوديت امر امحا شد و سازمانهاي اداري را با مشكلي بسيار بزرگ و مراكز آرشيوي را با انبوهي از اسناد كه بايد براي هميشه نگهداري شوند مواجه كرد. با اين امر وضعيت آرشيو در سال 1950 در ايالات متحده آمريكا بسيار آشفته شد. در نهايت براي يافتن راه حل كميسيوني به نام هوور تشكيل شد كه از جمله مصوبات آن اين بود كه در هر ايالت يك مركز اسناد فدرال تشكيل شود. اين اداره مخزن واسطي بود كه انبوه اسناد آرشيوي را در طول مهلت قانوني بايگاني مي‌كرد و پس از پايان مهلت قانوني اگر به وجود آن نياز نبود آن را معدوم و در صورتي كه داراي ارزش تاريخي بود به آرشيو محلي منتقل مي‌كرد. كاركنان اين مركز زيرنظر افراد متخصص در اداره امور آرشيوها كار مي‌كردند. ضمناً در آرشيو ملي آمريكا بخش ديگري نيز تاسيس شده است كه مسئوليت ايجاد ارتباط اين مركز را با ديگر سازمانهاي تابعه برعهده دارد. كار اصلي اين اداره كل بخش تنظيم اسناد ناميده مي‌شود تهيه فهرست اسناد مورداستفاده هر اداره و نيز تعيين مهلت قانوني براي نگهداري هر پرونده است. بديهي است اين كار با موافقت مسئولان اداره موردنظر صورت مي‌گيرد. اين اداره به واسطه ساختار خاص خود، نامه‌ها و اسناد عادي و روزمره را نيز مورد مطالعه قرار مي‌دهد و مي‌كوشد تا در زمينه كاربرد شيوه‌هاي منطقي يعني درباره تعيين نوع اسناد، روشهاي مورد استفاده، نظام طبقه بندي و غيره رهنمودهاي لازم را به مسئولان ديگر سازمانها ارائه دهد. كشور استراليا بويژه از اين روش استفاده مي‌كند. (همان، ج 3، ص 404 – 406)

حجم رو به گسترش مكاتبات اداري، سازمانهاي اداري را ناگزير ساخت تا براي حذف؛ امحا و يا انتقال اسناد به آرشيوهاي مركزي اقدامي جدي به عمل آورند. از زمان اجراي سياست جديد اقتصادي روزولت تا جنگ جهاني دوم جهاني يعني در ظرف ده سال (1931 – 1940) در ادارات مختلف دولتي آمريكا دو برابر ميزان يكصد و پنجاه سال گذشته يعني از زمان تاسيس حكومت فدرال نامه ردوبدل شده بود. اين توده عظيم در ظرف ده سال بعد از آن باز هم دو برابر شد و بقيه كشورها نيز داراي چنين وضعيتي بودند. مساله فضاي موردنياز براي نگهداري اين اسناد وضعيت بسيار بدي پيدا كرده بود و عليرغم تاسيس بناهاي متعدد مقابله با آن بسيار مشكل بود. در برخي كشورها سازمانهاي اداري مادام كه نياز به پرونده‌اي دارند آن را در بايگاني اداره خود نگه مي‌دارند. مثلا در كشور آلمان و ايتاليا به موجب قانون تنها پرونده‌هايي در آرشيوهاي مركزي پذيرفته مي‌شوند كه به اصطلاح به طور قطع مختومه باشند (همان؛ ج 3، ص 403 و 405)

