مفاهیم پایه در آرشیو

1- مقدمه اي بر آرشيو[1]

واژه آرشيو از كلمه يوناني archivum يا archion مشتق شده است و در طي سال ها و قرون، معاني متفاوتي داشته است. در سال 1603 در متون فرانسوي زبان، به معناي محل كار و ساختمان اداره يا محل استقرار حكومت و همچنين به معناي "بايگاني" مجموعه اسناد و مدارك دولتي يا خصوصي به كار گرفته شد.

پيشرفت علوم و فنون در چند سده اخير و اختراع پديده هاي جالب و تازه اي مانند عكاسي (1826ميلادي)، گرامافون(1877)، صفحه موسيقي(1887)، عكاسي رنگي(1891)، سينما (1895)، ضبط صوت (1898)، راديو (1901) و بالاخره تلويزيون (1945) جهان را وارد عصر جديدي كرد. بنابراين حفظ و نگهداري، ذخيره و بازيابي اين منابع (كه به منابع ديداري و شنيداري شهرت يافته اند) از اهميت ويژه اي برخوردار گشته است.

امروزه آرشيو را محل نگاهداري مواد چاپي و غير چاپي مي دانند كه مي تواند شامل كتاب، نشريات ادواري، روزنامه ها، عكس، نقشه، پوستر، اسلايد، فيلم، ويدئو، نوار صدا و امثال آنها باشد.

از وظايف آرشيو یست مي توان موارد ذیل را بطور خلاصه عنوان كرد :

گرد آوري مواد چاپي و غير چاپي، سازماندهي(فهرست نويسي و رده بندي) آن مواد، حفظ و نگهداري و بالاخره ارائه خدمات به مراجعه كنندگان آرشيو. بدين ترتيب آرشيو فيلم محل گردآوري، ذخيره و حفظ و نگهداري و بازيابي فيلم هاي سينمايي(خواه كوتاه و خواه بلند) است و در آرشيو ويدئو نيز به همین گونه عمل خواهد شد.

نخستين آرشيو دولتي پس از ملي كردن صنعت سينما در شوروي سابق ساخته شد و متخصصان سينما  اقدام به گردآوري فيلم و حفظ و نگهداري آنها كردند. از نخستين آرشيو هاي فيلم در بخش خصوصي بايد آرشيو فيلم فرانسه،وقسمت فيلم موزه هنرهاي نوين در نيويورك را نام برد. به هر حال در پايان دوره سينماي صامت بود كه در سطح بين المللي جنبشي چشمگير براي گردآوري و حفظ و نگهداري فيلم به عنوان ميراث فرهنگي بشري آغاز شد و در سال 1938 فدراسيون بين المللي  آرشيو فيلم (فياف) تاسيس شد.

در نيمه دوم سده بيستم كتابخانه ها در كنار مجموعه نوشتاري خود اقدام به گردآوري منابع ديداري – شنيداري كردند.

2- تقسيم بندي آرشيوهاي منابع ديداري – شنيداري

 آرشيوهاي منابع ديداري – شنيداري را با توجه به وظايف و اهداف آنها مي توان به چند گروه تقسيم كرد :

1.    آرشيوهاي توليد در سازمان هاي راديو – تلويزيوني

2.    آرشيوهاي خبر (مستند و جاري )

3.    آرشيو هاي ملي فيلم، ويدئو، نوار صدا و...

4.    آرشيوهاي آموزشي(دانشگاهي)

وظايف آرشيوهاي اول و دوم را مي توان به شرح زير خلاصه كرد :

· حفظ و نگهداري منابعي كه جنبه تاريخي و ملي دارند و در حقيقت در زمره اسناد تاريخي آن كشور به حساب مي آيند. آرشيو موظف است در حفظ و نگهداري اين نوع منابع كوشا باشد. عموما منابع ديداري – شنيداري كه در ارتباط با افراد در گذشته يا لحظات و زمان خاص تاريخي هستند مي بايست در آرشيوهاي مستقلي نگاهداري شود كه اصطلاحا آنها را آرشيوهاي مستند يا مستند تاريخي مي خوانند. ولي آن دسته از اسنادی كه با جريان هاي روز سر و كار دارند در آرشيوهاي جاري خبري نگهداري مي شوند.

· استفاده در برنامه سازي. در ساختن برنامه هاي تلويزيوني عموما از قسمت يا قسمت هايي از برنامه هاي توليدي يا مستند كه در آرشيو هاي تلويزيوني موجود هستند استفاده مي گردد.

· نمايش فيلم از شبكه هاي تلويزيوني. تهيه يك برنامه يا سريال تلويزيوني مستلزم صرف وقت و بودجه زيادي است. بدين جهت اكثر شبكه هاي تلويزيوني ناچار به پخش فيلمي در دو يا چند نوبت هستند. از اين رو آرشيو ناچار است كه در حفظ و نگهداري منابع كوشا باشد.

از آنجا كه هدف عمده آرشيوهاي منابع ديداري – شنيداري در سازمان هاي راديو – تلويزيوني ارائه خدمات و سرويس به برنامه سازان است، به منظور دستيابي هرچه سريع تر به منابع آرشيوها،  فهرست نويسي و رده بندي و نمايه سازي آن از اهميت خاصي برخوردار است. ولي در آرشيوهاي ملي فيلم، ويدئو يا نوار صدا اين طور نيست. هدف اصلي آرشيوهاي ملي فيلم گردآوري و نگهداري فيلمهاي سينمايي – خواه توليد داخلي و خواه فيلم هاي سينمايي خارجي است. از اين گروه آرشيوها خيلي كمتر براي تهيه و توليد برنامه سازي استفاده مي گردد و بيشتر در زمينه هاي تحقيقي و آموزشي از آنها استفاده مي شود، از اين رو، آنچه در اين آرشيوها اهميت پيدا مي كند، حفظ و نگهداري فيزيكي منابع است، تا از گزند عوامل طبيعي دروني بر كنار بماند و فهرست نويسي، رده بندي يا نمايه سازي منابع در اين آرشيوها از اهميت كمتري برخوردار است. از آرشيوهاي ملي فيلم در نمايش آثار بزرگ سينمايي جهان به منظور شناساندن هنر سينما و آموزش استفاده مي شود. آرشيوهاي منابع ديداري – شنيداري در دانشگاهها نيز در خدمت آموزش و پژوهش علمي و تخصصي آن دانشگاه هستند. آرشيو منابع ديداري – شنيداري از چندين بخش تشكيل شده است كه عبارتند از:

· بخش انتخاب و تهيه منابع

· بخش فهرست نويسي و رده بندي

· بخش امانت

· بخش حفظ و نگهداري

· بخش اسناد و مدارك (دكومانتاسيون )

3- خدمات فني آرشيوها[2]

فلسفه وجودي يك آرشيو در چگونگي گردآوري، سازماندهي و حفظ و نگهداري منابع نهفته است و كار آرشيو در اينجا خاتمه نمي يابد. همه اين كوشش ها براي ارائه خدمات به مراجعه كنندگان است. هر چند كه بين دو وظيفه عمده آرشيو، يعني حفظ و نگهداري و ارائه خدمات به مراجعه كنندگان تضاد وجود دارد. و وظيفه آرشيويست ها آن است كه با وضع سياست و مقرراتي خاص شرايطي را به وجود آورند تا هم از منابع نگهداري نمايند و هم بتوانند بهترين خدمات را به مراجعه كننده ارائه دهند. به هر حال، وظايف عمده و اساسي يك آرشيو یست را مي توان به شرح زير خلاصه كرد:

1. انتخاب و تهيه منابع

2. فهرست نويسي و رده بندي

3. حفظ و نگهداري منابع

4. امانت و خدمات مرجع

5. دكومانتاسيون : گردآوري و سازماندهي مدارك

 انتخاب و تهيه منابع ديداري – شنيداري[3]

انتخاب و تهيه منابع ديداري – شنيداري از اهميت زيادي برخوردار است و در عين حال با مشكلاتي نيز روبرو است. زيرا، اولا هزينه تهيه منابع ديداري- شنيداري بسيار گران است و نياز به سرمايه كلاني دارد. ثانيا منابع ديداري – شنيداري، برخلاف كتاب در تعداد محدودي تكثير مي شود و از اين رو تهيه آن مستلزم صرف وقت است.

به علت محدود بودن تعداد و گراني نسخه، هميشه رقابت شديدي ميان آرشيوهاي منابع ديداري-شنيداري (چه در سطح ملي و چه در سطح بين المللي ) براي دستيابي به منابع وجود دارد. ثالثا منابع ديداري- شنيداري (به خصوص فيلم ) ماده اي است كه به خصوص در شرايط بد فاسد و متلاشي مي شود و بايد در انتخاب آنها دقت بسيار زيادي به عمل آيد.

روش هاي اصلي تهيه منابع ديداري – شنيداري و مواد وابسته به آن عبارتند از اهدا، مبادله با ساير آرشيو ها، خريد و امانت، آرشيو باید خط مشي مدوني براي انتخاب و تهيه منابع ديداري – شنيداري داشته باشد و در آن شاخص هاي انتخاب به طور دقيق تعيين شده باشند.

4- فهرست نويسي[4]

منظور از فهرست نويسي ضبط و ثبت ساده اطلاعاتي نيست كه از بازبيني يك ماده ديداري – شنيداري گردآوري شده باشد. فهرست نويسي عملي است پيچيده و حرفه اي شامل گردآوري اطلاعات و تجزيه و تحليل آنها و سپس سازماندهي و تنظيم اين اطلاعات بر اساس اصول و قواعدي خاص، و بالاخره ايجاد بايگاني هايي (از جمله برگه دان ها) كه ما را در ارزيابي اطلاعاتي كه براي ساير فعاليت هاي آرشيوي ضروري است ياري مي كند. بنا بر اين روش فهرست نويسي دقيق و درست از اهميت ويژه اي برخوردار است.

فهرست نويسي منابع ديداري و شنيداري با فهرست نويسي كتاب تفاوت هايي  دارد. در كتابخانه هايي كه با سيستم قفسه باز اداره مي شوند مراجعه كننده قادر است به قفسه كتابخانه مراجعه كند، كتاب يا كتابهايي را بررسي كرده و امانت بگيرد. ليكن در آرشيو منابع ديداري و شنيداري كار به اين سادگي نيست. آرشيو هاي منابع ديداري و شنيداري به صورت قفسه بسته اداره مي شوند، به علاوه بازبيني فيلم و ويدئو به دستگاه و ابزار خاصي نياز دارد و همانند كتاب نمي توان با سرعت و سهولت به محتواي آن پي برد.

5- روند فهرست نويسي [5]

گردآوري اطلاعات: فهرست نويس كتابخانه، اطلاعات مورد نياز خود را براي       فهرست نويسي هر كتاب عموما و در درجه اول، از صفحه عنوان كتاب به دست     مي­آورد. ولي در مورد مواد غير كتابي كار به اين سادگي نيست. بسياري از مواد غير كتابي فاقد اطلاعات لازم ( آن هم به صورت گردآمده و يكجا) هستند. در مورد فيلم، ويدئو و ويدئو كاست عموما اطلاعات در اول فيلم (تيتراژ ) يا آخر آن آمده است.

گاهي اطلاعات مواد غير كتابي به صورت نوشتار همراه آنها است. مثلا اطلاعات مندرج بر روي برچسب فيلم، ويدئو و ويدئو كاست.

هر ماده ديداري – شنيداري كه به آرشيو تحويل داده مي شود، ابتدا بايد در آرشيو ثبت گردد. اطلاعات لازم براي ثبت را مي توان به صورت هاي زير كسب نمود :

· اطلاعات مندرج در اسناد و مدارك خريد يا مبادله ماده ديداري – شنيداري

· اطلاعات مندرج در اوراق و اسنادي كه همراه ماده ديداري – شنيداري است و يا بر روي جعبه آن درج شده است.

· در مورد منابع توليد داخلي، اطلاعاتي كه مستقيما مي توان از عوامل توليد (كارگردان، تهيه كننده و... )كسب كرد.

· در صورت فقدان اطلاعات، از طريق بازبيني يا بازشنوايي ماده آرشيوي.