انگلستان اسناد و نامه‌هاي ايالات مختلف را به مخزني به نام برزخ واقع در حومه لندن منتقل و تا زماني كه دستور معدوم كردن آنها و يا انتقالشان به آرشيوهاي مركزي صادر شود زير نظر ماموران خود نگهداري مي‌كند. اسناد اين مخزن زيرنظر مستقيم متخصصان آرشيوهاي ملي انتخاب مي‌شود. حجم عظيم پرونده‌ها و اصرار و تقاضاي بخش مخازن آرشيوها موجب شد كه كميسيون گريگ با استفاده از تجارب در سال 1958 مطالعاتي انجام داد و در همان سال قانوني جديد به نام «پابليك ركورد اكت» تصويب شد. از اين زمان افرادي با عنوان مامور بايگاني از طرف هر ايالت براي نگهداري آرشيو همان ايالت انتخاب مي‌شدند و در داخل آن ايالت و نيز در مخزن واسطه با بخش جديدي كه در آرشيوهاي مركزي به وجود آمده بود و تحت سرپرستي فردي متخصص در امور آرشيو با عنوان سرپرست آرشيوها اداره مي‌شد همكاري مي‌كردند.

در اتحاد جماهير شوروي اگرچه مخازن جديد واسطه وجود ندارد براي كل كشور و براي هر جمهوري يك «مخزن مركزي درباره اسناد مربوط به انقلاب اكتبر و پايه‌گذاري سوسياليسم» تاسيس شده است و آرشيوهاي اداري سازمانهاي مهم دولتي از نظر فني زيرنظر «اداره مركزي آرشيوهاي دولتي» قرار گرفته است. گزينش اسناد ارزشمند و قابل نگهداري برعهده كميسيوني مختلط مركب از افراد خبره قرار دارد (همان؛ ج 3، ص 406 – 407)

در كشور لهستان، آرشيو شهرستان (براي نگهداري اسناد دائمي) ميان ادارات محلي و آرشيو دولتي ايالات نقش واسطه را ايفا مي‌كند. در كشور فرانسه مخازن واسطه وجود ندارد. در اين كشور، افراد متخصص در امور آرشيوها از سوي آرشيوهاي ملي پاريس به صورت مامور دائم به وزارتخانه‌هاي مختلف فرستاده مي‌شوند. اين افراد مي‌توانند پس از استقرار در وزارتخانه‌ها، ارتباط ميان آرشيوهاي ملي و سازمانهاي اداري را به بهترين وجه تضمين كنند. در اين كشور، پرونده‌هاي استانداريها و ادارات هر دپارتمان با سرعتي بيش از پيش يعني پس از چند سال و گاه پس از چند ماه به آرشيوهاي مركزي آن دپارتمان منتقل مي‌شوند.

فرانسه اگرچه كشوري است كه خود قبل از همه كشورها به فكر تمركز تمامي اسناد ملي در يك محل بوده است هنوز مشكلاتي دارد. برعكس انگلستان در اين زمينه موفقتر بوده است و اسناد وزارتخانه‌ها را پس از سي يا چهل سال به آرشيوهاي مركزي منتقل مي‌كند. در كشور بلژيك به موجب قانون سال 1956 و تصويبنامه‌هاي اجرايي بر دامنه نفوذ و صلاحيت سرپرست كل آرشيوهاي كشور بر كليه ادارات و سازمانهاي دولتي و عمومي افزوده شده است.

در ايران وضعيت نگهداري اسناد بسيار نامطلوب بوده است. مقدار قابل توجهي از پرونده‌ها و اسناد تاريخ صدوپنجاه ساله اخير در زيرزمينها و انبارهاي مرطوب و نامناسب به بدترين شكلي روي هم انباشته شده بود كه علاوه بر عدم امكان دسترسي، طبعاً پس از مدتي هم از بين مي‌رفت. سازمان اسناد ملي ايران فيلمي از وضعيت نگهداري يا بهتر است گفته شود عدم نگهداري اسناد و پرونده‌ها در كشور تهيه كرده است كه قابل توجه است.