پس از ثبت و تعيين شماره مسلسل، ماده آرشيوي مورد نظر براي نگهداري در آرشيو آماده سازي مي شود. اطلاعات لازم بر روي برچسب مخصوص نوشته شده و بر روي جعبه ماده آرشيوي چسبانده مي شود. سپس جعبه به قفسه آرشيو منتقل  مي­شود و بر اساس شماره مسلسل نگهداري مي­گردد تا زمان فهرست نويسي آن فرا رسد. بهتر و عملي تر آن است كه كمك فهرست نويس با بازبيني يا بازشنوايي ماده آرشيوي، اطلاعات لازم را گردآوري كرده و آنها را در برگه هاي مخصوص بازبيني يا بازشنوايي ثبت نمايد.

بازبيني و بازشنوايي منابع ديداري – شنيداري بسيار وقت گير است و بدون آن هم گردآوري اطلاعات و به خصوص تهيه خلاصه عملي نيست. اينكه بازبيني يا باز شنوايي را كمك فهرست نويس انجام دهد و فهرست نويسي توسط شخص ديگري انجام شود، ممكن است از دقت كار بكاهد. اگر چه تهيه اطلاعات از طريق بازبيني فيلم در درجه اول اهميت قرار دارد، ولي مي توان از منابع اطلاعاتي ديگر همچون فيلمنامه و مدارك استوديو، نقد و انتقادات، فهرست هاي فيلم و ويدئو و مكاتبات و مدارك تهيه و خريد منابع ديداري – شنيداري اقدام به گردآوري اطلاعات كرد. هرچند اين منابع چاپي مي توانند اطلاعات لازم را در اختيار ما بگذارند، ولي بازبيني يا بازشنوايي حتمي و اجتناب ناپذير است. گاه پيش    مي­آيد كه اطلاعات حاصل از اين دو روش با يكديگر مغايرت دارند. اين وظيفه فهرست نويس است كه اطلاعات به دست آمده را ارزيابي كند و آن را كه صحيح است ثبت نمايد. در صورتي كه ماده آرشيوي نسخه اصلي باشد، اطلاعات مندرج در تيتراژ آن حجت خواهد بود.

يكي از منابع معتبر كه مي تواند در كار فهرست نويسي فيلم بسيار سودمند باشد، فهرست بين المللي فيلم[6] كه توسط كميسيون فهرست نويسي فدراسيون بين المللي آرشيو هاي فيلم (فياف) تهيه و منتشر شده است. آرشيو هاي ملي فيلم نيزفهرست هاي ملي فيلم را منتشر مي­كنند. اين فهرست­ها نيز مي توانند ياور فهرست نويس در كار گرداوري اطلاعات باشند. همچنين فهرستهاي تجاري كه توسط سازمان هاي راديو- تلويزيون يا موسسات فروشنده فيلم، ويدئو و ويدئو كاست منتشر مي­گردند، مي­توانند به فهرست نويس در تهيه اطلاعات ياري رسانند.

نتيجه اينكه، چون كار فهرست نويس از اهميت ويژه اي برخوردار است منابع گردآوري اطلاعات عبارت خواهند بود از :

1. بازبيني فيلم براي گردآوري مستقيم اطلاعات از تيتراژ( خواه در اول يا آخر فيلم، ويدئو، ويدئو كاست يا نوار صدا) و به خصوص براي گردآوري اطلاعات و مشخصات فيزيكي آن ماده آرشيوي ( مانند مدت، نوع صداگذاري، اندازه، نوع ثبت، رنگ و... ) و تهيه خلاصه كه فقط از راه بازبيني يا بازشنوايي عملي است.

2. از طريق اسناد و مدارك خريد ماده ديداري – شنيداري، مبادله يا اهداء فيلمنامه و مدارك استوديو، برچسب روي جعبه فيلم و يا شناسنامه اي كه عموما از طرف شركت سازنده همراه آن است.

3. از طريق تماس مستقيم با عوامل توليدكننده آن ماده آرشيوي (مانند كارگردان، تهيه كننده و... )

4. مراجعه به منابع نوشتاري مانند فهرست هاي فيلم، ويدئو و ديسك، فهرست هاي تجاري، فهرست هاي نمايشگاه ها، فهرست هاي سازمان هاي راديو – تلويزيوني و امثال آنها.

6- فهرست نويسي توصيفي

در آرشيوهاي منابع ديداري – شنيداري نيز همانند كتابخانه براي فهرست نويسي از برگه هاي مقوايي به ابعاد 5/12×5/7 سانتيمتر استفاده مي­شود كه در قسمت وسط و پايين آن سوراخي تعبيه شده است. متن هر برگه از دو قسمت تشكيل مي گردد: 

1)        فهرست توصيفي. شامل مدخل اصلي (سرشناسه، نوع ماده، اسامي عوامل توليد، نام محل، نام شركت سازنده، تاريخ ساخت، اطلاعات فيزيكي درباره آن ماده آرشيوي،يادداشت وبالاخره خلاصه محتواي ماده آرشيوي).

2)        فهرست تحليلي. شامل موضوع(يا موضوع ها)، معرفهاي اضافي.

دراينجا به اجزاي فهرست توصيفي مي پردازيم:

 6-1 عنوان

 براي هرماده  ديداري – شنيداري عموماً چندين برگه تهيه مي شود. اولين برگه را " برگه مادر " يا "برگه سرشناسه " مي خوانند، زيرا حاوي همه مشخصات آن ماده آرشيوي است و بقيه برگه ها از روي آن ساخته مي شوند. مساله مهم در برگه مادر مدخل اصلي يا " سرشناسه " است. منظور از سرشناسه نخستين عبارتي است كه روي برگه مادر نوشته مي شود، برابر قواعد و استانداردهاي بين المللي، مدخل اصلي كتاب نام نويسنده آن است. ولي در ايران به دلايلي كه ذكر مي شود، در مورد مواد ديداري – شنيداري، عنوان را سرشناسه قرار مي دهيم. اين دلايل عبارتند از :

1. توليد اغلب مواد غير چاپي حاصل كوشش دسته جمعي است. مثلا مراحل ساخت يك فيلم يا ويدئو را در نظر بگيريد. فيلمنامه نويس، تهيه كننده، كارگردان، بازيگران، فيلمبردار، صدابردار، ويرايشگر، سازنده موسيقي متن فيلم و بسياري ديگر از عوامل توليد بايد دست به دست هم بدهند تا فيلمي يا ويدئويي ساخته و آماده نمايش بشود. به همين دليل موضوع      " حق مولف " در مورد منابع ديداري – شنيداري با مشكلات بيشتري روبرو است. چه كسي صا حب اين حق است؟ آيا حق مولف به تهيه كننده كه براي تهيه فيلم سرمايه گذاري كرده تعلق مي گيرد و يا كارگردان كه خالق هنري اثر است؟ پس به راحتي نمي توان فرد معيني را خالق يك فيلم دانست.