قبل از تاسيس سازمان اسناد ملي ايران، تاسيس مركزي در تهران براي نگهداري اسناد راكد پيشنهاد شد تا بتدريج در شهرستانها نيز شعباني داشته باشد و از اين رو در سال 1343 طرح مركز بايگاني راكد پس از تائيد شوراي عالي اداري به تصويب هيات وزيران رسيد. وزارت آباداني و مسكن آن زمان قطعه زميني به مساحت 22 هزار مترمربع در نواحي كن براي ساخت مركز بايگاني راكد اختصاص داد و نقشه‌هاي مرحله اول و دوم ساختمان هم تهيه ولي به سبب عدم تامين اعتبار اين طرح متوقف شد. هم‌اكنون اسناد راكد پس از ارزشيابي در محلي در جنوب شهر تهران به نام انبار دخانيات آرشيوي را طي مي‌كند.

عمر نگهداري اسناد در هر كشور با كشور ديگر فرق مي‌كند. مثلاً كشور بلژيك و سوئد صد سال را انتخاب كرده است كه ظاهراً بيشترين زمان در بين كشورهاست و در مقابل كشورهاي آرژانتين، داهومي و موريتاني پنج سال كه كمترين مدت را براي نگهداري اسناد در ادارات پذيرفته است. در هلند و پورتوريكا مدت پنجاه سال در ايتاليا و ايران چهل سال در روماني، سان‌مارينو، انگليس، يوگسلاوي و زئير سي سال انتخاب شده است. در قوانين بعضي از كشورها مدت نگهداري بين ده تا پانزده سال تصويب شده است. در دهمين ميزگرد آرشيو در سال 1967 دو راه حل پيشنهاد و توصيه شده است:

الف) عمر نگهداري پنجاه سال با امكان دستيابي زودتر براي تعداد زيادي از اسناد،

ب) مدت نگهداري سي سال با امكان تعويق به منظور حفاظت از منافع دولت (قوانين و مقررات و مديريت اسناد و آرشيو)

مديريت يادمانه‌ها

در اين فصل انتظار مي‌رود دانشجويان با اصول كلي مديريت از قبيل موقعيت‌سنجي، برنامه‌ريزي، گزارش‌نويسي و گزارش‌دهي، كارسنجي و بودجه‌ريزي آشنايي حاصل كنند و نيز تعريفي از يادمانه و ضرورت حفظ و نگهداري اسناد، انواع مجموعه‌هاي يادمانه‌اي و حرفه‌هاي وابسته به موسسات يادمانه‌اي داشته باشند.

1-1-          مقدمه

مديريت فرآيندي است كه همه سازمان‌ها براي اداره امور خويش به آن نيازمندند، زيرا هر سازمان (18:19) مي‌كوشد تا به اهداف موردنظر خود دست يابد. طبعاً هر سازمان براي رسيدن به اين اهداف بودجه و اعتبار خاصي دارد تا براساس آن بتواند كار خود را به پيش ببرد. به عبارت روشن‌تر، هر سازمان منابع محدودي دارد. اين سازمان بايد بتواند از اين منابع (نيروي انساني، مواد و پول) به گونه‌اي استفاده كند تا در محدوده زماني مشخص به اهداف خود برسد. فرآيندي كه سازمان را براي رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده رهبري، هدايت و راهنمايي مي‌كند «مديريت» ناميده مي‌شود. مديريت هم جنبه نظري دارد و هم جنبه عملي و مدير واقعي بايد به هر دو جنبه آن توجه داشته باشد.

مديريت مسئله‌اي نيست كه مربوط به زمان حال باشد، بلكه هميشه و در همه جا وجود داشته است، منتها در دنياي امروز كه به قرن اطلاعات معروف است و جامعه را جامعه اطلاعاتي مي‌نامند بخاطر وجود گزينه‌هاي فراوان امر تصميم‌گيري كه تعبير ديگر مديريت است بسيار دشوارتر است. از اين جهت اهميت مديريت به مراتب بيشتر شده است.