2. اغلب مواد غير چاپي با عنوان شناخته شده اند. در كار تجارت و در منابع مرجع نيز از عنوان فيلم ها استفاده مي شود. در واقع عنوان فيلم شهرت بيشتري دارد.

3. و بالاخره بسياري از منابع ديداري –شنيداري، به خصوص فيلم ها و    ويدئوها ي خبري، فاقد تيتراژ و هر گونه اطلاعي درباره عوامل توليد هستند. حتي در اين قبيل فيلم ها يا ويدئو ها، فهرست نويس ناچار به ساختن عنواني براي آنهاست تا بتواند از آن عنوان در فهرست نويسي استفاده كند.

بنا بر اين دلائل، بهتر است در همه موارد عنوان ماده ديداري – شنيداري را سرشناسه قرار دهيم. اين قاعده در آرشيوهاي سازمان صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران به كار گرفته شده است.

محل قرار گرفتن سرشناسه برروي برگه فهرست نويسي، به فاصله 1.5 سانتيمتر از كناره بالا و 2 سانتي متر از كناره سمت راست برگه است. در تقاطع چنين فاصله اي "عنوان ماده آرشيوي " ثبت مي شود. بعد از عنوان، لازم است نوع ماده غير چاپي در داخل پرانتز آورده شود.

6-2 عوامل توليد

بعد از ذكر عنوان بر روي برگه فهرست نويسي، نام ماده را در پرانتز مي آوريم. بعد از نام ماده، علامت مميز (/) مي گذاريم و بعد اسامي عوامل توليد آورده مي شود. عوامل توليد كه مي توان اسامي آنها را در برگه فهرست نويسي آورد عبارتند از: محقق، نويسنده، مترجم، فيلمنامه نويس، تهيه كننده، كارگردان (فني و هنري)، فيلمبردار يا تصويربردار، صدابردار، سازنده موسيقي متن، ويرايشگر ( مونتور يا تدوين كننده )، گوينده، مجري، و حداكثر نام پنج نفر از بازيگران.

بعضي از فهرست نويسان ترجيح مي دهند كه بين شغل و حرفه و نام افراد علامت (،) يا (:) بگذارند.

نكته اي كه بايد ذكر شود اين است كه نام عوامل توليد يا مصاحبه شوندگان يا اصولا هر شخصي كه نام او در برگه فهرست نويسي آورده مي شود و يا براي او معرف اضافي ساخته مي شود، بايد تمام القاب، عناوين، و سمتها از آن حذف شود. مثلا مصاحبه با محسن رفيق دوست (فيلم) /

( نه مصاحبه با برادر محسن رفيق دوست فرمانده محترم سپاه پاسداران )

6-3 محل ساخت و نام سازنده

با آوردن نام بازيگران، بخش عنوان و عوامل توليد پايان مي يابد. در اينجا           فهرست نويس با قرار دادن ( نقطه، فاصله، خط تيره، فاصله ) به اصطلاح بخش جديدي را آغاز مي كند. بخش جديد اختصاص به محل، نام شركت تهيه كننده و تاريخ تهيه ماده ديداري – شنيداري دارد. در صورتي كه ماده آرشيوي فاقد تيتراژ باشد و فهرست نويس نتواند اسامي عوامل توليد را گردآورد – طبيعتا – بعد از عنوان و نام ماده، مميز نخواهيم آورد و از ( نقطه، فاصله، خط تيره، فاصله ) استفاده خواهيم كرد.

همانطور كه در برگه ديده مي شود، نام محل ساخت بعد از علامت (.- ) آمده است كه بلافاصله بعد از نام محل علامت ( : ) قرار مي گيرد، سپس نام شركت يا سازمان توليد كننده و با يك كاما سال ساخت آورده مي شود.

6–4 تاريخ

گفته شد كه بعد از نام شركت يا سازمان توليد كننده، با گذاشتن يك كاما، تاريخ ساخت ماده آرشيوي آورده مي شود. در صورتي كه هر يك از سه مطلب ( نام محل، نام شركت سازنده و تاريخ ساخت ) نامعلوم باشد، به جاي آنها از كلمات ( بي جا )، ( بي نام ) و (بي تا ) استفاده مي شود. در مورد تاريخ ساخت فيلم، نظر به اينكه از عمر صنعت سينما در ايران بيش از چند دهه نگذشته و به استثناي چند فيلم خبري اوليه همه آنها بعد از سال 1300 هجري شمسي ساخته شده، در صورتي كه تاريخ فيلمي نامعلوم باشد مي توان بجاي(بي تا) عدد قرن را همراه با خط تيره (بجاي  دهه ) آورد.

6-5 مشخصات فيزيكي

پاراگراف دوم از فهرست نويسي توصيفي اختصاص به توصيف فيزيكي ماده ديداري – شنيداري دارد. تعداد حلقه ( يا كاست، يا قاب )، مدت، نوع رنگ، نوع صداگذاري، اندازه فيلم( ويدئو)، بايد به دقت تعيين و در برگه فهرست نويسي منعكس شود زيرا اين ويژگي ها نقش بسيار عمده اي در ارائه خدمات دارند.