نبايد تصور كرد كه مديريت فقط به موسسه و يا موسسات تجاري مربوط است بلكه موسسات علمي نيز همانند موسسات تجاري به مديريت نيازمندند.

هنري فايول براي مديريت چهارده اصل كلي را طرح كرده است. اين اصول عبارتند از: تقسيم كار، اختيار و مسئوليت، انضباط، وحدت فرماندهي، وحدت رويه، همسو نمودن خواست‌هاي فردي با جمع، پاداش، تمركزگرايي، خط فرماندهي، نظم، برابري، ثبات شغلي، ابتكار و روح جمعي.

عده‌اي ديگر وظايف مديريت را به هفت بخش تقسيم كرده‌اند كه عبارتند از: خلاقيت، برنامه‌ريزي، سازماندهي، ايجاد انگيزه، ارتباط، كنترل و تصميم‌گيري (19 : 21 – 22) از نظر آنان تصميم‌گيري محور و اساس است كه بقيه وظايف با آن هم تعامل دارند و هم بر گرد آن مي‌چرخند.

مديريت، يك امر اساسي است و در هر سازماني بايد در رأس امور قرار گيرد. اين امر در سازمان و موسسه يادمانه‌اي بايد بسيار جدي تلقي شود. به منظور تاكيد موضوع در اينجا دو مقوله يادمانه‌ها و مديريت به طور جداگانه مورد بحث قرار مي‌گيرد.

الف -  يادمانه‌ها

1-2-          اهميت يادمانه‌ها

يادمانه‌ها به اسنادي گفته مي‌شود كه توسط فرد يا سازماني در جريان يك سلسله فعاليت‌ها ساخته يا دريافت و بخاطر ارزش پيوسته‌اي كه دارند نگهداري و انباشت مي‌شوند.

از نظر تاريخي، اين اصطلاح اغلب به طور خاص به اسنادي غيرجاري اطلاق مي‌شود كه در سازمان‌هاي يادمانه‌اي نگهداري مي‌شوند.

يادمانه‌ها در زندگي انسان بسيار اهميت دارد. مردم ديروز، امروز را ساخته و تحويل ما داده‌اند و مردم امروز هم فردا را مي‌سازند. درواقع، عامل و ضامن تداوم فكري، فرهنگي و تاريخي انسان، وجود خاطره‌ها  و اسنادي است كه حاوي حوادث و آثار گذشته است. به همين دليل حفاظت از اسناد يادمانه‌اي از اهميت خاصي برخوردار است.

با آنكه تعريف دقيقي براي يادمانه نمي‌توان يافت، گاه به بايگاني اسناد و مدارك نيز اطلاق مي‌شود. اين كاربرد سابقه‌اي بسيار ديرينه دارد.

وجود سازمان‌هاي اداري قوي در گذشته‌هاي دور حكايت از وجود دفاتر با مدارك و اسناد قوي داشته است. قطعاً سازمان‌هاي اداري هم توليدكننده اسناد بوده‌اند و هم براي اداره امور جاري از اين اسناد و مدارك استفاده مي‌كرده‌اند. در تعريف جديد، يادمانه به اسنادي گفته مي‌شود كه توسط فرد يا سازمان در جريان يك سلسله فعاليت‌ها ساخته و يا دريافت مي‌شوند و به دليل ارزش پيوسته‌اي كه دارند نگهداري و انباشت مي‌گردند.

يادمانه‌ها به سه معناي زير به كار رفته است.

الف – اسناد. اسنادي كه بايد تحت سرپرستي يادمانه‌ور قرار گيرد؛ اسنادي كه بايد آماده‌سازي شوند؛ اسنادي كه به دليل اهميت اداري يا تاريخي و فرهنگي‌شان بايد نگهداري شوند.

ب – ساختماني كه اسناد در آن نگهداري مي‌شود. به عبارت ديگر، مكاني كه حاوي اسناد تاريخي است و نياز به حفاظت از عوامل مزاحم محيطي مانند حشرات، حيوانات موذي تغييرات جوي و ديگر آسيب‌ها دارد و دقيقاً براي اين منظور منظور ساخته شده است، يادمانه ناميده مي‌شود.

ج – سازمان و يا موسسه مسئول نگهداري و حفظ اسناد گذشته. اين سازمان و مؤسسه مسئول نگهداري اسناد و مداركي است مبني بر اينكه ديگران چه كرده‌اند، چگونه و چرا كارهايي را انجام داده‌اند. به اين ترتيب به برنامه نگهداري اسناد به شكل فني يا با استاندارد خاص، در قالب شكل‌ها و فرم‌ها و با درنظر گرفتن مقاصد، روش‌ها، ترتيب و سازمان‌دهي (بودجه، اعتبار و تجهيزات) يادمانه گويند.

اغلب سازمان‌ها و ادارات يادمانه دارند، همچنان كه هر فرد ممكن است در زندگي شخصي و خصوصي خويش نيز داراي اسناد و مداركي باشد. از بليت اتوبوس گرفته تا عكس‌هاي مربوط به دوران كودكي، نوجواني و جواني، چك بانكي، اظهارنامه‌هاي مالياتي، همه نوعي سند به شمار مي‌روند. سازمان‌هاي دولتي همانند بخشي خصوصي، هرچه بزرگتر باشند و فعاليت‌هاي گسترده‌تري با هم يا با مردم داشته باشند، اسناد بيشتري توليد مي‌كنند. اين اسناد حاوي مسائل حقوقي، مالي و اداري فراواني است كه از درون آن و با گزينش دقيق توسط محققان موضوعي يادمانه‌ها تشكيل مي‌شود. توضيح اينكه همه اسنادي كه توسط سازمان‌ها توليد مي‌شوند، قابل نگهداري نيستند و اگر قرار باشد همه آن‌ها نگهداري شوند نه فضاي لازم تامين خواهد شد و نه دسترسي به آنها ميسر خواهد بود. بيش از 90 – 95 درصد اسناد توليد شده، بايد امحا شوند. بقيه اسناد باقيمانده چنانچه به دقت گزينش شده باشند واجد ارزش نگهداري هستند. طبعاً انجام اين امر نياز به تخصص دارد به عبارت ديگر در مورد اسنادي كه از گذشته به دست ما رسيده هيچ‌گونه تصميمي نمي‌توان گرفت جز اينكه براي حفاظت آنچه مهم است. سازمان‌هاي اسناد ملي هر كشور به منظور تسهيل در گزينش و طبقه‌بندي اسنادي كه در آينده راهي سازمان‌هاي يادمانه‌اي براي نگهداري خواهد شد مي‌تواند توصيه‌ها و دستورالعمل‌هايي داشته باشند. ضمن اينكه وجود فرم‌ها و سيستم‌ها قبل از توليد سند مي‌تواند بسيار راهگشا باشد. قطعه و شكل و رنگ فرم‌هايي كه بعداً به صورت اسناد در خواهند آمد، مي‌تواند داراي مفهوم و معناي خاص باشد.

دليل عمده نگهداري اسناد اين است كه آنها از نظر فردي خاطره و از نظر اجتماعي تاريخچه و سابقه محسوب مي‌شوند. خاطره‌ها شيرين‌اند اما علاوه بر خاطره، اسناد عموماً تاريخچه زندگي و بيان‌كننده هويت فردي و سازماني هستند. بنابراين همچنان كه از نظر فردي و خانوادگي خاطره مهم اس از نظر اجتماعي و اداري نيز سابقه و تاريخچه اهميت فراوان دارد.

اسناد از دو نظر مهم‌اند و وظيفه دوگانه دارند:

الف – منبع ضروري و اصلي براي شناخت سازمان توليدكننده‌اند.

ب – بيانگر درجه اهميت آن براي سازمان بزرگترند.