6-6 يادداشت

پارگراف بعدي در فهرست توصيفي، بخش" يادداشت" است. اگر فهرست نويس تشخيص مي­دهد كه مطلب يا مطالبي وجود دارد كه مراجعه كننده از آنها آگاهي داشته باشد، مي تواند آن مطلب يا مطالب را بعد از مشخصات فيزيكي ( در پاراگراف جديدي) بنويسد. مثلاً اگر برنامه اي ابتدا روي ويدئو ضبط شده باشد و سپس به منظور حفظ و نگهداري بيشتر از آن فيلمي تهيه كرده باشند، فهرست نويس مي تواند آن را همراه با شماره ويدئو در قسمت يادداشت بياورد

براي مطالبي كه ممكن است در قسمت يادداشت آورده شود، حد و مرزي وجود ندارد.

6-7 خلاصه

قسمت بعدي در فهرست نويسي توصيفي، " خلاصه " يا " چكيده " ماده آرشيوي است كه لازم است بر روي برگه فهرست نويسي آورده شود. همانطور كه گفته شد، در آرشيو نمي توان به راحتي و سهولت كتابخانه، ماده آرشيوي را از قفسه برداشت و به راحتي آن را بازبيني يا بازشنوايي كرده از متن و محتواي آن مطلع شد. براي بازبيني و بازشنوايي ماده آرشيوي نياز به ابزار و امكانات داريم. از اينرو، درج خلاصه ماده آرشيوي بر روي برگه مي تواند مراجعه كننده را ياري نمايد. تهيه خلاصه اي از ماده آرشيوي كاري بسيار دقيق و مشكل است، ماده آرشيوي بايد بطور دقيق و كامل بازبيني يا بازشنوايي شود. مدارك و منابع عموماً در اين مورد قابل اعتماد نيستند، زيرا گاه از وقايعي اطلاع مي دهند كه در آن ماده آرشيوي وجود ندارد. در تهيه خلاصه براي مواد آرشيوي داستاني مي توان از روش روزنامه نگاران استفاده كرد و بر اساس چهار سئوال " چه كسي "، " چه چيزي "،" كجا "، " چه موقع " اقدام به تهيه خلاصه كرد. بهترين روش براي تهيه خلاصه (حداقل در مورد منابع آرشيوي توليد داخلي ) اين است كه از تهيه كننده يا پديد آورنده آن بخواهيم خلاصه اي براي آرشيو تهيه كند. سپس آن خلاصه را براي بازبيني يا بازشنوايي كامل ماده آرشيوي ويرايش و اصلاح كنيم. در تهيه خلاصه ذكر چند نكته خالي از فايده نخواهد بود:

1-  فهرست نويس يا تهيه كننده خلاصه، حق ابراز هيچگونه نظري در مورد آن ماده آرشيوي را ندارد و به بيان ديگر در فهرست نويسي مواد غير چاپي و تهيه خلاصه براي آنها از روش تهيه " چكيده انتقادي " اجتناب كرد.

2-  بطور كلي سه روش براي خلاصه نويسي پيشنهاد مي گردد:

الف. چكيده گرفته شده از متن در مورد سخنراني ها بهتر است از روش " چكيده گرفته شده از متن " استفاده كرد. اصول كار مبتني است بر انتخاب واژه هاي مهم و جمله هايي كه اين واژه ها در آنها بكار رفته است. اين گونه جمله ها را بيرون مي كشند و از مجموعه آنها خلاصه اي درست مي كنند.

ب- خلاصه روايي يا جامع خلاصه ايست كامل از طرح داستان و تمام نكات اصلي آن. اين نوع خلاصه جامع تر و از لحاظ انتقال اطلاعات بهترين نوع تهيه خلاصه است.

از اين روش خلاصه نويسي معمولاً براي فيلم هاي سينمايي استفاده مي شود.

ج- خلاصه توصيفي خلاصه توصيفي معمولاً براي منابع غير داستاني بكار مي رود. در اين روش مندرجات ومطالبي كه در فيلم يا ويدئو آمده وصف مي شود. در واقع خلاصه نويس مراجعه كننده را راهنمايي مي نمايد كه ماده مورد نظر در چه      زمينه­اي است و آگاهي­هاي بنيادي درباره آن ماده را به مراجعه كننده مي دهد تا در صورتيكه علاقمند باشد براي بازبيني يا بازشنوايي آن ماده آرشيوي به آرشيو مراجعه نمايد.

3- چنانچه دو يا سه برنامه را كه بر روي يك نوار ضبط شده بخواهيم يك جا فهرست كنيم، در اينصورت، خلاصه هر بخش را جداگانه مي آوريم. مانند :

خلاصه: بخش اول؛‌ گزارش مستندي از بيروت...- بخش دوم: شهر بانكوك،‌ معابد و آثار تاريخي....- بخش سوم: اوضاع اقتصادي و بحران سياسي در سنگال.

3-  در پاره اي از موارد، ممكن است فهرست نويس ناچار به تهيه خلاصه عنواني شود. در اين موارد فقط عنوان فيلم بدون هر گونه توضيح يا توصيفي از محتويات آن ذكر مي شود. مثلاً فيلم هاي كودكان كه تهيه خلاصه اي از آنها در بسياري از موارد غير ممكن است.

8-6  رف آرايي مواد

اين فعاليت مربوط به بخش مخزن منابع آرشيوي و سياست هاي نگهداري و روش هاي دسترسي به مواد نگهداري شده در محيط مخزن مي شود . لذا پس از دريافت منابع و ثبت اطلاعات آن از بخش ثبت و آماده سازي آرشيو و تخصيص شماره ويژه و با داشتن برچسب اطلاعاتي به منظور امکان بازيابي مجدد آن نسخه هاي اصلي منابع در محل هاي خاصي از قفسه هاي موجود در مخزن نگهداري مي شوند.

9-6 اطلاع رساني و خدمات آرشيوي

 شامل چهار محور اساسي زير است :

· دستيابي به اطلاعات منابع آرشيوي

· بازبيني

· امانت

· کپي منابع

در شرايط سنتي موجود از فرمهاي خاصي که به اين منظور طراحي شده است استفاده مي شود در خواست کننده مواد آرشيوي پس از پر کردن فرمها  امكان استفاده از مواد آرشيوي را خواهد داشت.

10-6 گردش کار در آرشیو بطور خلاصه

7- مقدمه اي بر آرشيو ديجيتال[1]

ما با فرصت مغتنمي براي دیجیتال شدن منابع ويدئوي آنالوگ روبرو هستيم. ويدئويي كه به صورت بيت كد شده باشد مي تواند بدون افت كيفيت كپي شده و ارزانتر و بيشتر در كانال هاي انتقال ديتاي كامپيوتري پخش شود. آن فرصت مغتنم اين است كه بيت هاي ويدئو مي­توانند به خوبي مورد شناسايي قرار گيرند. بنابراين شناسه ها و حقوق سازنده مي­تواند رديابي شده و اطلاعات مورد نياز مشتري       مي­تواند به طور موثر آدرس دهي گردد.

براي اجراي سيستم هاي مديريت محتوا و آرشيوهاي ديجيتال ، آشنايي با بخشهاي مختلف مباحث آرشيوهاي ديجيتال،ضروري مي باشد. لذا ابتدا با واژه هايي كه از اهميت زيادي برخوردارند آشنا مي شويم :

1-7 ماده اصلي داده يا Essence  

واژه ماده اصلي داده يا Essence به  قسمتهايي از محتوي يا اطلاعات توليد شده يا فايلهاي ويدئويي که يا در مراحل مختلف توليد، پخش و آرشيو ايجاد شده اند و يا از قبل در آرشيو ديجيتال تبديل شده و موجود هستندگفته ميشود. هر ماده اصلي در حوزه آنالوگ مي تواند شامل برنامه هاي ضبط شده برروي نوارهاي ريلي مغناطيسي، صفحات گرمافون يا کاستهاي ويدئويي باشد و در حوزه ديجيتال بخشهاي از انواع فايلهاي تصويري و ويدئويي ديجيتال با فرمت هاي مختلف فشرده سازي شده و يا بدون فشرده سازي را در بر ميگيرد .

2-7 داده يا        Data

واژه داده يا Data  هر نوع اطلاعات از قبيل فايل هاي متني ، ديداري (مانند تصاوير ثابت ، فايل هاي ويدئو) يا شنيداري (فايل هاي صوتي ) و يا فايل هاي گرافيکي را شامل مي شود و غالباً بر مبناي رمز باينري يا رمز هاي ديگر متشکل از سطوح صفر و يک يا در قالب ها و استانداردهاي نظير آن بيان مي شوند.

3-7 فراداده Metadata

واژه فراداده Metadata يا اطلاعات تکميلي به هر گونه اطلاعات متني تشريحي ، تکميل کننده و يا تفسير کننده انواع داده در فرآيند توليد و پخش گفته مي شود به عبارت ديگر فراداده عبارتست از تمام و يا بخشي از داده يا اطلاعاتي مربوط به داده اصلي بطوريکه آنرا بيشتر توصيف کند بنابراين فراداده در قالبهاي مختلفي قرار گرفته و مي تواند به همراه داده اصلي و يا بطور مجزا از آن باشد همچنين مي تواند شامل اطلاعات فني ، توصيفي ، تحليلي و وضعيتي باشد.

" متا ديتا " به " اطلاعات راجع به اطلاعات " اشاره دارد و به محتواي ديجيتال امكان محافظت و دستيابي به طور همزمان را مي دهد. بدون متاديتا، آرشيو ويدئوي ديجيتال هزار ساعته به يك ترابيت يا تركيبي بزرگتر از آن كاهش مي يابد. با متا ديتا، آن هزار ساعت مي تواند يك منبع اطلاعات موثق شود.

متاديتا براي ويدئو زماني كه حجم وسيعي از بيت ها در ارائه ويدئوي ديجيتال فرض مي شود، اجتناب ناپذير است. وقتي كه يك سيگنال آنالوگ ويدئو به ديجيتال تبديل مي شود، لازم است كه تعدادي نمونه در هر ثانيه از آن گرفته شود و آن نمونه ها به مقادير مشخص كوانتيزه گردند كه مي توانند به عنوان بيت ها ارائه شوند. تنها با نمونه برداري و كوانتيزاسيون درست است كه مي توان سيگنال آنالوگ را از بيت ها بازتوليد نمود. به هر حال، فيزيولوژي بدن انسان محدوديت هايي را براي درك دارد. به عنوان مثال، چشم انسان مي تواند تفاوت حداكثر 16 ميليون رنگ را درك كند و بنابراين ارائه رنگ با 24 بيت، رزولوشن خوبي را به اندازه نياز بيننده فراهم مي كند. عوامل فيزيولوژيكي كه در فاصله بحراني ديدن و تعداد تصاوير پخش شده در ثانيه وجود دارد نيز اينچنين است.

به عنوان يك کارشناس در یک سازمان برودكستر، اگر شما محتواي خود را نمي توانيد بيابيد، در واقع آن را نداريد و اگر كاربران نتوانند محتواي شما رابيابند، شما به سادگي از نظر آنها وجود نداريد.

متاديتا براي ويدئوي ديجيتال

به گزارش يك گروه كاري كه در زمينه نگهداري متاديتا كار مي كنند ( OCLC 2001 )، متا ديتا براي اطلاعات ديجيتال ويدئو مي توان به يكي از سه شكل زير باشد:

1.            توصيفي ( Description  ) : سهولت شناسايي و جستجوي منابع

2.            اداري ( Administrative ) : پشتيباني از مديريت منابع در يك مجموعه

3.            ساختاري (  Structural ) : جمع آوري مولفه هاي آبجكت هايي كه اطلاعات خيلي فشرده دارند

گزارش همان گروه كاري ادامه مي دهد كه از اين اشكال، " متاديتاي توصيفي " براي منابع الكترونيكي مورد توجه بيشتري قرار گرفته است. اين نوشته همينطور روي متاديتاي توصيفي بسيار تاکید دارد. در حالي كه دانستن اهميت ساير اشكال، به اندازه متاديتاي توصيفي مي تواند براي ارزش افزوده آرشيو در آينه موثر باشد.