توضيح اينكه اين اسناد نشاندهنده هويت سازمان مربوط مي‌باشند. بدون مراجعه به اين اسناد، نمي‌توان سازماني را به خوبي شناخت يا درباره آن قضاوت كرد. همچنين اين اسناد رابطه يك سازمان را با سازمان بزرگتر چه سازمان مادر باشد يا سازماني كه به نوعي با آن سازمان در ارتباط است مشخص مي‌كند.

1-3-          انواع يادمانه‌ها

چنانچه به يادمانه‌ها از جهات مختلف نگاه كنيم، مي‌توانيم تقسيم‌هايي براي آن داشته باشيم. اين تقسيمات عبارتند از:

الف -  رابطه با سازمان مادر. از اين نظر يادمانه‌ها به سه گروه عمده تقسيم مي‌شوند:

-          يادمانه‌هاي متمركز دولتي با مسئوليت‌هاي قانوني

-          يادمانه‌هاي درون سازماني (داخلي)

-          يادمانه‌هاي جامع و فراگير كه مي‌تواند تركيبي از موارد فوق باشد.

در استراليا يادمانه‌هاي دولتي و رسمي در سه محدوده فدرال منطقه‌اي و محلي وجود دارد. در ايران نيز علاوه بر سازمان اسناد ملي ايران در مركز كشور، يادمانه‌هاي منطقه‌اي در برخي از نواحي كشور وجود دارد مثل يادمانه‌هاي شمال غرب كشور در تبريز، يادمانه‌هاي ناحيه مركزي كشور در همدان و سازمان اسناد ملي ايران در كرمان. همچنين نمونه يادمانه‌هاي موضوعي عبارتند از: مركز اسناد وزارت امور خارجه، مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران، اسناد انقلاب اسلامي.

ب -  به لحاظ فراگيري و جامعيت. از اين منظر يادمانه‌ها به ملي، منطقه‌اي، استاني و محلي تقسيم مي‌شوند.

ج – از نظر شكلي، يادمانه‌ها به يادمانه‌هاي مكتوب، صدا، تصوير، فيلم، عكس، پوستر و نقشه تقسيم مي‌شود.

د – از نظر مكاني، مي‌توان يادمانه‌ها را به يادمانه‌هاي منطقه‌اي، ملي، ايالتي و استاني، شهري، بخشي و دهستان تقسيم‌بندي كرد.

هـ - از نظر موضوعي، مثل يادمانه‌هاي خليج فارس، درياي خزر، تاريخ طبيعي، ايرانگردي و جهانگردي و ...

و – به لحاظ فرد يا سازمان توليدكننده، يادمانه‌ها مي‌تواند فردي، جمعي، درون سازماني و فراگير باشد.

ز – از نظر دوره‌هاي تاريخي، يادمانه‌ها مي‌تواند در هر كشوري به عصرهاي مختلف تقسيم شود، مثل يادمانه‌هاي تاريخي دوره قاجار و ...

ح – به لحاظ محتوايي، اسناد تاريخي يادمانه‌ها به عادي، اخوانيات، سلطانيات و ديوانيات تقسيم مي‌شود.

1-4-          يادمانه‌ها و حرفه‌هاي وابسته

مؤسسه يادمانه‌اي با تعدادي از حرفه‌ها، ارتباط مستقيم دارد كه از جمله مي‌توان به مديريت اسناد، مديريت كتابداري و اطلاع‌رساني اشاره كرد. به تعبير بهتر مدير يادمانه‌ها با مديران مراكز اسناد و اطلاعات، كتابخانه‌ها و سرپرستان موزه‌ها از نظر نوع كار مرتبط است.

مدير مركز اسناد و مدير مؤسسه يادمانه‌اي بسيار به هم وابسته‌اند. زيرا:

اولي كنترل اقتصادي كارا و منظم بر توليد، توزيع، سازمان‌دهي، حفاظت و مرمت حفاظت، بازيابي و استفاده از اسناد زنده سازمان خود را به عهده دارد. و در مقابل مدير موسسه يادمانه‌آي حافظ بخشي از نظام‌هاي اسنادي است كه براي مدتي يا هميشه بدون توجه به شكل آن در محلي بايد نگهداري شوند.

استفاده‌كنندگان تهيه مي‌شود. بنابراين مجموعه انواع كتابخانه‌ها (عمومي، بيمارستاني يا دانشگاهي) با هم فرق مي‌كند با طبقه‌بندي‌هاي خاص مرتب مي‌شوند (ديوئي، كنگره و ...)، شماره‌هاي رده‌بندي جايگاه آنها را در قفسه مشخص مي‌كند با موادي سروكار دارد كه كاملاً شناخته شده‌اند (مؤلف، عنوان و ...) استفاده‌كنندگان از طريق فهرست‌ها و برگه‌دان‌ها منابع را مي‌يابند و امانت انجام مي‌شود.

مدير موزه اشيا و موادي را نگهداري مي‌كنند كه ويژگي‌ها، كاربرد يا اهميت آن اشيا را به نمايش مي‌گذارد مثل انواع موتورهاي دستي، قديمي در يك موسسه صنعتي. اين اشيا بايد معرف نحوه اداره و يا كاربرد اشيا در زمان‌هاي قديم باشد مثل انواع تلفن‌هايي كه سير تحول اين صنعت را در گذشته نشان مي‌دهد و يا نشان و اهداف موسسات را منعكس مي‌كند مانند موزه معدن. اشياي موزه‌اي در موزه ثابت‌اند و فقط شماره‌ها مي‌تواند ارتباط اشيا را با مكان نگهداري مشخص كند.

ملاحظه مي‌شود اين حرفه‌ها در حالي كه با هم متفاوتند ولي وجوه اشتراكي نيز دارند همه آنها با اسناد سروكار دارند در بسياري از امور از جمله شيوه طبقه‌بندي‌ها مي‌توانند از يكديگر الهام بگيرند. مردم به علت عدم تفكيك دقيق وظايف اين مراكز ممكن است گاه اسنادي را به اشتباه به مركز غيرمرتبط واگذار يا اهدا كنند. توجه و همكاري اين موسسات با يكديگر مي‌تواند بسياري از مشكلات را حل كرده و زمينه توفيق بيشتر هريك از اين مراكز را در رسيدن اهداف تخصصي خويش تضمين كند.

مشكل اين است كه بعضي اوقات به دليل عدم اطلاع اهداكنندگان از وظايف اين مراكز، آنها اسناد و مدارك خود را وقف مركزي خاص مي‌كنند كه در آن صورت به لحاظ مسائل شرعي و اخلاقي و گاهي هم قانوني هيچگونه جابجايي نميتواند صورت بگيرد. اگر اهداكنندگان قبل از آنكه اسناد و مدارك و يا اشياي قديمي و تاريخي خود را وقف، اهدا كنند يا بفروشند، توجيه مي‌شدند و با اهداف سازمان‌هاي نگاه‌دارنده از جمله دشواري‌هايي كه محققان آتي براي يافتن نياز پژوهشي خود با آن مواجه مي‌شوند آشنا مي‌بودند قطعاً به انتخاب بهينه دست مي‌زدند و آثار و اموال خويش را به جايي واگذار مي‌كردند كه بيشترين فايده را براي كاربران داشته باشد و در عين حال حفاظت آنها نيز تضمين شود. قطعاً كسي كه آثار خود را واگذار مي‌كند و يا حتي مي‌فروشد با آنكه ممكن است انگيزه‌هاي شخصي و مالي هم داشته باشد در عين حال قصد خيرخواهانه هم دارد و چنانچه راهنمايي شود بهترين راه را برمي‌گزيند.