جوامع مختلف درگير توليد، پخش و استفاده از ويدئو، به نيازمندي به متاديتا براي تكميل و توصيف آرشيوهاي ويدئو آشنا هستند. كتابدارها خيلي نگران عملكرد داخلي و داشتن استاندارد دستيابي براي توصيف كننده هاي آرشيو هستند. توليدكنندگان و دارندگان حقوق محتوا خيلي علاقمند مديريت حقوق معنوي ( IPR [2]) و رعايت تعادل درجه بندي محتوا و كنترل دسترسي مي باشند. توافق نامه WWW [3] توصيه نامه هاي روي XML ،  XPath، XML – Schema و تلاش هاي مرتبط براي شكل دهي متاديتا و معناشناسي را توليد مي كند.

4-7 محتوي یا content

هر نوع مواد صوتی ، تصاویر ثابت  و متحرک  انواع ویدئو ، متون و گرافیک و انیمیشن و.. را شامل میشود.

بطور کلی محتوي از دو بخش عمده تشکیل میشود : ماده اصلی و اطلاعات تکمیلی آن.

Essence +Metadata +Right =Content

5-7 منابع رسانه اي با ارزش يا Asset

هر گونه منابع رسانه اي با ارزش موجود  و يا در حال توليد يا پخش در مراكز برودكست را شامل ميشود . به عبارت ديگر محتوايي است كه وضعيت حق استفاده از آن معلوم باشد.

Content + Right = Asset

6-7 رسانه یا media

محیطی برای نگهداری و انتقال انواع محتوي آنالوگ یا دیجیتال میباشد.

7-7 فرمت فایل یا file format

اطلاعات دیجیتال در خالص ترین حالت به شکل اعداد باینری 0 و 1 میباشند. برای شناسایی و بکارگیری مجدد آنها نیاز به پیروی از یکسری اصول و قواعد تعریف شده میباشد. بطور مثال یکی ازفرمتهای فایلی صدای دیجیتال فرمت PCM  میباشد.

8-7 آرشيو ديجيتال

با توجه به مزاياي محيط هاي ديجيتال، مانند صرفه جويي در زمان و حفظ كيفيت محتوي و.... لازمست براي گذر از آرشيو سنتي به ديجيتال ، انواع راه كارها و مزاياي آنها را بخوبي بشناسيم.

بطور كلي رده بندي سيگنالهاي ويدئو به سه دسته برودكست ، حرفه اي و خانگي تقسيم ميشوند ، كه هركدام خود داراي فرمتهاي متعدد آنالوگ و ديجيتال ميباشند.

فرمتهاي آنالوگ كمپوننت و كمپوزيت به بيش از50 نوع مانند VHS , BETAMAX , HI-8 تقسيم ميشوند و فرمتهاي ديجيتال نيز حدود 20 شاخه مانند فرمتهاي  D1 , D2 ..…..D11  ,  DIGITAL BETACAM   ,   DIGITAL-8  ,  BETACAM SX , IMX ,  DVC PRO , DVCAM   , MINI DV    XDCAM ,   و  p2 تقسيم ميشوند.

مسئله اصلي در مورد پروسه آشيو ، نگه داري محتوي بر روي مدياي اصلي و يا تبديل آن به ديتا ميباشد.در صورت آرشيوكردن بر روي مدياي اصلي ، كه غالبا بر روي ويدئو تيپ ها صورت ميگيرد، مشكلات هميشگي مكانيكي و ....آنها وجود دارد و آزمايش خود را براي ذخيره سازي پس داده اند.

امارويكرد جديد آرشيو، تبديل اطلاعات از آنالوگ به ديجيتال ميباشد.دستاورد اين تبديل ،به حداقل رسانيدن distortion  اطلاعات و تكثير هاي بدون افت ميباشد.

در آرشيو ديجيتال سه موضوع  فشرده سازي ديتا ، محيط ذخيره سازي و فرمت فايلي از جمله مسائلي ميباشند كه قبل از هر اقدامي بايد در مورد آنها تصميم گيري شود.

9-7 آرشيو مستقل از فرمت

تعدد فرمتهاي ويدئويي و به پايان رسيدن عمر تجهيزات مربوطه از معضلاتي ميباشند كه مراكز آرشيو سنتي در سرتاسر جهان با آنها  روبرو ميباشند.

بنابراين مسئله ذخيره سازي سيگنالهاي ويدئويي ديجيتال (يا ديجيتال شده)  بدون وابستگي به فرمت ها و استانداردهاي رايج مطرح شد و در اين راستا ،افزايش حجم ذخيره سازها و امنيت آنها مورد توجه قرار گرفته است.

10-7 فشرده سازي

بدليل وجود تنوع كيفيت خدمات و سطوح سرويس دهي مختلف  تعريف شده در آرشيو ديجيتال ،و همچنين كاهش هزينه هاي مربوط به ذخيره سازي حجم انبوه محتوي ،ازسطوح فشرده سازي مختلفي استفاده ميشود. مزايا ي فشرده سازي در سيستم آرشيو ديجيتال ، بصورت زير ميباشد :

1. كاهش ظرفيت مورد نياز نگهداري محتوي.

2. افزايش سرعت انتقال محتوي تحت شبكه.

3. سهولت انتقال فايلها تحت شبكه.

4. صرفه جويي در هزينه ها.

11-7 سطح بندي فرمتهاي فايلي ويدئو

آنچه از ديدگاه آرشيو و مباحث حفظ و نگهداري منابع با ارزش از سوي توصيه كننده هاي استاندارد بر آن تاكيد شده است ، حفظ و نگهداري نسخه هاي اصلي مواد با كيفيت و فرمت اوليه ، بدون هيچگونه تغيير و دخل و تصرف در آرشيو است. بر اين اساس دو راه حل وجود دارد :

1. انتخاب فرمت فايلي مناسب با هدف ذخيره سازي مواد آنالوگ ديجيتال شده.

2. انتخاب فرمت فايلي مناسب در چرخه كاري توليد ، پخش و آرشيو.

 در نظريه اول يعني از ديدگاه حفظ و نگهداري منابع با ارزش ديجيتال (Digital Asset )   در آرشيو هاي طولاني مدت ، با سطوح كيفي متفاوت و سرويس دهي مراكز ذخيره سازي به كاربران ، سطوح زير تعريف ميشود :

1. سطح كيفي بالا (High Quality Level)

    در اين سطح نسخه هاي اصلي برنامه هاي توليد شده يا پخش شده با  بالاترين كيفيت مورد قبول ذخيره ميشوند و امكان انتقال از طريق شبكه وجود دارد.

2. سطح كيفي مرور و انتخاب(Browse Quality)

   هدف از اين سطح ، كيفيتي بمنظور مرور و انتخاب ويدئو و بازبيني بعنوان proxy copy ميباشد.

3. سطح كيفي اينترنتي (Internet Quality)

هدف از اين سطح دسترسي كنترل شده به منابع از طريق شبكه اينترنت با كيفيت internet quality  ميباشد  و نرخ بيتي كمتر از 300kbps  مد نظر ميباشد.

اما ديدگاه دوم بستگي زيادي به استاندارد هاي تعيين شده و سياست هاي كلان مراكز توليدوپخش داشته و از اهميت بالايي برخوردار است. بطور مثال ممكن در برخي مراكز توليد و پخش از استاندارد Mpeg-2   با نرخ  بيتي برابر 10-15 mbps  بعنوان سيگنالي با كيفيت بالا استفاده شود و در برخي مراكز از فرمت DV  با نرخ بيتي برابر 25/50 mbps  استفاده شود.

Media 12-7

در حال حاظر بطور كلي سه روش در فناوري ذخيره سازي داده مورد استفاده قرار ميگيرد:

1. ذخيره سازي داده با روش نوري (optical storage tech)

2. ذخيره سازي داده با روش مغناطيسي  (magnetic storage tech)

3. ذخيره سازي با روش نوري مغناطيسي(magneto optical storage)

(Material exchange format) MXF 13-7

امروزه با تغييرات فناوري توليدات تلويزيوني و سرويسهاي ديجيتال ، روشهاي انتقال محتواي برنامه ها از حالت سنتي يعني جابجايي انواع نوارها يا ديسكها در استوديوها و يا مراكز آرشيو تغيير كرده است ، و با توجه به نياز انتقال محتوي و اطلاعات تكميلي فايلها تحت شبكه ، لازمست قابليت انتقال و جابجايي فايلها با فرمتهاي مختلف و استانداردهاي گوناگون با اطمينان و امنيت بالا فراهم شود. بنابراين فرمت تبادل مواد ديجيتال ،MXF ،ابداع شد.در اين فرمت ارتباط كاري بين انواع مختلف نرم افزارهاي كاربردي براي تبادل انواع محتوي با استانداردها و فرمتهاي گوناگون در زنجيره توليد ، پس از توليد و پخش پيش بيني شده است.

MXF  نوعي فرمت فايلي براي مبادله مواد بين سرورها ، سيستمهاي پخش ويدئويي وارتباط با آرشيوهاي ديجيتال است. و از بسته هاي ويدئو با صدا ، اطلاعات مشخصات (عنوان ، شرح ، .....) بصورت فايل متني پشتيباني ميكند يعني از ماده اصلي (Essence)  بهمراه اطلاعات تكميلي  ( Metadata )   تشكيل ميشود كه در نهايت در يك پوشه  (Wrapper ) قرار ميگيرند.بدنه اصلي ميتواند هر كدام از فرمتهاي DV , MPEG ,  و فايلهاي تصوير غير فشرده با كيفيتهاي متفاوت باشد.

14-7 سيستم آرشيو ديجيتال

يك سيستم آرشيو ديجيتال متشكل از اجزاء زير مي باشد :

· سخت افزار

· نرم افزار

· چرخه كاري

بخش سخت افزار مربوط به انواع پلير هاي آنالوگ و ديجيتال ،  caption station ، و ابزارهاي ذخيره سازي مي شود.در مورد پليرها بخصوص پليرهاي آنالوگ بايد توجه كرد كه همواره در شرايط مطلوبي نگه داري و سرويس شوند.براي پليرهاي ديجيتال نيز ميتوان از انواع multi format  بهره برد كه باعث سهولت ارتباطات سيستم و  پايين آمدن هزينه ها ميشود.همچنين بايد براي استفاده انواع فرمتهاي خانگي در سيستم آرشيو نيز پيش بيني هاي لازم را انجام داد.

سيستم caption station ميبايست قيمت معقول و كارايي مناسبي داشته باشد. همچنين بايد pc-base  باشد واز  سخت افزارهاي اختصاصي مانند  high-speed harddisks   و computer-tape recorder  پشتيباني كند.

محيط ذخيره سازي از دو ديدگاه Archiving  و  Browsing  مد نظر ميباشد.در حالت اول ذخيره سازي با بهترين كيفيت و بر روي computer tape ها صورت ميگيرد.و براي Browsing بطور مرسوم از VHS و DVD  استفاده ميشود.اما در محيط هاي سروري براي ويدئو با كيفيت بالا از  نرخ بيت 10mbps  و براي streaming نرخ بيت1mbps  استفاده ميشود.

امروزه تيپ هاي LTO  متداولترين  محيط ذخيره سازي ميباشند.از ويژگيهاي آنها ميتوان به حجم ذخيره سازي و سرعت بالااشاره كرد.همچنين امنيت بالا و كاهش مستمر قيمت آنها نيز باعث شده مورد توجه قرار گيرند. در حال حاظر قيمت 100 GB  آن برابر 50 يورو ميباشد. .ظرفيت آنها براي ويدئو فشرده نشده برابر 60 تا 75 دقيقه ويا 5 الي 6 ساعت با فرمت DV  بر روي 100 GB  ميباشد. 

عدم وجود نرم افزارهاي خاص آرشيو باعث شده در چرخه كاري آرشيو  بعضا از نرم افزارهاي اديت استفاده شود كه متاسفانه از mxf  پشتيباني نميكنند . اما ميتوان براي ثبت اطلاعات تكميلي محتوي از امكانات فايلها ، كه توضيحات تكميلي را پشتيباني ميكنند استفاده كرد. در چرخه كاري آرشيو بعنوان يك راهكار موقت ميتوان از external database  ها  كه فقط شامل اطلاعات و توضيحات پايه اي ميباشند ، استفاده كرد. (Essence-related data)اما براي راهكار دائمي ميبايست  ازMXF-internal metadata structure كه توضيحات جامعي از محتوي را در بر ميگيرد ، استفاده شود .