يادمانه جاي خود را كاملاً باز نكرده و زمان نسبتاً زيادي لازم است كه واقعيت يادمانه پذيرفته شود. بايد اتفاق‌هايي بيفتد تا اهميت اسناد آشكار شود. در استراليا سه حادثه در زمينه يادمانه اتفاق افتاده كه در تقويت و موفقيت يادمانه موثر بوده است:

1 – در سال 1972 در دانشگاه نيوساوت ويلز گواهي ديپلم مديريت يادمانه داده شد؛

2 - انجمن يادمانه‌وران استراليا در سال 1975 تشكيل شده.

3 – در سال 1987 شوراي يادمانه‌هاي استراليايي تاسيس شد.

در ايران معاصر حادثه انقلاب اسلامي و در درون آن جنگ تحميلي عراق بر ايران در تقويت اين نظر كه بايد اسناد حفاظت شوند بسيار موثر بود. همچنين در ايران چند سالي است كه تدريس درس يادمانه‌ها (آرشيو) در دانشگاه تهران، گروه كتابداري و اطلاع‌رساني انجام مي‌شود. اخيراً در طرح پيشنهادي گروه مزبور براي تبديل شدن به دانشكده يكي از گروه‌هاي مطرح شده گروه آرشيو و نسخ خطي است. ظاهراً بعضي دانشگاه‌هاي ديگر هم اين درس را تدريس مي‌كنند.

مدير موسسه يادمانه‌اي نقش بسيار گسترده‌اي در مديريت سازمان و تنظيم امور دارد او بايد با وظايف گوناگون آشنا باشد و براي اجراي آنها به نحو مطلوب با امور مختلف درگير شود. مدير مراكز يادمانه‌اي از جمله، مسئول عقد قرارداد براي جمع‌آوري و ذخيره اسناد، ثبت و آماده‌سازي، فراهم كردن دسترسي و خدمات ارجاعي و تضمين حفاظت ذخاير است. جدول (1-3) اهداف جامعه يادمانه‌وران استراليا را نشان مي‌دهد. مدير يادمانه‌ها با افراد و سازمان‌هايي ارتباط دارد و بدين منظور بايد برنامه‌ريزي كند و نقش ارتباط موثر را بياموزد. اين افراد و سازمان‌ها عبارتند از:

-          اهداكنندگان و دارندگان ذخاير اسنادي

-          كاربران (عادي و متخصص)

-          مواد و اسناد يادمانه‌اي

-          سازمان مادر

-          ساير مراكز مشابه مانند موزه‌ها، كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات

معمولاً براي سازمان‌هاي يادمانه‌اي چهار نوع عضويت وجود دارد.

1 – عضويت عادي – سازمان يادمانه‌اي پذيراي كليه افرادي است كه از اهداف جامعه حمايت مي‌كنند بنابراين هركس مي‌تواند عضويت سازمان يادمانه‌اي را داشته باشد.

2 – عضويت رسمي (حرفه‌اي) – سازمان يادمانه‌اي به هر فرد دانش‌آموخته‌اي كه دو سال سابقه كار يادمانه‌اي داشته باشد و يا افرادي كه داراي مدرك بالاتر از كارشناس تخصصي باشند كه مورد تائيد و سابقه يك سال كار را به عنوان يادمانه‌ور داشته باشند خدمات‌رساني مي‌كند.

3 – عضويت افتخاري – اين نوع عضويت به افرادي كه خدماتي شايسته در جامعه داشته‌اند و به ويژه در كار پژوهشي از خود لياقتي نشان داده‌اند يا اسنادي اهدا كرده‌اند اعطا مي‌شود.

4 – عضويت سازماني – موسسات يادمانه‌اي يا ساير موسساتي كه توسط شوراي يادمانه‌ها به رسميت شناخته شوند همكاران سازمان و يا سازمان‌هاي مشابه مي‌توانند از اين نوع عضويت بهره‌مند باشند.